Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Выдаем денежные средства в подотчет в 2020 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если вы прочли все вышеизложенное, значит перед вами стоит задача по формированию приказа о выдаче подотчетных сумм, с которым вы прежде не сталкивались. Ниже находится пример документа, на основе которого вам без труда удастся составить собственное распоряжение.
Выдача денег под отчет в любой момент
Поправки внесены в пп.6.3 Порядка ведения кассовых операций. До внесения изменений выдача денег сотруднику, который не отчитался по предыдущему подотчету, была чревата наложением штрафа по ст. 15.1 КоАП РФ.
Подотчетное лицо обязано было не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который были выданы деньги под отчет, предъявить главному бухгалтеру авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Отчет проверялся в бухгалтерии и утверждался руководителем организации. После этого производился окончательный расчет. При этом выдача новых денег под отчет была возможна исключительно при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной сумме.
Теперь такое правило упразднено. Наличие у сотрудника задолженности больше не является препятствием для выдачи под отчет новых денежных сумм. Для их выдачи достаточно оформления распорядительного документа. Между тем, накапливать долги сотрудникам все же не рекомендуется. Дело в том, что проверяющие (ИФНС и ФСС) могут расценить такую задолженность как доход сотрудника и доначислить на нее страховые взносы и НДФЛ. Поэтому долги по подотчетным суммам лучше гасить своевременно и без задержек.
Что учесть в 2022 году
Принимая авансовый отчет, учитывайте изменения в оформлении кассовых чеков и БСО — в состав обязательных реквизитов включаются сведения о наименовании покупателя (организации или ИП) и его ИНН.
Оформляя расчеты с подотчетными лицами в 2022 году с учетом последних изменений, помните:
- Если подотчетнику для приобретения товаров и услуг в интересах организации выдана доверенность и он предъявил ее продавцу, то продавец обязан отразить эти данные в выданном кассовом чеке.
- Если продавец не в состоянии достоверно установить, что физическое лицо действует в интересах определенной организации, то выполнять это требование к оформлению чека он не обязан. В этом случае покупателем для продавца является само физлицо, и кассовый чек оформляется в обычном порядке.
Правила составления документа
Унифицированной формы не существует, но обратите внимание на следующие правила:
- Создавайте документ на фирменном бланке учреждения в единственном экземпляре. Если такой бланк отсутствует, то в шапке документа отразите наименование госучреждения (полное), номер, дату и наименование приказа.
- Регистрировать образец нового приказа на подотчет следует в журнале регистрации распоряжений в обычном порядке.
- Формируя новое распоряжение, строго соблюдайте хронологический порядок, иначе проверяющие заподозрят подлог.
- Утвердить документ имеет право только руководитель организации либо его заместитель или лицо, исполняющее обязанности руководителя.
- В документе обязательно укажите следующие реквизиты: Подотчетное лицо: фамилия, имя и отчество (при наличии), должность.
- Сумма подотчета: указывайте сумму и прописью и цифрами, в рублях и копейках.
- Целевое назначение: пропишите конкретное назначение выделяемых денег.
- Срок подотчета: укажите предельную дату (число, месяц, год), до которой выдали деньги.
Не забудьте назначить ответственное лицо, например, главного бухгалтера. Если в организации отсутствует бухгалтерия, то контроль за соблюдением данного распоряжение должен быть возложен на руководителя.
Какие операции могут заинтересовать контролеров
Несмотря на то, что лимита выдаваемых под отчет сумм не существует, неограниченная и необоснованная выдача в подотчет в 2019-2020 годах может привлечь внимание контролирующих органов. В первую очередь при осуществлении контроля за правильностью отражения подотчета проверяющих заинтересуют следующие операции:
- Выдача и возврат из подотчета средств, совершаемые в следующие друг за другом дни (как правило, это делается для того, чтобы скрыть излишек наличности в кассе при превышении установленного лимита).
О том, как определяется кассовый лимит, читайте в этой статье.
- Выдача сумм на длительный срок (несколько месяцев, несколько лет).
- Выдача суммы, значительно превышающей среднемесячную величину расходов фирмы.
- Выдача суммы, существенно превышающей величину расходов, на осуществление которых она выдавалась.
- Направление сумм, выданных в подотчет, на нецелевое использование.
