Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностная инструкция по специальности «Снабженец»». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Доверив специалистам управление торговым ассортиментом и товарными потоками, руководство определяет необходимые полномочия и зоны их ответственности, что должно быть зафиксировано в должностных инструкциях и в системе мотивации закупщиков.
Модели организации закупочной деятельности
Работа отдела закупок оказывает влияние на всю деятельность компании: на продажи, эффективное использование оборотных средств, удовлетворенность потребителей ценами и ассортиментом, наполненность складов и эффективность внутренней цепи поставок. Она связана с работой сотрудников практически всех отделов — от бухгалтерии до транспортной службы. В связи с этим необходимо тщательно продумать организационные аспекты закупочной логистики.
Наиболее сложные модели организации закупочной деятельности характерны для крупных сетей магазинов. Анализ отечественного и зарубежного опыта дает возможность выделить следующие модели закупочной логистики торговых сетей.
Структура отдела снабжения на предприятии
Организация снабжения на предприятии зависит от многих факторов. Размер компании, объёмы закупаемых материалов, особенности производства, количество и удалённость поставщиков необходимой продукции – всё это влияет на структуру и количество сотрудников, занятых в службе снабжения компании.
Крупным строительным компаниям, для снабжения производства требуется служба материально-технического снабжения, которая состоит из отделов либо групп в ОМТС:
- логистического или транспортного;
- закупок продукции;
- планирования;
- складского хранения и учёта материалов, производственная база;
- по работе с таможней (если материалы для строительства и их часть приобретаются у зарубежных партнёров).
Какие функции выполняет отдел снабжения
Функции отдела снабжения представлены по 3 базовым направлениям:
1) Планирование, в том числе:
— изучение внутренней и внешней среды предприятия, рынки отдельной продукции;
— прогнозирование, определение потребностей предприятия в материальных ресурсах всех видов с планированием оптимальных хозяйственных связей;
— планирование потребности в материалах с установлением лимита на отпуска цехам;
— оптимизация производственных запасов;
— оперативное планирование снабжения.
2) Организационные функции:
— сбор сведений о потребностях в продукции, участие в выставках-продажах, ярмарках, аукционах и пр.
— анализ источников удовлетворения потребности в материальных ресурсах, чтобы определить оптимальный;
— получение и организация поступления реальных ресурсов;
— заключение хозяйственных договоров поставки с выбранными поставщиками;
— обеспечение участков, цехов, рабочих местах необходимыми материальными ресурсами;
— организация складского хозяйства, которое входит в состав органов снабжения.
3) Контроль и координация работы, включающие:
— контроль выполнения обязательств поставщиков по договорам, сроки поставок;
— входной контроль комплексности и качества материальных ресурсов, поступающих на предприятие.
— контроль производственных запасов;
— выдвижение претензий в отношении транспортных компаний и поставщиков;
— анализ работы службы снабжения, разработка мер координации снабженческой деятельности, повышение эффективности её деятельности.
Структура отдела снабжения
В числе основных факторов, определяющих структуру отдела снабжения, следует отметить:
1. Размеры предприятия;
2. Отраслевая принадлежность;
3. Тип производства;
4. Число и географическое положение поставщиков;
5. Объемы и ассортимент потребляемых материальных ресурсов
6. Объемы и ассортимент производимой продукции.
От данных факторов зависят подразделения, входящие в состав снабженческой службы, их численность и функции. Служба снабжения организуется с учетом опыта работы аналогичных предприятий, также требования эффективного выполнения всех снабженческих функций.
При формировании отдела снабжения главное условие заключается в принципе полноты и комплексности – в структуру должны входить все подразделения, которые занимаются снабжением.
Важный фактор, влияющий на структуру снабженческого отдела, заключается в размере предприятия. Отделы снабжения в предприятиях разного масштаба будут различаться. На крупных предприятиях организуется система управления закупок, логистики и комплектации с разными подразделениями и отделами по функциям и направлениям деятельности. На средних предприятиях организуются отделы материально-технического снабжения, логистики и закупок.
Как оптимизировать работу отдела снабжения в условиях кризиса
1) Пересмотрите планирование
Проблемы оперативного планирования – причина 63% невыполненных заданий. Нужно определиться со стратегией, которая учитывает закупки про запас и экономию средств за счет покупок лишь нужного объема «здесь и сейчас».
