Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Можно ли принять сотрудника на работу задним числом?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Любой юрист по трудовому кодексу расскажет вам, что процедура оформления трудовых отношений имеет строгую последовательность. И нарушить ее бывает себе дороже. Из каких же этапов состоит оформление трудовых отношений?
Как оформляется трудовой договор?
Для начла, давайте определимся, какими они могут быть. Существует два типа договоров:
- Гражданско-правовой – это чаще всего договор на оказания конкретных услуг в ограниченный период времени. То есть любые услуги могут оказываться в рамках такого договора, если они оплачиваются по окончанию их предоставления. Работодатель платит за определенный объем работы и его результаты.
- Трудовой договор – это более сложный документ, который регулирует отношения работодатель-сотрудник на долговременной основе. Такой договор может включать множество пунктов и подпунктов, начиная с гарантий сотруднику и заканчивая регламентом и должностными инструкциями.
Как же происходит прием на работу нового сотрудника и заключение с ним договора?
- Кадровой службой или руководителем проводится собеседование с кандидатом и если он соответствует вакантной должности, его ставят в известность об условиях труда и оплате.
- Если стороны заинтересованы друг в друге, будущий сотрудник должен написать заявление о приеме на работу. Это заявление подписывается руководителем компании.
- Готовится трудовой договор, который подписывается руководителем организации.
- Оба документа передаются для подписи и ознакомления будущему работнику.
- После того, как кандидат подпишет договор и ознакомится с приказом, он становится сотрудником, и может приступать к своим обязанностям.
- Если сотрудник приступил к работе без подписания трудового договора, у работодателя есть три дня на то, чтобы оформить отношения по закону – подписать с ним трудовой договор.
Как оформить необходимые записи по предписанию проверяющих
Устранение нарушений по итогам проверки
Ситуации, когда проверкой компетентного органа выявляется нарушение в сфере оформления трудовых отношений (в частности, отсутствие письменного трудового договора), встречаются часто. Как правило, по итогам такой проверки руководитель компании либо отвечающее за кадровое делопроизводство должностное лицо привлекается к ответственности и выдается предписание на устранение недостатков.
И вот здесь возникает небольшая дилемма, ведь официально оформлять документ задним числом противозаконно, а вот устранить последствия проверки необходимо в кратчайшие сроки. Чтобы разрешить эту ситуацию потребуется выполнить несколько простых действий:
- По итогам проверки составить письменный трудовой договор с конкретным работающим сотрудником. Условия договора должны соответствовать сегодняшнему дню.
- Одним из пунктов договора должно значится срок вступления его в силу. Здесь целесообразно вписывать дату фактического начала работы сотрудником.
- Если же за время отсутствия договора его первичные условия (в частности, уровень оплаты труда) неоднократно менялись, можно обозначить в таком договоре первичный уровень заработной платы, а дальше просто прописать механизм, как в дальнейшем этот показатель будет меняться.
- Подписывается такой договор действующим руководителем. Дата договора должна соответствовать дате его составления и подписания.
Правила приема на работу
Согласно принятым законодательным актам Трудового кодекса прием на работу сотрудника начинается с подачи заявление на имя руководителя организации и заключения трудового договора между ним и работодателем, которым может являться физическое (индивидуальный предприниматель) или юридическое (организация, производственное предприятие, компания) лицо. На основании статьи 61 ТК РФ трудовой договор начинает действовать со дня его подписания или со дня фактического допуска к работе по согласованию или поручению руководителя предприятия или уполномоченного им лица.
Отсюда следует сделать вывод, что трудовые отношения между работодателем и работником возникают после полного оформления трудового договора, на основании которого формируется приказ о зачислении нового сотрудника в штат. Трудовой договор может быть составлен в произвольной форме или формате, принятом на конкретном предприятии. При составлении договора нужно учесть важные аспекты, установленные ст. 57 Трудового кодекса:
- Должность сотрудника;
- Фактические условия работы;
- Заработную плату;
- Режим работы;
- Гарантии работнику.
Сведения о надбавках, порядке и размере премирования в договоре можно не указывать, если эти данные прописаны в коллективном договоре или установлены локальными нормативными документами. Важным моментом при составлении договора является правильное указание должности, на которую принимается сотрудник, она обязательно должна присутствовать в штатном расписании организации.
Договор создается и заверяется в двух экземплярах, один из которых выдается на руки работнику, второй остается в кадровом отделе организации. Сотрудника нужно ознакомить с приказом о приеме на работу под личную подпись, по требованию работника отдел кадров обязан выдать ему копию документа. На основании приказа в трудовую книжку сотрудника вносится запись о приеме на работу, датированная не позднее чем 7 дней после утверждения приказа.
