Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Проактивные выплаты в 2022 году: как построить работу с ФСС по‑новому». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Да, должен. Как следует из Информации ФСС, разъяснительная работа работодателями проводится с мая 2017 года. Номер ЭЛН работник должен сообщить работодателю. Организация может работать с ЭЛН в своей бухгалтерской программе (если она это позволяет) или в личном кабинете страхователя на сайте ФСС. Также для работы с ЭЛН можно скачать на сайте ФСС бесплатную программу (АРМ Подготовки расчетов). Чтобы получить информацию о листке нетрудоспособности из базы фонда, организации нужно ввести номер ЭЛН и СНИЛС работника. В настоящее время сведения отображаются после того, как ЭЛН будет присвоен статус «Закрыт». Также ФСС планируется вносить изменения в текущем году, и работодатель сможет, зная номер ЭЛН и СНИЛС работника, посмотреть ЭЛН уже с момента открытия в медицинской организации. Оплате также будут подлежать ЭЛН со статусом «Закрыт».
Бумажный больничный – как проверить подлинность?
К сожалению, не все организации зарегистрированы в электронной системе ФСС. И это грозит лишними сложностями для бухгалтера – придется обрабатывать бумажные больничные, которые, недобросовестные сотрудники могут и подделать.
Как проверить бумажный больничный:
- Подделки печатаются на обычной бумаге. Настоящий бланк можно сравнить с деньгами по плотности.
- Настоящий бланк довольно бледный, его можно сравнить с денежными купюрами. В подделках цвет яркий, зеленый.
- Водяные знаки в оригинальном бланке едва заметны, практически не просматриваются. Четко увидеть их можно только на просвет.
- Номер настоящего бланка вытеснен на бумаге. Достаточно пощупать номер рукой. Поддельные бланки обычно просто распечатываются на принтере.
- Обращайте внимание на качество печати бланка. Слова должны быть четко пропечатанны, без различий в контрастности и цвете.
- Убедитесь в существовании больницы и врача, выдавшего листок. Запросить информацию можно в местном отделении ФСС.
Чем электронные больничные отличаются от бумажных
Обычный бланк заполняется лечащим врачом и вручается работнику, который в свою очередь отдает его в бухгалтерию на работе. Электронный представляет собой запись в базе Фонда социального страхования. Медработник вносит сведения, ставит ЭП и сообщает человеку только номер.
Больничный, оформленный в СБИС, удобнее и надежнее бумажного:
- защищен ЭП и самим сервисом от потери, порчи или подделки;
- заполняется и проверяется автоматически: система подставляет СНИЛС, стаж, показатель дневного заработка – всю необходимую информацию о работнике;
- освобождает от громоздкого архива, ручного учета и походов в ФСС;
- ускоряет выплату, так как данные напрямую уходят в ведомство.
Насколько надежна система безопасности «Соцстрах»?
Информационная система «Соцстрах» обеспечивает все необходимые условия защиты информации и сохранения ее конфиденциальности в соответствии с требованиями законодательства в сфере информационных технологий. При этом сведения о диагнозе пациента медицинской организации, сформировавшей ему электронный листок нетрудоспособности, работодателю не предоставляются.
Сторонние лица доступа к электронному листку нетрудоспособности не имеют. Идентификация и аутентификация пользователей информационной системы «Соцстрах» для получения сведений в личных кабинетах осуществляются посредством федеральной государственной информационной системы «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме».
Необходимо ли распечатывать и хранить ЭЛН?
Согласно Информации ФСС ЭЛН является документом, имеющим юридическую силу, и в соответствии с Законом № 86-ФЗ формируется и хранится в информационной системе «Соцстрах».
Таким образом, работодателю нет необходимости распечатывать и хранить у себя копию электронного листка нетрудоспособности.
* * *
В заключение укажем, что в настоящее время основными российскими разработчиками бухгалтерского программного обеспечения, такими как компании «1С», «Тензор» (СБИС), «СКБ «Контур» и корпорация «Парус», обеспечено взаимодействие работодателей с ФСС по формированию ЭЛН непосредственно из программных продуктов, что значительно облегчает трудозатраты работодателей, использующих данное программное обеспечение.
В то же время чиновники ФСС отмечают, что в случае технической неготовности работодателя к формированию ЭЛН медицинская организация вправе заменить сформированный ЭЛН на листок нетрудоспособности, оформленный на бумаге. При этом посредством используемого программного обеспечения медицинской организацией в электронном листке нетрудоспособности указывается на прекращение действия ЭЛН (Письмо от 11.08.2017 № 02-09-11/22-05-13462).