Планируйте на короткий срок. В период кризиса снабжение нужно планировать лишь из реальной потребности – с отсутствием запасов. Не нужно управлять запасами, следует просто наладить закупки в срок. Заявки нужно использовать до 15-го числа этого месяца, а 16-го числа подготовить отчет о товарах, поступающих в следующем. Для продукции боле 1 месяца поставки нужно составить отдельный перечень, с указанием срока исполнения заявок – отдел снабжения должен обеспечивать поставку данных материалов в указанные сроки.
Действуйте по науке. Следует учитывать эффективные общеизвестные инструменты анализа и прогнозирования. Среди распространенных методик в последнее время отмечают АВС-анализ, который гласит «Контроль над 20% доминирующих субъектов позволяет контролировать ситуацию на 80%». Также в торговле распространен АВС-XYZ-анализ, который не особо подходит для производства. Вся номенклатура товаров разделяется на 9 групп, с определением подходящих вариантов для каждой из них. Дорогие и востребованные товары нужно контролировать лично, а некоторые категории просто занимают склад и о них на некоторое время можно забыть.
2) Займитесь отношениями с поставщиками
Ведите мониторинг. Проводите мониторинг всех предложений – поставщики меняют условия и цены сотрудничества неравномерно. Поэтому неприемлемо работать лишь с несколькими привычными из-за личных интересов или просто знакомства. Да, есть долгосрочные контракты и обязательства нарушать не стоит. Но в случае повышения цен либо нарушения сроков поставок со стороны поставщика, обычно есть основания для отказа, прописанные в соглашении.
Требуйте уступок по ценам. В период кризиса инициатива переходит на сторону клиента, который может настаивать на более комфортных и лояльных для себя условиях сотрудничества.
Если не можете платить – договаривайтесь. При временных финансовых сложностях компании можно попробовать договориться о распределении очередности выплат. Предлагайте на рассмотрение поставщикам приемлемый для себя график погашения и детали сотрудничества.
Обратите внимание на возможности партнерства. Нужно всегда искать компромисс выгодной текущей поставки по доступным ценам и партнерских отношений для получения долгосрочных преимуществ. Многие поставщики готовы к уступкам своим клиентам по многим позициям, включая вопросы новой разработки и адаптации комплектующих под ваши задачи.
3) Распорядитесь запасами
Необходимо освобождать свои склады от материалов и товаров, которые не будут в ближайшее время востребованы. Нужно, прежде всего, провести оценку, не могут ли быть эти ресурсы востребованы для вспомогательного производства, других бизнес-направлений и общехозяйственных служб. Если такой возможности нет, нужно задуматься над возможными способами их распродажи:
Недостатки можно сделать преимуществами. Отдел продаж может убедить покупателей, что значительные запасы являются преимуществом компании, учитывая её надежность и стабильность поставки – с оперативной поставкой необходимого объема, даже больших партий.
Наведите порядок на складе. На любом производственном предприятии есть не только центральный склад, но также участковые и цеховые склады, храниться материалы могут у мастеров и бригадиров. Отдел снабжения может контролировать центральный склад, поэтому на него нужно оприходовать все материалы, в том числе лежащие на кладовках и возле станков. Если предприятие работает круглосуточно, то аналогичный график должен быть у склада. Займитесь инвентаризацией, обычно она позволяет выявить серьезные неучтенные запасы.
4) Оптимизируйте кадры
Не следует расценивать данный аспект только в качестве сокращения штата либо перехода к сокращенной рабочей неделе.
Распределение функций, мотивация и контроль. Вряд ли управленческие должности отдела закупок необходимы, если практически всегда действия основываются на распоряжении сверху нижестоящим менеджерам, а при этом отфутболивываются им же новые предложения. Добиться эффективности компании можно в ситуации, когда сотрудники кропотливо и ответственно занимаются поиском лучших предложений, проверками на складе, с учетом ожидаемых изменений цен. Такой эффект достигается при условии четкого распределения функций между сотрудниками в отделе закупок и между службой снабжения и прочими подразделениями.