Причины, по которым документы оформляются задним числом
Сперва необходимо отметить, что достаточно часто можно столкнуться с понятием «оформить/подписать задним числом». Но что это значит для самого процесса документооборота и каким образом влияет на лиц, работающих с ними.
В целом, можно смело заключить, что документ, оформленный задним числом, является поддельным. Для лица, использовавшего такой документ, может наступить административная или уголовная ответственность. Первая регламентируется ст. 19.23 кодекса РФ об административных правонарушениях, вторая – ст. 327 УК РФ. Ответственность наступает только за подделку документов, которые удостоверяют личность или подтверждают права. Например, если при трудоустройстве работник предоставил поддельные документы, руководитель компании должен поставить в известность органы внутренних дел о выявленном нарушении. Также контролирующие органы могут выявить факт нарушения с документами, которые содержат перечень структурных подразделений, наименование должностей, информацию о количестве сотрудников.
Дата документа, вступающего в силу, должна соответствовать дате приказа.
Если же документ, оформленный задним числом, не является подделкой именно официального документа, тогда работодатель – невиновное лицо. Этим пользуются недобросовестные руководители, которые поручают «переделку» различного рода документов специалистам кадровой службы или же бухгалтерам.
Основные причины оформления задним числом:
1. Некогда, заболел, отсутствует кадровик, не работает программа и т.п.
2. Надо сначала проверить работника в деле, а потом уже определиться с оформлением.
3. Работник трудится неофициально, но грядёт проверка, и надо его легализовать.
4. Идёт административная проверка или судебный процесс, и нужно представлять документы, которых нет.
Причины важны. Они определяют мотивы и обстоятельства составления документа задним числом. А это влияет на оценку ситуации и ответственность. И ещё один важный момент — сроки, которые прошли от фактического допуска к работе до легализации трудоустройства.
Чем грозит оформление приёма на работу задним числом:
1. Если работник не учитывался при исчислении налогов и взносов, при сдаче отчётности — ждите претензий со стороны налоговиков. Конечно, если факт составления документов задним числом будет выявлен или об этом «расскажут» начисления и отчёты.
2. Если условия трудового договора не совпадут с ожиданиями работниками, он сам может оспорить своё оформление задним числом. Или отомстить работодателю, сообщив о нарушении в трудовую инспекцию. В этом случае проверки не избежать, а значит, могут найти и другие нарушения трудового законодательства. Выявят — статья 5.27 КоАП РФ. Санкции разные — от предупреждения до штрафа. Максимум — 100 тыс. рублей, при повторном нарушении — до 200 тыс. рублей.
3. Фальсификация доказательств по гражданским или административным делам — ст. 303 УК РФ. Ответственность наступит, если документы, оформленные задним числом, будут представлены в качестве доказательств, а фиктивная дата — иметь значение для разрешения спора.
Оформить сотрудника задним числом
при отпуске, вроде, не будет отчислений в ПФ
а руководитель хочет, чтобы именно отчисления были?
фактически и теоретически — отпуск без сохр.зпл как-то выглядит с большой натяжкой.
представим, работник пишет заявление о приеме на работу с 23.11.02 и в первый же день не выходит на работу — получается он не работал ни одного дня — следовательно и делать ему запись в тр.кн.о приеме на работу нельзя было,
т.е. он и не принят вовсе
далее рассмотрим Статья 234.
Обязанность работодателя возместить работнику материальный ущерб, причиненный в результате незаконного лишения его возможности трудиться
Работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате:
— законного отстранения работника от работы, его увольнения или перевода на другую работу;
( в этом случае отстранение от работы — д.б. хотябы один раб.день, иначе — он вовсе не принят; при увольнении и переводе — то же самое)
— отказа работодателя от исполнения или несвоевременного исполнения решения органа по рассмотрению трудовых споров или государственного правового инспектора труда о восстановлении работника на прежней работе;
(не подходит)
— задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника;
(не подходит, т.к. д.б. дни работы)
— других случаев, предусмотренных федеральными законами и коллективным договором.
(какие?)
Правила приема на работу
Согласно принятым законодательным актам Трудового кодекса прием на работу сотрудника начинается с подачи заявление на имя руководителя организации и заключения трудового договора между ним и работодателем, которым может являться физическое (индивидуальный предприниматель) или юридическое (организация, производственное предприятие, компания) лицо. На основании статьи 61 ТК РФ трудовой договор начинает действовать со дня его подписания или со дня фактического допуска к работе по согласованию или поручению руководителя предприятия или уполномоченного им лица.