ВАЖНО! Единичное совершение таких операций ревизоры, возможно, оставят без внимания, поскольку их осуществление не запрещено. Однако неоднократное их повторение, а особенно систематическое, однозначно вызовет подозрение и станет поводом для пристального изучения и выявления истинной сути этих операций.
Как выдаются подотчетные средства
Подотчетные средства — это те средства, за которые нужно отчитываться. Именно поэтому по истечению срока, на который они выдаются, сотрудник должен представить авансовый отчет, где указывает, куда он эти деньги потратил.
Ранее действовало правило, что подотчетные средства выдаются строго по приказу руководителя. В нем обозначалось, кому, в какой последовательности и как выдавать подотчетные средства.
Однако последняя редакция Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У подобный приказ сделала необязательным. Поэтому сегодня приказа в компании может и не быть. Но вместо него под каждую выдачу оформляется внутренний нормативный акт.
Таким образом, если сотрудник желает получить деньги под отчет, он должен написать заявление (в любой форме) на имя руководителя. В ряде организаций, в частности в силовых структурах, вместо заявления используется служебная записка, рапорт и другие варианты. И теперь бухгалтер работает не с приказом, а с заявлением, в котором руководитель решает, можно ли выделить сумму на определенный срок конкретному сотруднику или нет.
Изменение № 4 Нельзя выдавать зарплату и подотчет поврежденными деньгами
С 30 ноября введен запрет на выдачу денег банкнотами, которые имеют хотя бы одно повреждение из упомянутых:
- загрязнение поверхности лицевой и (или) оборотной сторон, приводящее к снижению яркости изображения на 8 процентов и более;
- постороннюю надпись (посторонние надписи), состоящую из двух и более знаков (символов);
- посторонний рисунок (посторонние рисунки), оттиск (оттиски) штампа;
- контрастное пятно (контрастные пятна) диаметром 5 мм и более;
- разрыв (разрывы) края банкноты длиной 7 мм и более;
- сквозное отверстие (отверстия), прокол (проколы) диаметром 4 мм и более;
- нарушение целостности банкноты, заклеенное клеящей лентой;
- утраченный угол (углы) площадью 32 мм2 и более;
- утраченный край (края), вследствие чего размеры банкноты по длине и (или) ширине уменьшились на 5 мм и более;
- частично утраченный красочный слой в результате потертости и (или) обесцвечивания.
Если такие деньги есть, их нужно обменять в банке.
Важное про 71 счет: характеристика, проводки, примеры
Читайте в статье:
Без проблем отражать расчеты с подотчетными лицами помогут следующие документы:
Удобный учет расчетов с подотчетными лицами можно вести в программе БухСофт. Чтобы посмотреть программу, просто нажмите на кнопку ниже:
71 счет бухгалтерского учета это активно-пассивный счет, который называется «Расчеты с подотчетными лицами» и применяется, чтобы отражать расчеты с физлицами по суммам, которые выданы под отчет. Получить подотчетные средства от работодателя может любой сотрудник, в том числе иностранный гражданин, руководитель и т.д. Кроме того, получить средства под отчет от фирмы или предпринимателя может физлицо, заключившее с ними ГП договор – подрядчик, исполнитель.
Деньги подотчетному лицу: что нового в 2016-2017 годах
В июле 2021 года вступили в силу изменения в КоАП (закон от 03.07.2016 № 316-ФЗ). Косвенно эти изменения касаются и операций с подотчетными средствами. В частности, изменен подход контролирующих органов при выявлении нарушений у ИП и субъектов малого предпринимательства (СМП) впервые. Теперь контролирующие органы не должны спешить с наложением штрафа на виновника, если нарушение выявлено в первый раз и не несет серьезной угрозы жизни и здоровью населения, сохранности экологии, культурного наследия, природы, не может привести к возникновению ЧП и не угрожает безопасности государства.
Согласно закону № 316-ФЗ и ст. 4.1.1. КоАП, если проверяющие впервые выявят нарушение в ведении кассовых операций (а они непосредственно связаны с подотчетом), то штраф может быть заменен на предупреждение. Но это не освобождает виновника от устранения нарушения.
В 2021 году в расчеты с подотчетниками были внесены 2 ключевых изменения:
- Отменено обязательное заявление от подотчетного лица на выдачу денежных средств. Выдача денег может осуществляться на основании распорядительного документа директора предприятия или ИП.
Нужно ли приказ на выдачу подотчета составлять на каждого работника отдельно, см. здесь.