Управление закупочной логистикой
Координация основных процессов реализуется одним из следующих способов:
- Децентрализованный подход — допускает самостоятельную закупку подразделениями нужных ТМЦ, без дополнительного согласования, и в рамках выделенного бюджета. Позволяет максимально точно закрыть потребности на конкретный период, и сэкономить время на согласование бюрократических моментов.
- Централизованная концепция — реализуется преимущественно крупными предприятиями, где функционирует специальный отдел, либо назначается ответственный менеджер. Упрощает стандартизацию, сводит к минимуму вероятность некорректных заявок, и позволяет сократить издержки за счет увеличения объемов поставок.
Управление закупками: понятие и необходимость
Производственные потоки обязаны быть непрерывными. Перебои в поставках, производстве и продажах ведут к снижению прибыли, оборачиваемости капитала, увеличению издержек на производство товаров, работ и услуг компании.
Управление закупками – самая важная часть материально-технического обеспечения, поскольку грамотный подход к формированию закупочной деятельности напрямую влияет на стоимость конечного продукта. Оно касается компаний, занимающихся розничной и оптовой торговлей – объемы закупок составляют в таких компаниях значительную часть хозяйственной деятельности. В крупных фирмах за закупки отвечает специализированный отдел, в компаниях с небольшим производством достаточно отдельного специалиста.
Основная цель – обеспечить поступление товаров, сырья, инвентаря для изготовления продукта. Помимо этого, отдел по управлению закупками контролирует наличие запасов, уровень цен на приобретаемые товары, регулирует выбор и взаимоотношения с поставщиками.
Для производственных предприятий стратегия закупочной деятельности является первостепенной, поскольку уже на начальном этапе производственного цикла способна обеспечить конкурентные преимущества продукта и компании на рынке за счет минимизации издержек.
Оптимизация работы ОМТС
В сложных экономических условиях, при которых работает большинство российских компаний, важно принимать взвешенные решения при закупке необходимых товаров, и оптимизировать работу отдела снабжения:
Необходимо торговаться с поставщиками, требуя скидок и уступок по оплате. Как правило, боясь потерять клиента, они значительно снижают цены на свой товар. Надо постараться договориться с продавцом об удобном для вас графике выплат, при расчётах за поставленные материалы.
4. Навести порядок в складском хозяйстве. Регулярно проводить полную инвентаризацию запасов продукции, с целью выявления залежавшихся и невостребованных материалов. Постараться вовлечь по назначению излишки, либо реализовать через отдел продаж, освободив складские помещения от всего ненужного.
Всё, что не удалось реализовать, необходимо приспособить под нужды компании, либо запланировать в дальнейшее, возможно в долгосрочное вовлечение.
5. В работе инженера ОМТС часто встречаются предложения о личном сотрудничестве на взаимовыгодных условиях. Бесконтрольный сотрудник ОМТС часто решает заключить договор на поставку МТР по завышенной либо невыгодной стоимости, а взамен получает неплохой «откат» в виде хорошей суммы денег. Соблазн очень велик. Поэтому необходимо проводить работу с кадрами. Пойманный на получении «откатов» от поставщиков сотрудник в лучшем случае подлежит лишению премии, в худшем подлежит увольнению.
В целях согласованности действий различных служб и личной заинтересованности каждого менеджера в поиске эффективных методов учёта и мониторинга рынка требуемой продукции, предусматривают мотивационные программы и поощрения, которые должны быть прозрачными и продуманными.
Мотивационные программы и поощрения являются одним из весомых решений для эффективной работы коллектива ОМТС.
Какие функции выполняет отдел снабжения
Функции отдела снабжения представлены по 3 базовым направлениям:
1) Планирование, в том числе:
— изучение внутренней и внешней среды предприятия, рынки отдельной продукции;
— прогнозирование, определение потребностей предприятия в материальных ресурсах всех видов с планированием оптимальных хозяйственных связей;
— планирование потребности в материалах с установлением лимита на отпуска цехам;
— оптимизация производственных запасов;
— оперативное планирование снабжения.
2) Организационные функции:
— сбор сведений о потребностях в продукции, участие в выставках-продажах, ярмарках, аукционах и пр.