Отсюда следует сделать вывод, что трудовые отношения между работодателем и работником возникают после полного оформления трудового договора, на основании которого формируется приказ о зачислении нового сотрудника в штат. Трудовой договор может быть составлен в произвольной форме или формате, принятом на конкретном предприятии. При составлении договора нужно учесть важные аспекты, установленные ст. 57 Трудового кодекса:
- Должность сотрудника;
- Фактические условия работы;
- Заработную плату;
- Режим работы;
- Гарантии работнику.
Сведения о надбавках, порядке и размере премирования в договоре можно не указывать, если эти данные прописаны в коллективном договоре или установлены локальными нормативными документами. Важным моментом при составлении договора является правильное указание должности, на которую принимается сотрудник, она обязательно должна присутствовать в штатном расписании организации.
Договор создается и заверяется в двух экземплярах, один из которых выдается на руки работнику, второй остается в кадровом отделе организации. Сотрудника нужно ознакомить с приказом о приеме на работу под личную подпись, по требованию работника отдел кадров обязан выдать ему копию документа. На основании приказа в трудовую книжку сотрудника вносится запись о приеме на работу, датированная не позднее чем 7 дней после утверждения приказа.
Трудовой договор задним числом
Когда работника принимают на работу, то с ним должны заключить письменный трудовой договор (в двух экземплярах он составляется, по одному для каждой стороны), не позднее пяти дней с начала работы произвести запись о приеме на работу в трудовую книжку (внести в имеющуюся или завести новую, если работник начинает работать впервые).
Основные обязанности работодателя по трудовому договору – предоставить работу и производить ее оплату. Заработная плата облагается налогами, в том числе и единым социальным, часть которого – это взносы в Пенсионный фонд.
Что называется, по жизни, работодатели по-разному могут не выполнять эти трудовые и налоговые обязанности, соответственно и стаж работник может по-разному подтверждать в свою очередь. Т.е.
Вам оформить трудовую могут без проблем «задним числом» (причем можно и просто попросить по-хорошему, можно и через суд обязать внести запись), не платя при этом взносов в ПФР. Здесь может быть проблема другого рода, если работодатель купил Вам трудовую книжку не заранее, а например, сейчас.
Тогда, например, при оформлении загранпаспорта может быть найдено несоответствие дат: дата, которой трудовая книжка начата будет существенно раньше даты ее выпуска. Такую же возможность проверить по Госзнаку имеют и сотрудники Пенсионного фонда. В этом случае лучше оформить дубликат как будто трудовая книжка была потеряна.
Что касается постепенной уплаты взносов в ПФР за прошлое время, то она возможна теоретически.
Здесь должны специальные юридические действия и работодателя, который выступает страхователем в системе обязательного пенсионного страхования, и Пенсионного фонда, чтобы последний принял к зачету уплачиваемые страховые взносы именно за Вас и именно, что они идут за несколько месяцев. А то получится, что у Вас большая зарплата и просто уплачен один взнос на нее.
Федеральным законом «Об обязательном пенсионном страховании» установлена ответственность за нарушение сроков уплаты взносов в виде штрафа, плюс взыскиваются пени. Так что сомнительно, что работодатель добровольно выплатит и взносы и все эти суммы сверх. Что касается подтверждения трудового стажа, то если за Вас не платили взносы, то этот период выпадет из Вашего страхового стажа, необходимого для получения пенсии. Представляется, что для того, чтобы найти работу, записи в трудовой книжке и / или письменного трудового договора достаточно (хотя, конечно, работодатели бывают разные). Иначе Вам придется обращаться в суд с иском об уплате за Вас страховых взносов и / или внесении записи в трудовую книжку.
О значении трудовой книжки и страховом стаже знакомьтесь, пожалуйста, с другими опубликованными ответами на нашем сайте.
© 2008-2018, ООО «Трудовой Консалтинг»
>Трудовой договор был оформлен задним числом. Что делать?
Можно ли официально оформить работника задним числом, так как это ему необходимо для подтверждения трудового стажа?
При составлении трудового договора с сотрудником бюджетного учреждения также можно руководствоваться , утвержденными .
Трудовые отношения могут возникнуть и без заключения трудового договора, на основании фактического допуска сотрудника к работе.
В этом случае договор, хоть и неоформленный письменно, считают заключенным. Аналогичную позицию занимают и суды (см., например, , ).
Допуск к работе без предварительного оформления трудового договора вправе провести только сотрудник, имеющий на это соответствующие полномочия.
Такие полномочия могут быть закреплены в должностной инструкции (трудовом договоре) сотрудника или в отдельном локальном акте – приказе работодателя. Специальное документальное оформление фактического допуска новичка к работе Трудовым кодексом РФ не предусмотрено.
Риски и последствия подписания (неподписания) договора
Подписание договора задним числом: риски
Чтобы в полной мере осознать, чем чревато несвоевременное оформление письменных трудовых соглашений и дальнейшее их подписание «задним числом», предлагаем рассмотреть возможные последствия таких действий.
