Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что делать с личным делом сотрудника после увольнения — сроки хранения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Форма личной карточки (№ Т-2) утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Применение унифицированной формы необязательно, но именно она позволяет наиболее полно и наглядно раскрыть информацию о сотруднике (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).
Документы, необходимые для заполнения личной карточки
Личная карточка заполняется работником кадровой службы сразу же после оформления трудовых отношений и издания приказа (распоряжения) о приеме на работу. При заполнении личной карточки используются данные документов, предоставленных сотрудником при трудоустройстве.
В целях заполнения личной карточки потребуется следующий комплект документов:
- паспорт или заменяющий его документ (например, временное удостоверение личности);
- трудовая книжка;
- страховое пенсионное свидетельство (СНИЛС);
- военный билет (для военнообязанных);
- документ об образовании (аттестат, диплом) для специалистов.
В некоторых случаях (они специально оговорены в ТК РФ) могут потребоваться:
- документ, подтверждающий прохождение медосмотра;
- загранпаспорт;
- справка о наличии (отсутствии) судимости.
Формирование личного дела работника: образец 2020-2021
Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:
- На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
- Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
- Каждый лист дела нумеруется.
- В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
- Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.
Кто имеет доступ к личным делам
Все дела содержат персональные данные (ПД), а соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152). Список лиц, имеющих допуск к ПД, утверждается приказом руководителя. При этом лица, получившие доступ к ПД, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта ПД, если иное не предусмотрено федеральным законом.
Руководитель организации приказом назначает ответственных за ведение и хранение ЛД (обычно это руководитель кадровой службы и его подчиненные), а также утверждает список лиц, имеющих к ним доступ (данную информацию можно закрепить и в Инструкции по ведению личных дел). В данный список, как правило, включаются:
- руководитель организации и его штатные заместители;
- руководитель и работники отдела кадров;
- руководитель и работники юридической службы;
- сотрудники бухгалтерии, начисляющие заработную плату и осуществляющие налоговые и иные отчисления;
- руководители структурных подразделений (в отношении подчиненных работников);
- другие ответственные сотрудники, утвержденные приказом.
Срок хранения личных дел уволенных сотрудников
Часто возникает вопрос, сколько хранятся личные дела сотрудников? ЛД — это документы длительного хранения (дела, заведенные после 2003 года, хранятся 50 лет; ранее — 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125)), поэтому в случае увольнения работника они подлежат тщательной проверке и закрытию. Для этого осуществляется сверка всех находящихся в деле документов, закрывается опись, в конец дела вкладывается лист-заверитель и затем дело прошивается на 4 прокола.
Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения? Архивация личных дел уволенных сотрудников происходит через три года после его закрытия (для муниципальных и госслужащих этот период составляет 10 лет). Хранить ЛД уволенных необходимо отдельно от ЛД действующих работников. Если в организации имеется помещение для хранения архивных дел, то они временно перемещаются туда. Если специально оборудованного помещения нет, то располагаются либо на отдельной полке в хранилище, либо в другом сейфе.
На кого заводят личные дела
Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.
Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.
Это тоже важно знать:
Как исправить недействительную запись в трудовой: образец внесения изменений
На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:
- руководящее звено;
- заместители руководителей разных уровней;
- ключевые специалисты;
- сотрудники, несущие материальную ответственность;
- кадровый резерв и др.
Чем определяется срок хранения личных дел сотрудников
Деятельность организаций всех форм собственности сопровождается и подтверждается документами. Кадровый учет ведут все предприятия, где используется наемный труд, подтверждаемый трудовыми договорами.
Документы по личному составу подшиваются в именную папку — «Личное дело».
Закон обязывает вести личные дела только в отношении военнослужащих и сотрудников, состоящих на государственной и муниципальной службе.
Коммерческие предприятия вправе сами решать, будут ли личные дела включены в кадровую политику организации. Личное дело — удобная форма кадрового учета, ее используют почти все предприятия, независимо от формы собственности.
Личное дело создается при трудоустройстве нового сотрудника. Впоследствии личное дело пополняется документами, которые сопровождают трудовую деятельность работника в компании.
После того, как трудовой договор с работником расторгнут, работодатель обязан хранить его личное дело. Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения, зависит от:
- даты окончания производства по делу,
- того, относится ли должность работника к категории «руководитель».
Например, срок хранения личного дела руководителя организации не имеет давности. Досье руководителей, независимо от формы собственности возглавляемых ими предприятий, хранятся постоянно.