— анализ источников удовлетворения потребности в материальных ресурсах, чтобы определить оптимальный;
— получение и организация поступления реальных ресурсов;
— заключение хозяйственных договоров поставки с выбранными поставщиками;
— обеспечение участков, цехов, рабочих местах необходимыми материальными ресурсами;
— организация складского хозяйства, которое входит в состав органов снабжения.
3) Контроль и координация работы, включающие:
— контроль выполнения обязательств поставщиков по договорам, сроки поставок;
— входной контроль комплексности и качества материальных ресурсов, поступающих на предприятие.
— контроль производственных запасов;
— выдвижение претензий в отношении транспортных компаний и поставщиков;
— анализ работы службы снабжения, разработка мер координации снабженческой деятельности, повышение эффективности её деятельности.
Структура отдела снабжения
В числе основных факторов, определяющих структуру отдела снабжения, следует отметить:
1. Размеры предприятия;
2. Отраслевая принадлежность;
3. Тип производства;
4. Число и географическое положение поставщиков;
5. Объемы и ассортимент потребляемых материальных ресурсов
6. Объемы и ассортимент производимой продукции.
От данных факторов зависят подразделения, входящие в состав снабженческой службы, их численность и функции. Служба снабжения организуется с учетом опыта работы аналогичных предприятий, также требования эффективного выполнения всех снабженческих функций.
При формировании отдела снабжения главное условие заключается в принципе полноты и комплексности – в структуру должны входить все подразделения, которые занимаются снабжением.
Важный фактор, влияющий на структуру снабженческого отдела, заключается в размере предприятия. Отделы снабжения в предприятиях разного масштаба будут различаться. На крупных предприятиях организуется система управления закупок, логистики и комплектации с разными подразделениями и отделами по функциям и направлениям деятельности. На средних предприятиях организуются отделы материально-технического снабжения, логистики и закупок.
Вопросами управления материально-техническим снабжением на малых предприятиях занимается руководитель предприятия либо его заместитель – это свойственно непроизводственным предприятиям. В малом предприятии по мере укрупнения может формироваться отдел снабжения. При создании отдела снабжения в компании передаются в его распоряжении все функции складирования, доставки, управления материальными запасами.
В числе основных типов организационных структур службы снабжения отмечаются:
1. Функциональная структура:
– группа таможенного оформления грузов.
Подобная структура отдела снабжения подходит для средних предприятий без отдела логистики. Планово-диспетчерский отдел занимается планированием закупок, контролем, регулированием и анализом выполнения плана снабжения. Функциональная структура – базовая, присутствуют её элементы в других типах организационных структур снабженческой службы. На малых предприятиях, как правило, в службу МТС входят транспортный отдел, отдел закупок и склад.
2. Товарная структура. При использовании на предприятии широкого ассортимента материальных ресурсов со значительными объемами закупок, могут формироваться в службе снабжения товарные подразделения, которые работают с материальными ресурсами определенных видов. Свойственна подобная структура крупным оптовым и производственным торговым компаниям.
Товарные подразделения занимаются оперативными функциями снабжения и закупок конкретных материальных ресурсов. Планово-диспетчерская группа занимается планированием, контролем и регулированием выполнения плана снабжения. Группой таможенного оформления обеспечивается оформление таможенных документов с прохождением приобретаемых за границей материалов через таможню.
3. Рыночная структура. При закупке предприятием ресурсов на различных рынках, либо в разных странах, формируются в снабженческой службе региональные подразделения, работающие с поставщиками из данных рынков (стран). В результате удастся учитывать нормы законодательства и специфику данных рынков.
4. Матричная структура службы снабжения – формируется при реализации в компании нескольких проектов либо при выпуске разных видов продукции. Для каждого продукта либо проекта в таком случае формируется свое подразделение закупок.
При создании в компании службы логистики в ее структуру передаются отделы транспортный, диспетчерский, таможенного оформления и склады.
У цехов на крупных предприятиях есть свои подразделения снабжения, занимающиеся планированием. Оперативным регулированием снабжения участков и цехов материальными ресурсами. У данных подразделений свои склады, получая материа��ьные ресурсы со складов отдела снабжения предприятия.
Служба снабжения на крупных предприятиях может включать отдел внешней кооперации, который обеспечивает комплектующие и полуфабрикаты от поставщиков. Строиться данные отделы могут на основе товарного либо функционального признака.