Шаг 3. расскажите сотрудникам об изменениях
Как только компания подключилась к системе, расскажите сотрудникам, что у них есть право оформить больничный в электронном виде. Можно выпустить приказ под подпись или сделать рассылку по электронной почте.
Работник сам решает, в каком виде хочет оформить документ: в бумажном или электронном. Но у электронного больничного есть преимущества, донесите их до сотрудников:
- Его проще оформлять, не нужно дополнительно заверять печатями в регистратуре.
- Его невозможно испортить, забыть, потерять. Если застрахованный потеряет номер больничного, он сможет восстановить его в личном кабинете по номеру СНИЛС и паролю с Госуслуг.
- Электронный больничный не нужно бережно хранить и передавать бухгалтеру, как его бумажный аналог. Достаточно сообщить номер листка по телефону или по почте. Это особенно актуально для компаний с филиалами, разными офисами или отдельно расположенной бухгалтерией.
Можно ли получить электронный больничный безработному?
Правилами информационного взаимодействия страховщика, страхователей, медицинских организаций федеральных государственных учреждений медико-социальной экспертизы по обмену сведениями в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16.12.2017 № 1567 (далее – Правила), определены участники информационного взаимодействия, к которым относятся страховщик (Фонд), страхователи, медицинские организации и федеральные государственные учреждения медико-социальной экспертизы.
Органы службы занятости населения в отношении безработных граждан не выступают страхователями, тем самым к участникам информационного взаимодействия в соответствии с Правилами не относятся.
Таким образом, для указанной категории граждан выдается листок нетрудоспособности на бумажном носителе, оформленный в соответствии с Порядком выдачи листков нетрудоспособности, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н.
При наличии сформированного (с письменного согласия) безработному гражданину электронного листка нетрудоспособности, медицинская организация вправе заменить сформированный электронный листок нетрудоспособности на листок нетрудоспособности на бумажном носителе для предъявления в органы службы занятости населения.
Условия перехода на ЭЛН
На основании статьи 13 Закона № 255-ФЗ больничный лист в электронном виде выдается заболевшему сотруднику только с его письменного согласия. Более того, если работник дал такое согласие, а позже выяснилось, что его работодатель с ЭЛН еще не работает, право на пособие сохранится. Как разъяснили специалисты ФСС России, в этом случае медицинская организация по заявлению сотрудника должна аннулировать ЭЛН и выдать ему больничный лист на бумажном носителе (письмо от 11.08.17 № 02-09-11/22-05-13462).
ВНИМАНИЕ. Для работодателей переход на ЭЛН также является добровольным. Не установлено никакой ответственности для тех, кто не получит доступ к ЕИИС «Соцстрах» и не сможет работать с новым форматом больничных листов. Равно как и не предусмотрено никаких «бонусов» (освобождение от проверок, ускорение возмещения расходов и т.п.) для тех, кто подключится к системе электронных больничных.
Чтобы начать работать с новой системой, нужно совершить ряд действий. Во-первых, необходимо заключить соглашение об информационном взаимодействии с региональным отделением ФСС.
Во-вторых, надо приобрести усиленную квалифицированную электронную подпись (если таковой еще нет). Также нужно установить на компьютеры сотрудников, работающих с ЭЛН, специальную программу для проверки электронной подписи и защиты информации.
Плюсы и минусы электронного больничного
Для страхователей переход на ЭЛН имеет несомненные плюсы. К ним можно отнести:
- полную защиту от оплаты поддельных больничных листов. Подлинность ЭЛН проверяет ФСС еще на этапе выдачи документа медучреждением. А значит, работодатель, запрашивая электронный больничный по номеру, предоставленному работником, получает для оплаты уже проверенный и одобренный Фондом документ;
- отсутствие необходимости хранить больничные листы и предъявлять их при проверках. Вся информация об ЭЛН всегда есть в распоряжении ФСС, который может проверить ее без участия организации. А значит, представлять электронные больничные листы при проверках не придется. Это подтверждается на сайте ФСС.
Есть удобства и для работников, которые оформляют электронные больничные. Они могут быстрее получить соответствующую выплату, так как для назначения пособия не нужно передавать работодателю оригинал документа, а достаточно лишь сообщить его номер. Кроме того, электронная форма больничного листа делает невозможной его потерю или порчу. Наконец, в ЭЛН просто не может быть ошибок в указании информации о работодателе, так как медучреждение берет все сведения из базы данных ФСС.
Инструкция: как оформить согласие на электронный листок нетрудоспособности
Листок нетрудоспособности является основным документом, который подтверждает факт заболевания трудоспособного гражданина.
На основании правильно составленного листка работающим россиянам назначается и выплачивается пособие по нетрудоспособности.
