Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: как отменить запись в трудовой книжке». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работодатель может исправить ошибки или описки в любых сведениях о работнике — в фамилии, имени и отчестве, в дате рождения, образовании, профессии или специальности. Если в данных есть ошибка или опечатка, то её нужно исправить, чтобы в будущем при новом трудоустройстве или обращении человека в ПФР за назначением пенсии не возникло проблем.
Ошибки на титульном листе
Основные правила:
-
Ошибки в образовании или специальности может исправить текущий работодатель, даже если не он их допустил.
-
Если предыдущий работодатель допустил ошибку в личных данных, например, ошибся одной буквой в фамилии, вписал не то отчество или дату рождения, то желательно, чтобы он её и исправлял, так как только он знает, кому действительно выдавал эту трудовую книжку.
-
Если нужно внести новую специальность или дополнительное образование, то делают это после имеющейся записи через запятую.
-
Если трудовая оформляется впервые, и кадровик в личных данных допустил ошибку, необходимо списать испорченный бланк и завести новый.
Как исправлять ошибки на титульном листе:
-
Зачеркнуть неверную запись одной чертой и рядом написать правильный вариант.
-
На внутренней стороне обложки указать реквизиты документа, на основании которого внесены исправления (паспорт, свидетельство о регистрации или расторжении брака и др.).
-
Рядом со ссылкой на документ поставить подпись работодателя или уполномоченного лица и печать (при наличии).
Неверная запись в трудовой книжке об увольнении (неправильно указана дата или иные сведения)
Порядок, по которому необходимо вносить изменения в трудовую, установлен правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках…» от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила). Пункт 30 Правил содержит требование о том, что в разделах книжки, содержащих требования о работе, переводе и последующем увольнении, не допускается зачеркивания внесенных ошибочно записей. По требованиям, содержащимся в данном пункте, внесение любых изменений производится только путем признания записи недействительной.
Пункт 1.2 инструкции по заполнению книжек, утвержденной постановлением Министерства труда РФ от 10.10.2003 № 69, содержит подробный порядок внесения любых изменений в трудовую книжку. В частности, если сотруднику кадрового отдела необходимо внести какие-либо изменения в причину, по которой был уволен сотрудник, он должен сделать в трудовой книжке отметку о том, что запись за определенным номером необходимо считать недействительной, и уточнить, по какой причине на самом деле уволен работник.
Кто вносит исправления в трудовую книжку
По общему правилу исправления в трудовую книжку вносит работодатель, который допустил ошибку и сделал неточную или неправильную запись.
Однако есть случаи, когда на текущем месте работы могут исправить ошибки прежних работодателей:
если есть документ об ошибке от бывшего работодателя, который ее допустил;
если бывший работодатель прекратил свое существование. При этом если компания была реорганизована, записи может исправить организация-правопреемник.
Исправляет записи работник, ответственный за ведение трудовых книжек. Если такого сотрудника нет, это делает директор организации или сам индивидуальный предприниматель.
Записи в трудовой книжке совместителя исправляет тот работодатель, который вносил запись о работе по совместительству. Так, по желанию сотрудника запись о совместительстве вносят по месту основной работы — тогда и исправляют записи там же.
С сентября 2021 года у совместителей появилась возможность вносить записи и по месту работы по совместительству — когда сотрудник не работал и, соответственно, трудовая книжка была у него на руках. В этом случае ошибки будет исправлять работодатель по совместительству.
Как внести пропущенную запись в трудовую книжку
Если пропущено название организации и блок о работе в компании открывает запись о приеме на работу, то это необходимо исправить.
Для этого сначала нужно признать недействительной запись о приеме и записи после нее о работе у данного работодателя. Затем указать наименование организации, а после вновь внести запись о приеме и остальные.
Если пропущена запись о службе в армии, исправлять уже отраженную в трудовой книжке запись о приеме на работу не надо. Законодательство не требует, чтобы период военной службы вносили строго перед записью о трудоустройстве.
Сделать запись о прохождении военной службы работодатель должен так:
В графе 1 проставить порядковый номер записи.
В графе 2 указать дату ее внесения.
В графу 3 внести запись о службе в Вооруженных силах РФ с указанием периода, например: «Служба в Вооруженных силах Российской Федерации с 01.06.2018 по 01.06.2019».