Как сделать работу отдела снабжения более эффективной
Рассмотрим несколько способов эффективной организации работы отдела снабжения. Существует несколько основных методик.
1. Планирование. Статистика показывает, что примерно две трети задач отдела снабжения не могут быть выполнены вследствие ошибок в текущем планировании. Имеет смысл составлять планы на минимальный срок и приобретать такое количество ресурсов, которое понадобится в ближайшее время. Это особенно важно в кризисное время: закупки должны оформляться таким образом, чтобы избежать излишков ТМЦ на складе.
Если нет излишков запасов – нет необходимости ими управлять, отслеживать и т.д. Чтобы избежать чрезмерного накопления, закупки должны проводиться точно в оговоренный срок. Если срок доставки каких-то товаров превышает один месяц, для этих изделий формируется свой перечень с примерными сроками поступления товаров на склад. Одна из обязанностей снабженцев – сделать все возможное, чтобы данные материалы были на складе в указанную дату.
2. Работа с поставщиками. Цель каждой компании – получение максимальной прибыли. Отдел снабжения на заводе и предприятии занимается тем, что постоянно отслеживает и анализирует предложений от различных рыночных поставщиков, отслеживание акций. Есть долгосрочные договора на поставку, которые устраивают обе стороны. Изменять или нарушать их не рекомендуется. Если же компания сотрудничает с поставщиком исключительно по причине того, что поставками занимается школьный друг снабженца, при этом на рынке есть и более интересные предложения – вывод очевиден. Аналогично – если поставщик в одностороннем порядке изменил график поставки, завысил цену и т.д. В этом случае компания имеет право расторгнуть договор.
Стоит обратить отдельное внимание на возможность партнерских отношений. Если поставщик и покупатель работают несколько лет, они склонны идти на взаимные компромиссы в различных вопросах.
3. Контроль остатков. Излишки материалов, которые хранятся на складе и не понадобятся в ближайшем будущем, можно перепродать. При условии, что они не понадобятся для других направлений бизнес-деятельности предприятия.
Если есть вероятность, что материалы могут понадобиться в дальнейшей работе, а их хранение не требует существенных затрат, их можно оставить на складах. В распоряжении крупных производственных компаний есть не только центральный склад, но и отдельные складские помещения для цехов и участков, куда можно перевезти часть материалов, предназначенных для конкретных работ.
Отдел снабжения контролирует работу главного склада. Все материальные ресурсы ставятся на приход в центральное хранилище. В целях обнаружения нарушений и неучтенных запасов необходимо проводить периодическую инвентаризацию.
4. Работа с персоналом. Работа с персоналом – это способ добиться максимальной эффективной работы с помощью перераспределения рабочих обязанностей, дополнительной мотивации и контроля сотрудников. В целом, у отдела закупок не всегда есть даже собственный начальник: в небольших и средних компаниях, если сотрудники получают приказы и распоряжения непосредственно от руководства компании или назначенного представителя, не всегда есть должность начальника отдела продаж.
Для мотивации сотрудников разрабатывается схема, определяющая заработную плату специалистов в зависимости от различных критериев работы и эффективности. Таковыми критериями могут быть условия и цены закупок, показатели мониторинга рынка и многое другое. Единственное условие – разработанная схема должна быть прозрачна и понятна каждому сотруднику.
Снабжение, основные функции и принципы
Процесс снабжения – это совокупность операций, обеспечивающих предприятие необходимыми предметами и средствами труда. Основная задача предприятия по организации снабжения – своевременное бесперебойное и комплексное снабжение производства всеми необходимыми материальными ресурсами при минимальных издержках управления запасами.
Обеспечение производств сырьем, материалами, покупными полуфабрикатами и готовыми изделиями связано с выполнением таких функций, как закупка, транспортировка, складская переработка и другими. Все эти операции планируются, осуществляются, контролируются и регулируются специализированными службами, подразделениями снабжения или специальными сотрудниками (в зависимости от размера предприятия).
В снабженческой деятельности предприятия можно выделить два основных вида функций: внешние и внутренние.
— выявление и изучение источников ресурсов и поставщиков продукции;
— определение потребности и расчет количества заказываемой продукции;
— решение о заказе;
— установление количества и сроков поставок и наблюдение за ними;
— учет и контроль хода выполнения договорных обязательств.