По административному законодательству несвоевременно подписанный трудовой договор может стать причиной наложения на администрацию (уполномоченное на подписание таких договоров лицо) штрафа в размере от одной до пяти тысяч рублей. Если же будет доказана вина юридического лица, а не конкретного работника, штраф может составить до 50 тысяч рублей либо же вплоть до приостановления хозяйственной деятельности на три месяца.
Если же нарушение письменного оформления трудовых отношений выявляется повторно – должностное лицо может ожидать штраф в размере до 20 тысяч рублей либо же дисквалификация на срок до трех лет. Уровень штрафа для юридических лиц возрастает до 75 тысяч рублей.
Основания для увольнения задним числом
- По инициативе работника. Работник в этом случает пишет заявление, где указывается необходимая дата. Документы по увольнению датируются той же датой;
- Соглашение работника и работодателя. В этом случае указывается не только желаемая дата увольнения, но и также фактическая дата прекращения работы;
- Инициативе работодателя. Уволить работника можно и за прогулы. Для этого необходимо зафиксировать все прогулы. При этом следует помнить, что прогулом является грубое нарушение трудовой дисциплины, которое ведет к увольнению в одностороннем порядке. Расторгается договор датой, в которую работник в последний раз посещал свое рабочее место. В трудовой также следует внести соответствующую формулировку. Если работодатель просто поставит в известность работника об увольнении задним числом, то это является правонарушением, являющимся основанием для обращения в суд;
- Смерть работника. При установлении факта смерти расторжение договора с работником оформляется приказом, в котором указывается фактическая дата. В трудовой дата увольнения указывается по фактической дате смерти. В качестве основания, послужившего расторжению договора указывается свидетельство о смерти.
Вопрос-ответ. Консультация.
Когда работника принимают на работу, то с ним должны заключить письменный трудовой договор (в двух экземплярах он составляется, по одному для каждой стороны), не позднее пяти дней с начала работы произвести запись о приеме на работу в трудовую книжку (внести в имеющуюся или завести новую, если работник начинает работать впервые). Основные обязанности работодателя по трудовому договору – предоставить работу и производить ее оплату. Заработная плата облагается налогами, в том числе и единым социальным, часть которого – это взносы в Пенсионный фонд.
Что называется, по жизни, работодатели по-разному могут не выполнять эти трудовые и налоговые обязанности, соответственно и стаж работник может по-разному подтверждать в свою очередь.
Т.е. Вам оформить трудовую могут без проблем «задним числом» (причем можно и просто попросить по-хорошему, можно и через суд обязать внести запись), не платя при этом взносов в ПФР. Здесь может быть проблема другого рода, если работодатель купил Вам трудовую книжку не заранее, а например, сейчас. Тогда, например, при оформлении загранпаспорта может быть найдено несоответствие дат: дата, которой трудовая книжка начата будет существенно раньше даты ее выпуска. Такую же возможность проверить по Госзнаку имеют и сотрудники Пенсионного фонда. В этом случае лучше оформить дубликат как будто трудовая книжка была потеряна.
Что касается постепенной уплаты взносов в ПФР за прошлое время, то она возможна теоретически. Здесь должны специальные юридические действия и работодателя, который выступает страхователем в системе обязательного пенсионного страхования, и Пенсионного фонда, чтобы последний принял к зачету уплачиваемые страховые взносы именно за Вас и именно, что они идут за несколько месяцев. А то получится, что у Вас большая зарплата и просто уплачен один взнос на нее. Федеральным законом «Об обязательном пенсионном страховании» установлена ответственность за нарушение сроков уплаты взносов в виде штрафа, плюс взыскиваются пени. Так что сомнительно, что работодатель добровольно выплатит и взносы и все эти суммы сверх.
Что касается подтверждения трудового стажа, то если за Вас не платили взносы, то этот период выпадет из Вашего страхового стажа, необходимого для получения пенсии. Представляется, что для того, чтобы найти работу, записи в трудовой книжке и / или письменного трудового договора достаточно (хотя, конечно, работодатели бывают разные). Иначе Вам придется обращаться в суд с иском об уплате за Вас страховых взносов и / или внесении записи в трудовую книжку.
О значении трудовой книжки и страховом стаже знакомьтесь, пожалуйста, с другими опубликованными ответами на нашем сайте.
| Я студентка дневного отделения. Работаю по вечерам в турфирме уже больше года, по трудовому договору. Могут ли мне оформить трудовую книжку задним числом, т.е. зафиксировать весь срок моей работы, а отчисления в пенсионный фонд произвести постепенно потом? Если нет, то как зафиксировать мой стаж по закону, чтобы при приеме на постоянную работу, видели, что стаж работы уже есть? |