- Выдавать суммы под отчет можно даже при наличии ранее не возвращенных подотчетных средств (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03. 2014 № 3210-У).
Изменения внесены указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У и вступили в силу 19.08.2017.
На какие хозяйственные расходы выдаются средства в подотчет
В Плане счетов (приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н) в разделе, описывающем счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», сказано, что по данному счету отражаются операции по расчетам с работниками предприятия по суммам, выданным на административно-хозяйственные и прочие расходы в подотчет.
Что именно включают в себя административно-хозяйственные расходы, изложено в письме Госстроя РФ «О Порядке определения стоимости строительства и свободных (договорных) цен на строительную продукцию в условиях рыночных отношений» от 29.12.1993 № 12-349. Несмотря на то что письмо имеет отношение к ценообразованию в строительстве, в нем довольно полно раскрыт смысл понятия «административно-хозяйственные расходы».
На практике деньги в подотчет чаще всего выдаются на следующие нужды:
- почтовые расходы и затраты на связь;
- ТМЦ для аппарата управления, включая канцтовары;
- представительские нужды;
- командировочные расходы и пр.
Выше мы привели следующее правило: в заявлении о выдаче денег в подотчет или соответствующем приказе руководителя необходимо указать нужды, на которые выдаются деньги. И хотя формально это напрямую законом не установлено, в п. 6.3. указания № 3210-У отмечается, что деньги выдаются «на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя». Поэтому в заявлении или приказе о выдаче денег на подотчет лучше указать конкретную цель получения средств.
Если из кассы выданы деньги подотчетному лицу на хознужды, проводки могут иметь следующий вид:
| Дата операции | Дт | Кт | Сумма | Описание операции |
| 15.08.2017 | 71 | 50 | 10 000 | Выданы деньги подотчетному лицу на приобретение канцтоваров до 25.08.2017 включительно (это пятница) |
| 28.08.2017 | 26 | 71 | 7 500 | Получен авансовый отчет от подотчетного лица |
| 28.08.2017 | 50 | 71 | 2 500 | В кассу подотчетником возвращен остаток неистраченных денежных средств |
Отражение операция на корпоративной карте
Для отображения сумм, израсходованных на представительские расходы, связанные с хозяйственной деятельностью, можно использовать один платежный инструмент. Организация оформляет корпоративную карту. Затем по заявлению сотрудника выдает ее конкретному лицу, перечисляет туда подотчетные суммы.
Порядок движения платежных инструментов должен быть утвержден приказом руководителя. Образец:
ООО (название)
Директор (фамилия, инициалы, подпись) 14.03.16 г.
УТВЕРЖДАЮ: Порядок использования корпоративных карт
1. Данные о PIN-коде – это конфиденциальная информация. Держатели платежного инструмента не имеют права ее разглашать третьим лицам.
2. Отчет о командировке или другой документ, подтверждающий использование средств, нужно предоставить директору в течение трех дней с момента осуществления расчетов по карте (в т. ч. снятия средств) или со дня возвращения на рабочее место. К документу должны прилагаться чеки, подтверждающие движение денег.
3. Если документы отсутствуют или директор не подтвердил отчет, то списанные с карты суммы взыскиваются с зарплаты сотрудника.
4. Список держателей карты представлен в Приложении № 1.
5. Выдача и возврат платежных инструментов ведется в журнале учета (Приложение № 2).
6. В случае хищения карты ее держатель обязан незамедлительно уведомить об этом банк.
Момент передачи сотруднику платежного инструмента не является выдачей денег. Записи в БУ осуществляются в момент снятия средств. Из выписки кредитного учреждения можно узнать точную дату операции, когда была использована подотчетная сумма. Счет 55 применяется для отображения операций по корпоративной карте. К нему открывается одноименный субсчет. На дату списания средств в БУ формируется проводка: ДТ71 КТ55.
Когда нужно отчитаться по полученными суммам: сроки
Когда сотрудникам нужно сдать работодателю отчет о потраченных денежных средствах? Ответ на этот вопрос нужно искать в приказе генерального директора. Ведь именно в нем обозначается такой срок.
По общему правилу, сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Но что делать, если срок возврата установлен не был? По мнению налоговиков, в такой ситуации сотрудник должен сдать отчет в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704).