Внешние функции снабжения определяют взаимоотношения предприятия с другими предприятиями-поставщиками, оптовыми и розничными торговыми фирмами, транспортными организациями:
— поиск возможных поставщиков материальных ресурсов, анализ и выбор наиболее подходящих из них; заключение договоров с поставщиками;
— установление рациональных хозяйственных связей по поставкам продукции на предприятие, заключение договоров с потребителями;
— выбор средств доставки материальных ресурсов от поставщиков и к потребителям, заключение договоров с транспортными фирмами.
Внутренние функции снабжения характеризуют взаимодействие службы снабжения с административными и производственными подразделениями данного предприятия:
— планирование материально-технического снабжение на основе баланса материальных ресурсов (плана снабжения);
— организация и планирование снабжения средствами и предметами труда производственных подразделений;
— лимитирование отпуска материалов со склада;
— подготовка материальных ресурсов к производственному потреблению, отпуск и доставка материальных ресурсов со склада на место их потребления; — оперативное регулирование движения материальных ресурсов, контроль над их использованием на предприятии.
Различают две формы снабжения:
— транзитная форма снабжения – предприятие получает сырье и материалы непосредственно от предприятий, их добывающих, обрабатывающих или производящих;
— складская форма снабжения– материальныересурсы предприятие получает с баз и складов снабженческо-сбытовых организаций, оптовых и розничных торговых фирм.
В настоящее время обеспечение предприятия материальными ресурсами осуществляется через: товарно-сырьевые биржи, аукционы, конкурсы, оптовые закупки, регулярные закупки мелкими партиями, закупки по мере необходимости, снабжение производства по запросам и так далее, а также собственное производство.
1) Планомерность — завоз продукции на основе плановых графиков завоза;
2) Ритмичность — завоз продукции через относительно одинаковые промежутки времени, что создает оптимальные условия для работы оптовых и розничных торговых предприятий, складов, транспорта и других звеньев цепи поставок;
3) Оперативность — осуществление процесса снабжения продукцией в зависимости от изменения спроса на нее;
4) Экономичность — минимальные затраты рабочего времени, материальных и денежных ресурсов на доставку продукции. Достигается путем эффективного использования транспортных средств, механизации погрузочно-разгрузочных работ, установления оптимальной звенности цепи поставок;
5) Централизация — снабжение потребителей продукцией силами и средствами поставщиков;
6) Технологичность — использование современных технологий закупок и поставок.
Разработка программы снабжения — определение вида и количества продукции, закупаемой на различных рынках, а также времени закупки того или иного вида продукции.
Задача системы снабжения — обеспечение запланированного уровня обслуживания потребителей с минимальными общими затратами.
Требования к системе снабжения:
1) Обеспечение непрерывного потока продукции: обеспечение непрерывного потока сырья, комплектующих и предоставления услуг, необходимых для жизнедеятельности предприятия;
2) Управление запасами: сведение уровня инвестиций, связанных с запасами продукции, и затрат на их поддержание;
3) Поддержание уровня качества обслуживания потребителей;
4) Работа с поставщиками: поиск компетентных поставщиков;
5) Стандартизация: покупка стандартной продукции там, где это возможно;
6) Достижение минимальной общей стоимости обслуживания, процесс закупки требует наличия продукции и обслуживания по наименьшей стоимости;
7) Обеспечение конкурентного преимущества предприятия;
8) Развитие отношений и достижение гармоничных, продуктивных и рабочих отношений с сотрудниками других функциональных подразделений предприятия;
9) Обеспечение снабжения при снижении уровня накладных расходов. Немаловажным критерием снабжения является надёжность. Надежность снабжения — гарантированность обеспечения потребителя необходимой ему продукцией в течение запланированного промежутка времени. Задержка поставки может привести к простою производства, что в свою очередь принесёт значительные убытки.
Процесс закупок
Закупочная логистика — это процесс обеспечения предприятий материальными ресурсами, размещения ресурсов на складах предприятия, их хранения и выдачи в производство. Целью логистики закупок является удовлетворение потребностей производства в материалах с максимально возможной экономической эффективностью.