Личное дело работника
Именно поэтому на предприятии, система хранения должна быть продумана, таким образом, чтобы исключить доступ иных лиц. Идеально подойдет сейф или металлический шкаф, запирающийся на ключ. Персональные дела хранятся исключительно в кадровой службе только на работающих сейчас сотрудников. Закрывается кадровой службой и передается в свой архив дело на уволенного сотрудника. На госслужбе личные дела, прекративших службу сотрудников хранятся 10 лет в архиве самого работодателя и только после, передаются в государственных архив. Для других предприятий время самостоятельного хранения не установлено, но многие используют годичный срок. Для сдачи дела в архив в обязательном порядке заполняется лист заверитель. Он содержит итоговую информацию о его составе и физическом состоянии каждого личного дела. Указанный лист подшивается последним.
N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ), а также нормы гл. 14 ТК РФ. В связи с тем что на работодателя возлагается обязанность по защите персональных данных, рекомендуется оборудовать офис отдела кадров таким образом, чтобы исключить возможность хищения и утраты личных дел (например, приобрести несгораемые шкафы).
Лица, уполномоченные на ведение и хранение личных дел работников, могут привлекаться к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения этих дел. На практике часто возникает вопрос: можно ли ознакомить работника с его личным делом? В соответствии с Законом N 152-ФЗ работник как субъект персональных данных, обладает определенными правами на защиту своих данных имеющихся у работодателя.
В соответствии со ст.
В таком случае наименование предшествующего отдела берется в скобки.
- Указывается номер дела, только перед ним вначале прописывается индекс по номенклатуре дел фирмы (Дело № 05 (индекс) — 256 (номер)).
- Далее идет заголовок дела, в данном случае это ФИО работника, на которого оно заведено.
- В правом нижнем углу указываются крайние даты, то есть дата открытия дела (день приема на работу) и закрытия (день приказа об увольнении). Также сколько листов содержится в деле, после его описи и срок хранения.
Скачать бланк обложки для личного дела (титульный лист) можно здесь:Обложка для личного дела (титульный лист) Из чего состоит папка? Стоит заметить, что по ГОСТ 17914-72 дела длительного хранения, в том числе и персональное дело сотрудника должны находить исключительно в цельнокартнонных обложках.
О порядке хранения трудовых договоров
Трудовой договор хранится в личном деле. Документы располагаются в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления (п. 3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела. Личные дела сотрудников храните 75 лет.
Порядок формирования личных дел сотрудников утверждает руководитель отдела кадров, а если такого подразделения нет, то – руководитель организации. Личные дела сотрудников хранятся в организации в алфавитном порядке. Личные дела по уволенным сотрудникам передаются в архив.
Обратите внимание
Если архива нет, личные дела уволенных работников оформляют в соответствии с установленными правилами в организации.
Коммерческая организация не обязана формировать дела. Вы можете хранить трудовые договора в этом случае в папках в соответствии с номенклатурой организации. Соответствующий порядок хранение трудовых договоров нужно установить самостоятельно.
- Обоснование
- Из рекомендации Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
- 1.Как оформить личное дело сотрудника
- Формирование личного дела
Личное дело формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации персональных данных. Как правило, в организациях личные дела заводят на руководителей, специалистов, материально-ответственных сотрудников.
Ситуация: обязана ли организация вести личные дела сотрудников
Нет, не обязана.
Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной гражданской службы (подп. 5 п. 1 ст. 44 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). Подробно порядок оформления личных дел государственных служащих прописан в Указе Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.
Если, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, организация решит ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательных материалов можно использовать приведенные выше нормативные акты, касающиеся госслужащих. Кроме того, соблюдайте правила оформления документов, установленные, в частности, в ГОСТ Р 6.
30-2003 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст), в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Также существуют нормативные акты, регламентирующие особенности формирования личных дел в соответствующих ведомствах (п. 3.4.
7 Правил, утвержденных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
Порядок формирования личных дел сотрудников утверждается руководителем отдела кадров (если такого подразделения нет – руководителем организации). Данный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции.
Как правило, в личное дело включаются следующие документы:
- внутренняя опись документов дела;
- личный листок по учету кадров;
- анкета;
- дополнение к личному листку по учету кадров;
- автобиография;
- заявление о приеме на работу;
- копия документа, удостоверяющего личность;
- копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
- копия ИНН;
- должностная инструкция;
- копии документов об образовании;
- характеристики и рекомендательные письма;
- личные заявления работника;
- трудовой договор;
- копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
- аттестационные листы;
- отзывы должностных лиц о работнике;
- справки о состоянии здоровья;
- фотографии;
- лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).
Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу.
В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора. Такой порядок следует из пунктов 3.5.3 и 3.6.
18 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
Документы располагаются в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления (п. 3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
Пример оформления личного дела сотрудника
Ответственным за ведение кадрового учета в организации назначен бухгалтер В.Н. Зайцева.