Выданные под отчет денежных средства не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами. В связи с этим, некоторые недобросовестные лица пытаются уйти от налогов и взносов путем выдачи денежных средств под отчет на неопределенный срок. Экспертам нашего портала, к примеру, известна ситуация, когда директор ООО выдал сам себе под отчет довольно крупную сумму (550 000 рублей) и в приказе не указал срок возврата. Он думал, что эти деньги теперь можно не возвращать. Однако это совершенно не так! Налоговики считают, что если срок возврата не прописан, то отчитаться по полученным суммам нужно в день их получения. Если отчета нет, то налоговики могут расценить денежные средства как доход директора. И, как следствие, доначислить НДФЛ и страховые взносы. Аналогичная ситуация и с выдачей денег под отчет рядовым сотрудникам.
Обратите внимание: специальные условия определены для командировочных расходов. Отчитаться по ним работник должен в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки (п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Деньги в подотчет на карту работнику
Когда организация перечисляет сотруднику деньки в подотчет по безналичному расчету, то написание заявления или оформление приказа не потребуется. Изложенный выше порядок относится только к расчетам наличными. Но для компании будет все же не лишним оформить один из этих документов. Так она обезопасит себя от ненужных разбирательств проверяющих органов. Кроме того, в локальном акте компании лучше включить условие, согласно которому организация вправе переводить сотруднику подотчетные деньги на карту. А в платежном поручении, по которому будет осуществляться перевод средств на карту работника нужно указать, что деньги выдаются под отчет.
Важно! Подотчетные средства можно перечислять на зарплатную карту работника, либо на его личную карту. Для этого сотруднику нужно написать заявление с соответствующей просьбой и указанием реквизитов для перечисления.
Сроки подачи документов
Отчет о расходах в командировке нужно предоставить в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения. Несоблюдение этих сроков приведет к доначислению НДФЛ. Инспекция может посчитать, что выданные подотчетные суммы являются доходами физлиц. Поэтому сотрудник должен составлять отчет о каждом расходе средств. Форму бланка можно разработать самостоятельно или использовать унифицированную. Сроки сдачи отчетности должны быть утверждены приказом руководителя. Образец:
ООО (название)
Приказ № 15 об утверждении сроков подачи авансового отчета
г. Белгород 15 марта 2020 года
Сотрудники, получившие деньги, должны представить отчет по их использованию:
- по хознуждам – не позднее двух недель с даты получения средств;
- по командировочным расходам – в течение трех дней по возвращении на работу.
Выданные средства должны быть использованы строго по назначению.
На хозяйственные расходы и приобретение товаров предоставляется не более 100 тыс. руб. и только по распоряжению директора.
Ответственность за выполнение приказа, правила составления документов возлагается на главного бухгалтера.
Какую максимальную сумму можно выдать подотчет
Максимальные суммы, которые выдаются командированным работникам, определяются расчетным путем на основании норм возмещения стоимости проезда, количества дней командировки, а также норм суточных. Поправки от 19.08.2022 года, внесенные в Указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У, установили ряд изменений в порядке расчетов с подотчетниками.
Теперь, согласно Указанию ЦБ РФ от 19.06.2022 № 4416-У, подотчетному лицу больше не нужно писать заявление. Главным основанием для авансирования будет выступать приказ или иной распорядительный документ руководителя учреждения. Остальные нововведения также являются значительными: новые авансовые средства можно получить без отчета о предыдущих; чеки старого образца приняты в список документов, подтверждающих оплату; подотчетные деньги можно перевести на любую банковскую карту, в том числе и зарплатную; можно расплачиваться
Заявление на выдачу подотчетных денежных средств учредителю
Если руководителю необходимо получить под отчет деньги, то от него необходимо получить заявление по каждой получаемой сумме. Формулировка в заявлении генерального директора будет такой же, как и в заявлении обычного работника. Отличие заключается только в том, что визировать этот документ не потребуется. Заявление директор пишет на имя кассира, либо иного лица, ответственного за кассовые операции. В том случае, если подотчетные денежные средства переводятся на карту сотруднику, то в заявлении ему потребуется указать реквизиты карты. если в организации разработан шаблон заявления, то следует предусмотреть такое поле для реквизитов.
Таким образом, в заявлении должны указываться:
- денежная сумма, которую запрашивает сотрудник;
- период времени, на который выдаются деньги;
- дата и подпись руководителя.