В графе 4 указать наименование и реквизиты документа, на основании которого вносится запись, например «Военный билет НА № 123456».
Если пропущена запись о переводе или присвоении разряда. Пропущенную запись о переводе или новом разряде работника можно внести в любой момент, когда обнаружили ошибку. При этом необходимо внести запись следующим порядковым номером после последней записи — это графа 2 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки.
В самой записи надо указать фактическую дату перевода работника. Это графа 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки. То есть пропущенная запись, внесенная в трудовую книжку сотрудника, должна полностью соответствовать документу, на основании которого она сделана.
Если пропущена запись о переименовании компании, получается, что название компании при приеме отличается от названия в печати при увольнении.
Текущий работодатель вправе самостоятельно исправить оплошность прежнего работодателя, если получит от него документ, который подтверждает переименование организации. Для этого можно направить запрос в компанию либо попросить сотрудника обратиться туда с заявлением о выдаче справки о переименовании.
Сведения вносят в раздел «Сведения о работе» отдельной строкой после последней записи. Порядковый номер в этом случае не присваивают и дату не ставят, то есть графы 1 и 2 будут пустыми.
В графе 3 указывают прежнее и новое название организации и когда произошло переименование. Например, так: «Общество с ограниченной ответственностью „Маяк“ (ООО „Маяк“) с 01.09.2021 переименовано в общество с ограниченной ответственностью „Мост“ (ООО „Мост“)». В графе 4 делают ссылку на дату и номер приказа или иного решения работодателя о переименовании.
Если в трудовой книжке уже нет места. Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, оформляют вкладыш. Как я уже сказала, он ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
Когда в формулировке записи об увольнении может быть допущена ошибка
Причин, по которым приходится вносить изменения в запись об увольнении в трудовую книжку может быть несколько. К ним относятся следующие:
- Незаконное увольнение. Часто бывает, что работника увольняют по негативному основанию без законных оснований или с ошибками при оформлении документов. В этом случае работник может получить решение суда, о том, что его увольнение было незаконным и заставить работодателя исправить запись, либо признать ее недействительной.
- Кадровик при заполнении трудовой книжки допустил ошибку и в качестве основания указал не ту статью ТК РФ, либо неверно проставил дату или реквизиты приказа.
- Кадровик заполнил трудовую книжку, а работник и работодатель в этот момент пришли к решению об увольнении по другому основанию. Например, работнику внесли запись о сокращении, а он увольняется по соглашению сторон и получает все положенные ему выплаты сразу.
Допущенную ошибку необходимо исправить. Делают это на основании различных документов. Это могут быть:
- Решение суда;
- Соглашение сторон;
- Приказ об увольнении и т.д.
Сведения о приеме, переводах, увольнении, наградах
30 пункт правил о ведении и хранении трудовых книжек строго запрещает замазывать, зачеркивать или подделывать ошибочные, а также некорректные записи в любом из разделов документа. Любую из неверных записей признают недействительной и указывают актуальную информацию. Если в трудовой книжке ошибочная запись, нужно сделать следующее:
- В первой графе следует указать номер по порядку, который идет за последней записью.
- Во второй графе проставляется текущая дата.
- В третьей графе нужно указать, какая запись является недействительной (с указанием порядкового номера записи) и написать верную информацию.
- В четвертой графе указывают номер документа, являющегося основанием для исправления ошибочной записи (обычно это приказ).
Если приказ сначала был издан, а потом отменен, нужно указать номер того документа который его отменяет.
Данный алгоритм внесения изменений касается как записей о приеме на работу, так и об увольнении или сведений о награждениях.
Исправлять нужно и те записи, которые признаны судом недействительными. В данном случае в четверной графе необходимо указывать тот документ, на основании которого предыдущая формулировка считается недействительной. При этом сотрудник должен быть восстановлен на рабочем месте не только в документах организации, но и в трудовой книжке (по этому поводу должна быть соответствующая запись). Ошибочная запись в трудовой книжке об увольнении предполагает ссылку на приказ или распоряжение работодателя.
Исправления во вкладыше
Как исправить ошибочную запись в трудовой книжке, мы выяснили. Теперь рассмотрим, как быть со вкладышем в бланк трудовой.
У некоторых граждан довольно часто меняются места работы, соответственно, возникает необходимость в бланке вкладыша. Данный документ является продолжением трудовой книжки и, естественно, без него не действует.
На вкладыш распространяются те же правила, что и на трудовую книжку. Поэтому:
- в случае когда запись сделана неверно в самом начале оформления нового вкладыша, нужно составить специальный акт о данном факте и уничтожить испорченный бланк;
- если на главной странице трудовой книжки сотрудник уже проставил серию и номер испорченного бланка вкладыша, то реквизиты нового бланка тоже необходимо прописать;
- в случае обнаружения ошибочных записей в основных разделах, порядок их исправления аналогичен тому порядку, который установлен для трудовых книжек: проставляется порядковый номер записи, текущая дата, делается запись о недействительности ошибочной записи и прописывается верная информация, указывается наименование документа, который является основанием для внесения изменений в документ.
Важно помнить, что отсутствие печати и подписи уполномоченного лица сделают указанную информацию недействительной. Данные требования актуальны и для тех ситуаций, когда сотруднику приходится обращаться к бывшему работодателю за подтверждающими документами или для оформления ошибочной записи.
Некорректная запись, оставленная без внимания, повлечет за собой штрафные санкции для работодателя.
Если работодатель отказывается исправлять данные об увольнении, работник может обратиться в суд для решения данной проблемы. И уже на основании судебного решения некорректные данные будут исправлены. А руководитель организации обязан будет уплатить штраф, компенсации и восстановить сотрудника на рабочем месте.
Можно ли делать исправления в трудовой книжке?
Если в процессе оформления новой трудовой книжки была допущена неточность, бланк необходимо уничтожить.
Взамен кадровик берёт новый, чистый бланк и заносит туда сведения с самого начала.
Если же новый работодатель обнаружит, что в книжке имеется неправильная запись, но допущена она была не им, а кем-то ранее, обязанность по её исправлению ложится на его плечи.
Однако вносить исправления он имеет право только в случае, если работник принесёт ему подтверждающие истинные сведения документы. На их основании и делается исправление.
Неточности в главных разделах трудовой книжки нельзя зачёркивать и, тем более, замазывать корректорским штрихом. Под неверной записью нужно разместить новую, гласящую о том, что предыдущие сведения недействительны. После этого запись делается снова, но уже без ошибок.
Ей присваивается другой номер (в порядке очерёдности). На титульном листе, в отличие от страниц с разделами, разрешается зачёркивать слова. Правильные пишутся тут же, ставится печать, работодатель заверяет исправление.
Вносимые исправления должны быть записаны шариковой ручкой. Можно воспользоваться также гелевой либо перьевой. Паста в ручке должна обладать водостойкостью и светостойкостью. Разрешены фиолетовый, тёмно-синий, чёрный цвета. Не допускаются никакие сокращения.
А теперь подробнее и с примерами обо всех возможных исправлениях.
Если сбилась нумерация
Случается, что ошибка в трудовой книжке допущена не в сведениях о работе и не на титульном листе, и даже не в наименовании награды, которую получил работник, а всего-навсего в нумерации.
Однако это не означает, что такой огрех не имеет большого значения. Он тоже является ошибкой и исправлять его зачёркиванием нельзя.
Например, у двух идущих подряд записей был проставлен один и тот же номер в первой графе: «№ 16. Принят на должность ведущего специалиста отдела кадров», далее «№ 16. Переведён на должность главного специалиста отдела кадров».
Чтобы исправить цифру 16, записанную по случайности дважды, следует всю последнюю запись признать недействительной. В данном случае ставится правильный порядковый номер – 17, после чего уточнить: «Запись за номером 16 недействительна. Переведён на должность главного специалиста отдела кадров».
Исправление записей в разделе «О работе»
Инструкция (п. 1.2) предписывает в случае необходимости внесения исправлений в запись о приеме на работу поступать следующим образом.
За неточной (неверной) записью проставляется следующий номер, текущая дата, в третьей графе пишется: «Запись за № … недействительна». Далее производится правильная запись.
Приведем примеры правильной отмены записей в трудовой книжке.
Пример 1 – признание недействительной записи о приеме на работу.
Пример 2 – признание недействительной записи о приеме на работу в связи с аннулированием трудового договора.