Документ может быть оформлен на бумаге, в этом случае используется бланк строгой отчетности, отвечающий нескольким десяткам уровней и требований безопасности.
А с июля 2017 года стало возможным оформить электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН).
Такой документ получить на руки нельзя, он формируется в специализированных программах, направляется по защищенным каналам от медицинской организации в адрес работодателя для назначения денежного пособия по временной нетрудоспособности.
Затем электронный бланк переправляется в адрес Фонда социального страхования для контроля, возмещения средств работодателю и дальнейшего учета.
Однако применение электронной бумаги доступно только при соблюдении трех обязательных условий:
- Типовая форма информированного добровольного согласия на формирование электронной документации в отношении гражданина оформлена в медицинской организации. Простыми словами, заболевший работник оформил свое разрешение на обмен больничными листками в электронном формате в письменной форме.
- Работодатель, у которого трудоустроен застрахованный гражданин, имеет технические возможности для приема и обработки онлайн-документации в режиме реального времени. Отметим, что технические требования минимальны, дополнительно потребуется регистрация в специализированной системе страхователей ФСС «Соцстрах».
- Медицинская организация, в которой гражданин получает квалифицированную медицинскую помощь, имеет право на оформление документации данного рода, а также имеет техническую возможность в оформлении интернет-бумаг. Например, фельдшерско-акушерский пункт, функционирующий в удаленном населенном пункте, может не иметь доступа к информационной сети, следовательно, и возможности создать ЭЛН нет.
Разрешение должны оформлять только трудоустроенные граждане, которые имеют право на получение пособия по нетрудоспособности. Например, безработным, а также отдельным категориям россиян, которые не платят взносы по ВНиМ, не нужно оформлять согласие на выдачу электронного листка нетрудоспособности, бланк для них неактуален.
Электронный больничный
В продукте Астрал Отчет существует функция для запроса и заполнения ЭЛН. Она доступна для всех пользователей программы, подключивших направление сдачи отчетности ФСС.
Для запроса и заполнения ЭЛН в продукте Астрал Отчет нужно выполнить следующие действия. В плагине ФСС нажать кнопку «Создать запрос ЭЛН».
В окне «Формирование запроса на получение ЭЛН из ФСС» ввести номер ЭЛН и СНИЛС сотрудника.
Далее нужно нажать кнопку «Сформировать запрос». После формирования нужно отправить запрос с помощью «Мастера связи». Рисунок 1 Через несколько минут нужно проверить статус запроса, нажав на «Мастер связи».
После того, как ФСС пришлет успешно обработанный запрос, можно приступать к работе с ЭЛН.
Для этого в реестре ФСС нужно кликнуть правой кнопкой по сформированному запросу и выбрать пункт «Создать ЛН».
Рисунок 2 После получения листа нетрудоспособности от ФСС, в программе реализована возможность выгрузить данный лист в XML файл, для последующей загрузки в стороннее ПО, например, «1С-КАМИН:Зарплата».
Для этого в реестре ФСС в графе «Сводная информация» нужно стать на файл листа нетрудоспособности, нажать правую кнопку мыши, Сохранить вложение в нужный каталог. В стороннем ПО выбрать этот файл для загрузки. В процессе работы с листами нетрудоспособности встречаются следующие понятия: Реестр ЭЛН и Реестр сведений.
Отличия между данными реестрами следующие: Реестр ЭЛН — блок с данными работодателя (заполненная нижняя часть бланка Листа нетрудоспособности) (рис. 3). Рисунок 3 В Редакторе ЛН продукта Астрал Отчет, вкладка Реестр ЭЛН называется Данные работодателя (рис.
4). Рисунок 4 ФСС РФ не осуществляет оплату организациям, входящим в пилотный проект за отправленные Реестры ЭЛН. Для получения оплаты необходимо отправлять в ФСС РФ Реестр сведений.
Реестр сведений — реестр, который содержит в себе полную информацию, которая необходима для расчета и выплат пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, единовременного пособия женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности и иных выплат в субъектах Российской Федерации, участвующих в реализации пилотного проекта. В Редакторе ЛН продукта Астрал Отчет, к Реестру сведений относятся следующие вкладки:
- Листок нетрудоспособности;
- Освобождение от работы;
- Данные работодателя;
- Данные по ЛН для регламентированной отчетности».
Работа с реестром листов нетрудоспособности Для запуска главной формы реестра листов нетрудоспособности перейдите в пункт меню Формы — Реестр листов нетрудоспособности (рис. 5). Рисунок 5 Перед Вами откроется окно следующего вида (рис.
6). Рисунок 6 Для создания нового листа нетрудоспособности нажмите кнопку Создать новый ЛН.