Этапы процесса закупок на предприятии:
1) Определение масштаба проекта (определение объема производства и продаж, оценка величины затрат, параметров бюджета);
2) Формирование плана закупок, предварительная оценка поставщиков. Составляется список всех будущих закупок для проекта, а также график закупок каждого вида продукции;
3) Размещение объявлений о подаче предложений;
4) Оценка предложения;
5) Окончательные переговоры;
6) Составление документации;
7) Поставка и контроль качества;
8) Обсуждение спорных вопросов и гарантийных обязательств.
Операции, осуществляемые в рамках функции закупок:
2) Изучение тенденций цен и анализ стоимости производства поставщика. Позволяет сделать вывод о том, что покупка совершается при наиболее благоприятных условиях и в самое лучшее время;
3) Получение и оценка предложения поставщика;
4) Выбор поставщика;
5) Согласование стоимости обслуживания и заключение договора;
6) Проверка соответствия закупаемой продукции определенным требованиям или спецификации покупателя;
7) Проведение предварительных переговоров между поставщиком и покупателем;
8) Размещение заказа;
9) Делегирование полномочий и оценка последствий закупочной политики;
10) Установление единой политики в отношениях с поставщиками;
11) Выработка методов учета продукции;
12) Сокращение времени проверки и одобрения специификации продукции;
13) Ускорение оплаты продукции;
14) Экономия ресурсов предприятия, например, путем консолидации заказов и установления стандартов запаса;
15) Поиск более дешевых заменителей продукции без ущерба для ее потребительских свойств;
16) Отбор, классификация и анализ данных, необходимых для поиска альтернативного вида продукции;
17) Прогноз снабжения, спроса и цен на основные виды закупаемой продукции;
18) Анализ ценности и возможностей поставщика;
19) Разработка новых методов для обработки необходимых данных в целях эффективного функционирования системы закупок.
Оптимизация работы отдела снабжения
Основные рекомендации по оптимизации работы рассматриваемого подразделения:
- в рамках малого бизнеса неуместно долгосрочное планирование. Рекомендуется исчислять реальные потребности компании на краткие промежутки – месяцы или, в крайнем случае, кварталы;
- следует пересмотреть прайс-листы поставщиков. Актуальные рыночные цены постоянно корректируются, появляются новые фирмы, готовые сотрудничать на более выгодных условиях. Снабженцы должны регулярно отслеживать рыночные тенденции и выстраивать выгодные партнерские отношения;
- следует разрывать контракты с теми поставщиками, которые не исполняют своих обязательств, либо которые перестали быть выгодными бизнесу;
- одна из наиболее важных рекомендаций – складской учет должен вестись строго прозрачно и всегда полноценно. Необходимо регулярно проводить инвентаризацию и следить за тем, чтобы продукция не залеживалась.
Материалы закупаем строго по плану
Александр Качура, вице-президент по финансам ООО «Строительно-инвестиционная корпорация «Девелопмент-Юг», Краснодар
Покупка материалов в нашей компании производится строго согласно плану закупок. Используется система тендерных торгов. Сначала принимается решение по каждому поставщику либо субподрядчику тендерным комитетом, объединяющим руководителей компании. Затем регулируется деятельность данного документа специальным регламентом. Даже при единственном расхождении во мнениях будет собрано внеочередное заседание, с принятием решения по рассматриваемому контрагенту.
Предусмотрена проверка каждого поставщика и субподрядчика нашей службой безопасности – с изучением легальности бизнеса, финансового состояния и др. Отдел владельческого контроля (сформировано подразделение для внутреннего аудита, находится в непосредственном подчинении у главы организации) занимается периодическим анализом цен для понимания соответствия тендерной документации.
Благодаря данной системе удается избежать искусственного завышения цен со стороны снабженцев, исключая сотрудничество с «родственными» поставщиками и случайными компаниями, о качестве деятельности которых ничего неизвестно.
Также эффективный контроль может предполагать и другие средства, в числе которых:
- До принятия решения о необходимости определенной закупки необходимо обязательное сравнение заявки на закупку и бюджет.
- Ограниченный доступ сотрудников к данным о поставщиках, количестве закупок, ценах и пр.
- Правильное разделение обязанностей по цепочке – от заявки до платежа.
Рекомендуется контроль закупок организовать по форме отчета.