Аналогичным образом признаются недействительными записи об увольнении, переводе на другую постоянную работу (в случае признания судом или контрольно-надзорным органом незаконности увольнения и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения). Причем в четвертой графе записывается в качестве основания приказ (распоряжение) работодателя, изданный на основании решения соответствующего органа, но не оно само.
Пример 3 – признание недействительной записи об увольнении.
Пример 4 – признание недействительной записи о переводе.
Пример 5 – признание недействительной записи об увольнении с изменением формулировки причины увольнения.
В последних случаях работник вправе потребовать в письменном заявлении выдать ему дубликат трудовой книжки без недействительной записи.
Изменение формулировки увольнения по соглашению сторон
Соглашение сторон, в настоящем случае – это достижение договоренностей между работодателем и работником, по поводу изменения внесенной ранее формулировки на новую запись, наиболее соответствующую существу дела. При этом можно составить официальное соглашение о том, что стороны действительно договорились о внесении соответствующих изменений. А можно просто прийти к согласию устно.
Алгоритм этой процедуры следующий:
- Работник и работодатель составляют (принимают) соглашение о том, что формулировка записи об увольнении будет изменена. Этот пункт можно пропустить, если запись в трудовую книжку была внесена работодателем по ошибке, или сама ошибка носит технический характер.
- Составляется приказ, одним пунктом отменяющий внесенную запись и вторым пунктом – вносящий новую формулировку, которая должна быть внесена.
- В трудовой заполняется новая строка, под следующим порядковым номером, на основании которой отменяется старая формулировка.
- Под этим же порядковым номером, здесь же вносится новая, актуальная формулировка.
После этого действительной считается новая запись.
Пример. Преподаватель Васильев И.П. был уволен за прогул. В трудовую книжку была внесена следующая запись под № 32: «Уволен за прогул – подпункт а пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса РФ». Далее выяснилось, что преподаватель участвовал в научной конференции, о которой сообщил заведующему подразделением. Возник конфликт, после которого Иванов отказался продолжать работу в учебном учреждении и решил уволиться. Запись об увольнении переформулировали, то есть под № 33 были внесены следующие сведения: «Запись под № 32 недействительна. Уволен по собственному желанию, пункт 3 часть 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ». В четвертой колонке под разными номерами были вписаны реквизиты разных приказов.
Такая процедура допустима только при условии, что формулировка заменяется на новую на основании вновь принятого решения руководителя, утвержденного новым приказом. При обнаружении технических ошибок, составлять новый приказ не требуется. В этом случае нужно:
- Под следующим порядковым номером, внести запись, на основании которой отменяется старая формулировка.
- Здесь же внести нужную, актуальную формулировку.
- В четвертую графу внести реквизиты того же приказа.
Главное правило кадровика при исправлении ошибочно внесенных сведений: в разделах, содержащих сведения о работе и о награждениях, зачеркивать запрещено (п. 30 Постановления № 225). Помните: зачеркивать можно только на титульном листе. В остальных случаях единственный возможный вариант — это признать запись недействительной, а затем внести новую, правильную запись.
Новые данные должны быть заверены подписью ответственного лица и, при наличии, печатью организации или кадровой службы.
Какими документами можно подтвердить исправление ошибочной информации, зависит от ситуации. Это может быть справка из архива, решение суда, подтвержденная прежним работодателем копия документа-основания для корректировки данных.
А вот свидетельские показания никакой юридической силы не имеют.
В заключение отметим, что сотрудник может, но не обязан идти в компанию, где он раньше трудился, за исправлением записей в трудовой книжке. А иногда это просто невозможно – компании уже нет. По заявлению работника изменения вносит ответственное лицо той организации, где он работает в настоящий момент.
Фирма может направить запрос предыдущему работодателю и на основании его официального ответа внести в трудовую книжку исправления. Это можно делать на основании копий приказов о приеме на работу, переводе и увольнении, об отмене этих приказов, а также справок и выписок из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и т. п.) (п. 27 Постановления № 225).
Если организация была ликвидирована, подтверждающие документы следует запрашивать из архивов.
Ошибки оформления трудовых книжек и их последствия
21 июня 2013.
Пока трудовые книжки так и не отменили, этот документ является основным свидетельством трудовой деятельности и трудового стажа работника.