Электронный листок нетрудоспособности
С 1 июля 2017 года по желанию застрахованного лица и с его письменного согласия может быть сформирован электронный листок нетрудоспособности. Согласно части 5 статьи 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ
«Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»
назначение и выплата пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам осуществляются на основании листка нетрудоспособности, выданного медицинской организацией в форме документа на бумажном носителе или (с письменного согласия застрахованного лица) сформированного и размещенного в информационной системе страховщика (Фонда социального страхования Российской Федерации (далее – Фонд) электронного листка нетрудоспособности, подписанного усиленными квалифицированными электронными подписями медицинского работника и медицинской организации, в случае, если медицинская организация и страхователь являются участниками системы информационного взаимодействия по обмену сведениями в целях формирования электронного листка нетрудоспособности.
Следовательно, электронные листки нетрудоспособности признаются равнозначными листам нетрудоспособности на бумажном носителе.
Кроме того, постановлением Правительства Российской Федерации от 16.12.2017 № 1567 утверждены Правила информационного взаимодействия страховщика, страхователей, медицинских организаций и федеральных государственных учреждений медико-социальной экспертизы по обмену сведениями в целях формирования электронного листка нетрудоспособности. Для участия в информационном взаимодействии в целях формирования электронных листков нетрудоспособности страхователи могут использовать собственное доработанное программное обеспечение, а также Личный кабинет страхователя, размещенный в сети «Интернет» по адресу: .
При этом следует отметить, что Личный кабинет страхователя не является обязательным инструментом для обеспечения информационного взаимодействия страхователя и Фонда. Для получения сведений об электронных листках нетрудоспособности в личном кабинете осуществляется идентификация и аутентификация пользователей посредством Единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА).
В рамках информационного взаимодействия по электронным листкам нетрудоспособности страхователь запрашивает информацию в информационной системе Фонда по номеру СНИЛС своего работника и представленного им номеру электронного листка нетрудоспособности. После получения сведений о сформированном листке нетрудоспособности, страхователь вносит в него сведения, необходимые для исчисления пособия, с указанием сведений о страхователе и застрахованном лице и подтверждает их усиленными квалифицированными электронными подписями главного бухгалтера, руководителя и страхователя (в том числе обезличенной).
Электронные больничные для работодателя гораздо выгоднее и удобнее, чем бумажные.
- Заполнение электронных больничных упростило процесс оформления. В случае с бумажным документом необходимо соблюдать осторожность, быть сосредоточенным и внимательным, использовать определенную ручку. А при оформлении больничного листа в кабинете сайте ФСС () можно не бояться совершить ошибку. Опечатку легко исправить, а бланк не будет испорчен, как в случае с бумажной версией.
- В системе ФСС онлайн больничный защищен от подделки. Это позволяет работодателю оградить себя от обмана, предотвратить неоправданные затраты. Увы, поддельные бумажные больничные листы можно купить практически в каждом городе. А в случае с цифровым документом такое мошенничество невозможно.
- Электронный больничный в кабинете ФСС () хранится без временных ограничений. Больше не придется заводить отдельную папочку и бояться потерять листок нетрудоспособности работника.
Раздел «Дополнительные документы»
Раздел присутствует в следующих типах пособий:
- пособие по уходу за ребенком.
- пособие по беременности и родам (если в пособии по нетрудоспособности установлен флажок «Поставлена на учет в ранние сроки беременности (до 12 недель)»);
- пособие по ранним срокам беременности;
- пособие по рождению ребенка;
Некоторые особенности заполнения:
- При необходимости можно заполнить данные о справке от другого родителя о неполучении пособия, данные о документе об усыновлении или опеке и данные о договоре о передаче в приемную семью.
- В обязательном порядке заполняются данные из документа о рождении ребенка — тип документа, серия и номер, дата выдачи, ФИО, дата рождения.
После заполнения раздела нажмите кнопку «Сохранить».
Преимущества электронных больничных
Бумажный больничный — это специальный бланк, его заполняет врач и отдает работнику.
Электронный больничный лист — это запись в базе ФСС. Врач заносит информацию, подписывает своей электронной подписью и дает сотруднику только номер.
Использовать электронные больничные намного удобнее, чем бумажные:
- Электронные больничные нельзя потерять, испортить и подделать, так как листы заверяются электронной подписью и СБИС сверяется с ФСС.
- Можно заполнить автоматически и проверить на ошибки: СБИС сам подставит в больничный номер СНИЛС, страховой стаж, размер дневного заработка и другие сведения о сотруднике из вашей учетной системы.
- Не нужно приносить лично в ФСС, вести учет листков и архив.
- Информация сразу попадает в ФСС, что ускоряет процесс получения выплат.