Функции и обязанности отдела снабжения
Основная обязанность отдела снабжения – это поддерживать достаточный запас материалов в организации. Сотрудники подразделения:
- Определяют, какие нужны ресурсы и в какой срок.
- Отвечают за хранение и выдачу материалов со склада.
- Контролируют расход. Ресурсы должны использоваться по назначению и тратиться только в интересах компании.
- Содействуют экономии материалов.
Специалисты отдела снабжения изучают потребности предприятия в ресурсах, ищут поставщиков, с которыми будут сотрудничать, анализируют цены на нужную продукцию и услуги посредников, выбирают самый выгодный вариант транспортировки, а также оптимизируют запасы, учитывая сокращение транспортно-заготовительных и складских издержек.
Обязанности подразделения:
- Формирование номенклатуры материалов, необходимых компании для производства продукции.
- Планирование поставок на месяц, квартал, год.
- Участие в ярмарках, выставках и прочих мероприятиях с целью изучения рынка поставщиков нужных материалов.
- Выбор партнера с учетом оптимального варианта доставки продукции.
- Заключение договоров на поставку материальных ресурсов и контроль над их исполнением.
- Приемка поступивших материалов в соответствии с действующими документами – Положением о поставках и Инструкциями П-6 и П-7.
- Грамотное размещение привезенных ресурсов на складе компании с учетом внутренней логистики.
- Контроль расхода определенных материалов в производстве, а также разработка нормативов потребления.
- Инициатива по замене дорогих ресурсов на более дешевые, но без ухудшения качества продукции, производимой предприятием.
- Организация мероприятий по составлению и внедрению стандартов фирмы в части материального обеспечения.
Начальник отдела снабжения отвечает за надлежащее выполнение перечисленных обязанностей и подчиняется коммерческому директору.
Какие функции выполняет отдел снабжения
Функции отдела снабжения представлены по 3 базовым направлениям:
1) Планирование, в том числе:
– изучение внутренней и внешней среды предприятия, рынки отдельной продукции;
– прогнозирование, определение потребностей предприятия в материальных ресурсах всех видов с планированием оптимальных хозяйственных связей;
– планирование потребности в материалах с установлением лимита на отпуска цехам;
– оптимизация производственных запасов;
– оперативное планирование снабжения.
2) Организационные функции:
– сбор сведений о потребностях в продукции, участие в выставках-продажах, ярмарках, аукционах и пр.
– анализ источников удовлетворения потребности в материальных ресурсах, чтобы определить оптимальный;
– получение и организация поступления реальных ресурсов;
– заключение хозяйственных договоров поставки с выбранными поставщиками;
– обеспечение участков, цехов, рабочих местах необходимыми материальными ресурсами;
– организация складского хозяйства, которое входит в состав органов снабжения.
3) Контроль и координация работы, включающие:
– контроль выполнения обязательств поставщиков по договорам, сроки поставок;
– входной контроль комплексности и качества материальных ресурсов, поступающих на предприятие.
– контроль производственных запасов;
– выдвижение претензий в отношении транспортных компаний и поставщиков;
– анализ работы службы снабжения, разработка мер координации снабженческой деятельности, повышение эффективности её деятельности.
Структура отдела снабжения
В числе основных факторов, определяющих структуру отдела снабжения, следует отметить:
1. Размеры предприятия;
2. Отраслевая принадлежность;
3. Тип производства;
4. Число и географическое положение поставщиков;
5. Объемы и ассортимент потребляемых материальных ресурсов
6. Объемы и ассортимент производимой продукции.
От данных факторов зависят подразделения, входящие в состав снабженческой службы, их численность и функции. Служба снабжения организуется с учетом опыта работы аналогичных предприятий, также требования эффективного выполнения всех снабженческих функций.
При формировании отдела снабжения главное условие заключается в принципе полноты и комплексности – в структуру должны входить все подразделения, которые занимаются снабжением.
Важный фактор, влияющий на структуру снабженческого отдела, заключается в размере предприятия. Отделы снабжения в предприятиях разного масштаба будут различаться. На крупных предприятиях организуется система управления закупок, логистики и комплектации с разными подразделениями и отделами по функциям и направлениям деятельности. На средних предприятиях организуются отделы материально-технического снабжения, логистики и закупок.