Однако с ведением, учётом и хранением таких документов по-прежнему возникают проблемы, а большинство ошибок при ведении кадровой документации связано именно с порядком заполнения трудовых книжек.
Халатное отношение к трудовым книжкам может иметь негативные последствия как для работника, так и для работодателя.
Нормативная база
Хорошие новости: от многих проблем и вопросов может избавить чёткое представление о правилах работы с трудовыми книжками. Основные нормативные акты, которые помогут в этом: 1. Трудовой кодекс РФ; 2.
Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»); 3. Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»; 4.
Приказ Минфина РФ от 22 декабря 2003 года №117н «О трудовых книжках» (вместе с «Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку»).
Есть также ряд актов, в которых освещаются специфические вопросы оформления трудовых книжек для различных профессий или категорий граждан, например, Постановление Минтруда РФ от 11 июня 1992 года №21Г «О порядке пересмотра записей в трудовых книжках о причинах увольнения работников с предприятий военно-промышленного комплекса», Письмо Роструда от 15 июня 2005 года №908-6-1 «Об оформлении трудовой книжки для иностранного работника».
Виды ошибок
▪ При первичном оформлении трудовых книжек Важно помнить, что по действующему законодательству работодатель – физическое лицо, являющееся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на всех работников, а работодатель – физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Частой ошибкой при оформлении трудовой книжки является невнесение в неё сведений об образовании работника, а также ошибки в написании его имени и отчества. Это связано с игнорированием работодателями требования о внесении соответствующих сведений в трудовую книжку на основании надлежащим образом оформленных документов, в том числе документов, удостоверяющих личность работника, и документов об образовании. Недопустимо внесение каких-либо сведений со слов работника.
- ▪ В процессе ведения трудовых книжек
- ▪ При оформлении дубликата и вкладыша трудовой книжки
- Основными ошибками, допускаемыми при оформлении дубликата трудовой книжки, являются:
- Оформление вкладыша чревато следующими ошибками:
- Для работника все проблемы с неправильно оформленными трудовыми книжками можно свести к двум:
Что не подлежит исправлению?
Важно отметить, что запись об увольнении должна быть заверена печатью организации. Если этого не было сделано вовремя и далее следует информация о приеме на работу в другую организацию, то исправить уже не получится. Достаточно сложно будет уже вписать данные о лице, ответственном за ведение книжки на прежнем месте работы.
Поэтому подтвердить подлинность записи об увольнении возможно при помощи уточняющего документа. Его необходимо запросить в организации, которая допустила ошибку. Иначе подтвердить период работы там не преставится возможным.
Ошибки в виде опечатки в титульном листе исправлять довольно сложно, поскольку есть указания, что исправления и дополнения вносятся на основании документов. Поэтому многими кадровиками решается оставить все, как есть, если ошибка не критична. Но тогда гражданину впоследствии придется доказывать, что документ принадлежит ему. Поэтому ответственное лицо должно максимально внимательно заполнять титульный лист и давать ознакомиться с ним работника.
Обращаем внимание, что трудовая книжка, в которой записи в титульном листе и сведениях о работе исправлены неправильно, считается недействительной.
Можно ли изменить неверные данные?
Порой при уходе работника с занимаемой должности сотрудники отдела кадров, вносящие соответствующую запись в его книжку, могут совершить ошибку, указав неверную дату увольнения.
В данном случае действующее законодательство не запрещает исправлять допущенную неточность. Более того, ошибочные сведения запрещается оставлять без исправления. Они обязательно должны быть скорректированы. Однако важно знать, как это правильно сделать.
Чтобы исправить дату увольнения в книжке можно, следует руководствоваться правилами, прописанными в постановлении Правительства РФ 16.04.2003 года № 225.
Так, к основным условиям, которые должны быть учтены при внесении исправлений в трудовую книжку, включая изменение неправильной даты расторжения трудового договора, относятся следующие (раздел III упомянутого выше постановления):
- при внесении корректировки ни в коем случае не должно производиться зачеркивание неверных сведений;
- изменения должны вноситься по предыдущему месту работы или же у нового работодателя (при наличии официального подтверждения от предыдущего);
- все исправления должны вноситься от руки с использованием черной, фиолетовой или темно-синей пасты;
- неверная информация должна быть исправлена даже в том случае, если трудовая книжка уже закончилась.