Зайцева оформила личное дело главного бухгалтера А.С. Глебовой. Обложка и документы личного дела выглядели так:
Внутренняя опись документов дела
Ситуация: когда нужно составить внутреннюю опись документов личного дела
Внутреннюю опись документов сразу вложите в дело и заполняйте ее по мере поступления в него документов.
Перед сдачей дела на архивное хранение на описи сделайте итоговую запись, в которой укажите, сколько всего документов находится в деле и из скольких листов оно состоит.
Подтверждают такой порядок положения пункта 3.6.17 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела. При этом сами листы внутренней описи пронумеруйте отдельно.
Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке (п. 3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
Поэтому вначале во внутреннюю опись внесите документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее – в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу.
Подписать внутреннюю опись должен сотрудник, ответственный за ее составление.
Хранение личных дел
Личные дела работающих сотрудников храните в отделе кадров. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив.
Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции.
Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. Такой порядок следует из пункта 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела (п. 3.6.7 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно (ст. 656 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).
2.Как составить номенклатуру дел в кадровой службе
Что такое номенклатура дел
Номенклатура дел – один из основных документов, который должен быть разработан в организации. В нем содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести, кто с ними должен работать, где и в течение какого времени они должны храниться.
Номенклатура дел разрабатывается для того, чтобы:
- вести учет дел, заведенных в течение года в организации и в ее структурных подразделениях;
- формировать дела (обеспечивать порядок при подшивке документов в дела);
- вести индексацию дел;
- обеспечить поиск документов.
Порядок составления номенклатуры дел описан в пункте 3.2.5 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.
Обычно номенклатура дел составляется в качестве единого документа для всей организации. При этом она включает в себя номенклатуры отдельных подразделений. Например, канцелярии, секретариата, финансового отдела, административного отдела, кадровой службы.
Назначение и цели личных дел
Для коммерческих компаний обязанность ведения и порядок составления личных дел не установлены. Руководитель организации самостоятельно принимает решение о целесообразности составления и ведения подобных документов. Для госкомпаний/госорганов такое требование есть в Указе Президента РФ от 01.06.1998 № 640: они оформляют личные дела на каждого трудящегося.
Личное дело включает в себя пакет документов о трудовой деятельности сотрудника, а также о его образовании, опыте работы, семейном положении, статусе военнообязанного. Его создают и ведут лишь во время занятости сотрудника в компании, а после его увольнения сдают в архив.
В личное дело включают документы:
- предоставленные работающим во время трудоустройства;
- издаваемые в компании в период его деятельности.
Полученная информация нужна работодателю для:
- оформления трудовых отношений;
- организации последующего обучения работника;
- разработки планов карьерного роста;
- обеспечения безопасности;
- контроля качества исполняемых должностных функций.
Срок хранения личных дел уволенных сотрудников
Как хранить личные дела уволенных сотрудников, работодатель определяет сам в соответствии с требованиями законодательства и устанавливает регламент внутренним нормативным актом. После ухода работника его личное дело передается для дальнейшего хранения в архив предприятия.
Личные дела уволенных сотрудников имеют личные сроки хранения. Сроки определяют по Перечню № 558 и обязательно указывают на обложке досье. Оно, хоть и формируется из разных документов, классифицируется как одна единица хранения. В общем случае все бумаги, подшитые в папку, имеют единый срок хранения.
Если архивного подразделения в организации нет, первое время хранение личных дел уволенных сотрудников продолжает кадровая служба. Сотрудники службы подготавливают дела и передают их в государственный или муниципальный архив.
В таблице показано, сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников, в соответствии со строкой 656 Перечня № 558.
Таблица. Срок хранения личных дел уволенных работников
Важно!
Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников
Личные дела уволенных сотрудников могут храниться только при наличии годовой описи. В определенный год кадровик составляет список уволенных сотрудников и проставляет на обложке дел год прекращения трудовых отношений.
Передать документы в архив нужно не позднее 12 месяцев с момента увольнения.
Сроки хранения документов регламентированы приказом Минкультуры от № 558 и составляют от 3 до 75 лет в зависимости от документов.
На практике отсчет срока хранения дел начинается с 1 января актуального года.
Также согласно «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (приказ Минкультуры от № 558) на постоянной основе сохраняются в архиве документы:
- глав предприятий;
- главы предприятия;
- членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации;
- членов (депутатов) представительных органов всех уровней власти в России;
- сотрудников, которые имеют государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания.
Учтите, что в законе есть оговорка. Так, указанные сроки не применяют, если действующими перечнями архивных документов для документов по личному составу установлен другой период хранения.
Так, на основании статьи 656
- главы предприятия;
- членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации;
- членов (депутатов) представительных органов всех уровней власти в России;
- сотрудников, которые имеют государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания.