Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «С 2023 года организации смогут оформлять электронные путевые листы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Любым организациям и индивидуальным предпринимателям, чья сфера деятельности связана с оказанием транспортно-перевозочных услуг, полагается вести журнал учета путевых листов в обязательном порядке. Указание основано на нормах Федерального закона № 259-ФЗ от 18.11.07 и Приказе Минтранса от 18.09.08 г. № 152.
Как заполнять путевые листы в этом и следующем году
Наименование и номер путевого листа указываем в шапке документа. Обычно для наименования используют комбинацию: путевой лист + тип транспортного средства. Например, «Путевой лист для грузового автомобиля». И ведут внутреннюю нумерацию.
Путевые листы разделяют на однодневные и многодневные, со сроками начала и окончания. Максимального срока действия путевого листа нет.
Собственником (владельцем) транспортного средства может быть юрлицо или ИП – от его имени и заполняем документ.
Исчерпывающую информацию приводим в графе «Сведения о ТС»:
-
тип ТС,
-
марка и модель (при наличии прицепа – марка и модель прицепа),
-
государственный регистрационный номер (при наличии прицепа – госномер прицепа),
-
дата и время предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС,
-
дата и время выпуска ТС на линию и его возвращение.
Журнал учета путевых листов в 2022 году
ИП и компании могут в 2022 году сами разработать форму журнала учета путевых листов. Ее надо закрепить в учетной политике. Оформляют документ на срок не более года, но при необходимости его можно сократить до 1 месяца.
Журнал регистрации путевых листов состоит из двух частей:
-
Лист, на котором указывают название организации, код по ОКПО и период, в течение которого будет вестись журнал.
-
Таблица, в которой указывают:
- номер путевого листа и дату его выдачи,
- данные водителя и его табельный номер,
- гаражный номер автомобиля;
- подписи лиц, ответственных за ведение журнала: водителя, диспетчера и бухгалтера.
Нужен ли журнал и обязательно ли вести
Что касается предприятий, не связанных напрямую с оказанием услуг транспортно-перевозочного характера, но пользующихся автотранспортными средствами в процессе своей деятельности, наличие журнала учета путевых листов не является обязательным для таковых, но может использоваться для систематизации и упрощения учета используемых в работе данных.
Журнал учета путевых листов, форма 8, был утвержден Постановлением Госкомстата № 78 в 1997 году, но с 01.01.2013 вступил в действие Федеральный закон № 402-ФЗ, упраздняющий существующую унифицированную форму 8. С указанной даты транспортные предприятия, ведущие прежде журнал учета путевых листов по форме 8, получили возможность разрабатывать собственный, наиболее оптимальный вариант учетной ведомости при условии, что основные разделы унифицированной формы 8 будут продублированы.
Сроки хранения и ответственность
Действующее законодательство не устанавливает точных рамок для хранения для этого случая. Храните подшитый и пронумерованный документ в организации не менее 5 лет, так как он содержит информацию о первичке (путевых листках). Определите отдельным приказом ответственное лицо за ведение и хранение ЖУ. Под подпись ознакомьте его с порядком ведения документа.
Если в организации не ведется журнал учета выдачи путевых листов, образец не утвержден, то налоговики могу оштрафовать по п. 1 ст. 126 НК РФ. То есть по запросу налоговой инспекции учреждение должно в установленный срок предоставить требуемую документацию. Если этого не сделать, ИФНС выпишет штраф — 200 рублей за каждый документ.
Журнал учета путевых листов: обязательно ли вести его
Большинство организаций используют транспортные средства. Но эксплуатация транспорта сопряжена со значительными расходами, и их важно контролировать. Основным документом, подтверждающим расходы и передвижение автомобиля, является путевой лист. Это первичный документ, в котором отражаются подробные сведения о маршруте, грузе, пассажирах, водителе и транспортном средстве. Вести их учет следует в специальном журнале.
ВАЖНО!
Журнал учета путевых листов (ЖУ) обязательно должны вести все организации, которые имеют в собственности транспортные средства (п. 17 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).
Закон о бухгалтерском учете № 402 от 06.12.2011 отменил обязательное применение унифицированной формы документа — код по ОКУД 0345008. Форма № 8 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.
Прилагаемый бланк и образец заполнения – это типовая межотраслевая форма №8, которая была принята Постановлением №78 Госкомстата 28 ноября 1997 года. Она долгое время была в ходу, да и сейчас не потеряла своей актуальности.
Однако с 2013 года применение именно такого бланка стало необязательной процедурой. Каждая организация вправе самостоятельно выбирать, какой из форм для отметки выдачи путевых листов она будет пользоваться.
Организация даже может вносить изменения в существующие формы документов для собственного удобства. Главное, чтобы эти действия подтверждались отдельным приказом руководителя с подписью и печатью, а также были отмечены в учетной политики компании.
Если же использовать типовую форму, то такие меры не понадобятся. Кроме того, типовая форма журнала удовлетворяет всем требованиям, которые к ней применяются. Внося изменения в графы, заполняющий рискует столкнуться с ситуацией нарушения трудового или налогового законодательства. По этим и другим причинам форма №8 остается в ходу.
Обязательно ли вести журнал
Автотранспортные компании, а также другие организации и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие автотранспортные средства, расходы, например, на бензин, должны подтверждать оправдательными документами. Основными документами первичного учета, определяющими показатели работы транспортных средств, являются путевые листы. Также путевые листы служат для начисления заработной платы водителям и осуществления расчетов за перевозки грузов.
Заметим, что если вы оказываете услуги по отдельным договорам перевозки, то по требованию Минтранса должны вести журнал регистрации путевых листов. Например, по унифицированной форме № 8. Это предусмотрено пунктом 18 , утв. Приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152.
Если же вы платными перевозками вы не занимаетесь и, например, своим транспортом забираете товар у продавца, то вести журнал не обязаны. Однако стоит признать, что журнал он удобен для внутреннего контроля за движением листов. Вы всегда можете определить, кому и какой путевой лист выдан, а также сдан ли он в урочный срок в бухгалтерию. Это важно для своевременного расчета и учета расходов на ГСМ, в частности, в 2021 году.
Журнал предназначен для контроля за движением путевых листов. По нему можно проследить, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли они их сдали в бухгалтерию.
Журнал учета путевых листов: обязательно ли вести его
Большинство организаций используют транспортные средства. Но эксплуатация транспорта сопряжена со значительными расходами, и их важно контролировать. Основным документом, подтверждающим расходы и передвижение автомобиля, является путевой лист. Это первичный документ, в котором отражаются подробные сведения о маршруте, грузе, пассажирах, водителе и транспортном средстве. Вести их учет следует в специальном журнале.
ВАЖНО!
Журнал учета путевых листов (ЖУ) обязательно должны вести все организации, которые имеют в собственности транспортные средства (п. 17 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).
Закон о бухгалтерском учете № 402 от 06.12.2011 отменил обязательное применение унифицированной формы документа — код по ОКУД 0345008. Форма № 8 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.
Впрочем, учреждение вправе вести ЖУ по этой необязательной форме № 8 либо нужно утвердить в учетной политике собственный вариант, который учитывает специфику деятельности организации.
В приказе № 52н об утверждении форм первичных документов и регистров бухучета, применяемых организациями государственного сектора, форма документа не указана.
Требования к заполнению журнала
Форма № 8 – это журнал, на титульном листе которого указывается название компании, ее статус и период охвата. Собственно журнал – это таблица, в которую вносятся сведения обо всех выданных фирмой путевых листах. Даже, если какой-либо из них будет неправильно заполнен и испорчен, он прикладывается к журналу с пометкой «Испорчен», а его номер должен быть занесен в общем хронологическом порядке в журнал.
Как и многие регистрационные книги, журнал имеет сквозную нумерацию листов, прошивается, заверяется росписью руководителя и печатью организации (если она есть). Ответственность за заполнение документа и достоверность сведений в нем возлагается на сотрудника, назначенного выполнять эту работу распоряжением руководства либо в соответствии с должностными обязанностями. Журнал учета путевых листов, форма 8, скачать можно ниже. Выглядит он так:
ИП и организации, которые занимаются оказанием транспортных услуг или используют в своей работе транспорт, должны регистрировать выданные шоферам путевые листы в специальном журнале. Это сказано в п. 1 ст. 1 и п. 1 ст. 6 ФЗ от 8 ноября 2007 года №259-ФЗ, а также в п. 17 Приказа Минтранса от 18 сентября 2008 года №152.
Другие компании и ИП могут решать самостоятельно, вести им такой журнал или нет.
Назначение документа — следить за своевременностью выписывания и сдачи путевых листов, списания ГСМ, данные о которых были обозначены в переданных водителям путевых листах.
Для справки! Путевой лист дает водителю право управлять транспортным средством, фиксирует сведения о маршруте, расходе ГСМ. Его оформляют на рейс или смену (с 1 марта 2021 года). На месяц «открывать» документ запрещено.
Журнал движения путевых листов заводят на срок не больше 1 года. При надобности это время можно сократить до 1 месяца. Данные вносят обо всех путевых листах без исключений, в хронологическом порядке.
Ведение журнала ложится плечи работника, которого глава компании назначил для этого соответствующим приказом. Также это может быть сотрудник, в чьей должностной инструкции или трудовом договоре прописаны эти обязанности.
После того как журнал будет полностью заполнен, его сшивают и скрепляют подписью главы компании или уполномоченного на это работника. Хранить документ в организации нужно не менее 5 лет.
Систематизация бухгалтерии
Указанные даты, время и показания одометра проставляют уполномоченные лица предприятия и предпринимателя (или сам предприниматель, если он выполняет обязанности водителя) и заверяют их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий (п. п. 13, 14 Порядка). Если на одно ТС выписано несколько путевых листов (на разных водителей), они заполняются особым образом (п. 15 Порядка). Дата, время и показания одометра при выезде ТС проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с места постоянной стоянки. Соответственно, дату, время и показания одометра при заезде ТС следует фиксировать в путевом листе водителя, который последним заезжает на постоянную стоянку.
- номер водительского удостоверения;
- сведения о сопровождающих лицах;
- задание водителю (наименование и адрес заказчика, время прибытия и убытия);
- информация о фактическом выполнении задания, маршруте движения, времени прибытия и убытия от заказчика, заверенного его штампом;
- движение горючего (марка, выдано, сдано, время работы спецоборудования и двигателя);
- расход горючего (марка, по норме и фактически);
- отметки о техническом состоянии ТС, проставляемые механиком при выезде и возвращении автомобиля в парк.
В заполнении этой типовой формы обычно не возникает проблем. Вести учет путевых листов можно от руки или заполнять бланк на компьютере, а в конце дня распечатывать страницы, чтобы все уполномоченные лица могли расписаться. В рукописном варианте вести документ удобнее, если машин в организации много и диспетчер постоянно выдает и принимает путевки. Титульная страница документа, как обычно, содержит наименование организации, ее ОКПО и период, на который заведен бланк. Никаких подписей и печатей на титульной странице проставлять не нужно. Страницы документа должны быть пронумерованы, и их количество указано на его задней стороне. Прошивать и заверять печатью бланк не обязательно. Образец книги регистрации путевых листов покажет, как заполнить титульную и последующие страницы.
Журнал учета движения путевых листов: что это за документ
Форма № 8 утверждена Госкомстатом в 1997 году и до 2013 года являлась обязательной для предприятий, имеющих на балансе любой автотранспорт. С начала 2013 года она перестала быть обязательной, однако это совершенно не означает, что вести журнал теперь нет необходимости. Просто законодатели разрешили компаниям разрабатывать более удобные для себя формы документа, сохраняя, тем не менее, в нем полный набор обязательных реквизитов. Заметим, что большинство компаний по-прежнему используют журнал учета путевых листов, дополнив необходимые (важные для компании) графы.
Типовая или измененная форма журнала вводится в документооборот отметкой в учетной политике или отдельным приказом руководителя. Обычно журнал обновляется ежегодно, однако в крупных автотранспортных предприятиях зачастую устанавливают ежемесячный цикл, о чем также упоминают в учетной политике фирмы. Являясь первичным учетным документом, по общему правилу журнал хранится в предприятии или архиве не меньше пяти лет.
Журнал учета путевых листов: образец заполнения
|
№ п/л |
Дата выдачи п/л |
Водитель |
Гаражный № ТС |
Подпись |
Примечание |
|||
|
ФИО |
таб. № |
водителя в получении п/л |
диспетчера и дата приемки п/л и документов от водителя |
бухгалтера и дата приемки п/л |
||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
0001 |
10.01.2017 |
Сергеев Антон Михайлович |
941 |
0025 |
роспись водителя |
10.01.2017 подпись диспетчера |
13.01.2017 подпись бухгалтера |
заполняется при особенностях маршрута и т.п. |
|
0002 |
10.01.2017 |
Першин Андрей Викторович |
856 |
0034 |
роспись водителя |
10.01.2017 подпись диспетчера |
13.01.2017 подпись бухгалтера |
Новые обязательные реквизиты путевых листов с 1 января 2021 года
Представленный образец заполнения журнала учета путевых листов предполагает, что данные включают без разбивки по месяцам. Но разрешается делать иначе: с наступлением нового месяца фиксировать сведения на новой странице или даже в новом журнале, если в организации часто выдаются путевки.
Законодательство позволяет выдавать водителям документы на поездку на продолжительный срок. Если за это время транспортным средством пользуется не один, а два водителя, каждому из работников выдают путевку на движение. В этом случае по факту их возвращения в журнал учета выдачи водителям путевых листов вписывают все поступившие бухгалтеру документы. При заполнении реестра большая часть информации дублируется, но это нормально.
В продаже имеются готовые бланки, чтобы контролировать движение транспортных средств. Если при печати страницы реестра не пронумерованы, пронумеруйте их самостоятельно. Те же самые требования — к распечатанному документу.
Когда книга учета закончится, ее необходимо подписать как минимум двум ответственным сотрудникам:
- тому, кто ее вел;
- директору или бухгалтеру.
Распечатанный журнал по окончании необходимо не только подписать, но и прошнуровать.
В законе нет указаний, сколько хранить такой реестр, будь он распечатанный или купленный в магазине. Но на основании путевых листов рассчитывают зарплату водителей, налог и базу производственных расходов. И поскольку подобные первичные документы хранятся в организации не менее 5 лет, рекомендуем и журнал их учета хранить столько же.
До того как его уничтожить, убедитесь, что срок хранения последнего учетного документа еще не истек. Иначе при необходимости не получится подтвердить наличие и ведение контроля.
Где и как применяется?
Согласно закону бланк необходимо вести всем компаниям, которые используют в своей деятельности транспортные средства. В документах указывается вся информация о них. Водителям перед поездками выдается путевой лист, а также документы, дающие право на эксплуатацию транспортного средства.
В нем обязательно фиксируется подробная информация о маршруте следования, остатках и заправки топливом, особенностях технического состояния, а также точное время выезда на маршрут и время его завершения. Большие предприятия заполняют документ ежедневно. По нему легко отслеживать часы работы водителя и техническое состояние транспортного средства.
Небольшие компании, которые не занимаются перевозкой пассажиров, оформляют листы на 30 дней. Этот документ обязательно фиксируется в журнале учета путевых листов. Туда вносятся все данные.
Путевые листы в 2022 году: бланки и образцы заполнения
В Госкомстатовских бланках путевых листов не предусмотрены реквизиты для отметок о проведении предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств:
- например, в отношении технического состояния машины в путевом листе легкового автомобиля есть лишь отметка «Автомобиль технически исправен» за подписью механика (Типовая межотраслевая форма № 3, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78).
Но в документе должны быть дата, время и подпись с указанием фамилии и инициалов:
- до 01.01.2021 года контролера с текстом: «Контроль технического состояния транспортного средства пройден» (п. 12 Порядка организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств, утвержденного Приказом Минтранса России от 08.08.2018 № 296, п. 16.1 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152);
- с 01.01.2021 года ответственного должностного лица с текстом: «Выпуск на линию разрешен» (п. 16 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368).
Получается, использование типовых форм путевых листов влечет за собой нарушение нормативных требований.
Унифицированные формы Госкомстата можно лишь брать за основу и дополнять необходимыми реквизитами.
Компания вправе составить путевые листы в произвольной форме, но с использованием обязательных реквизитов, перечисленных в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152 или от 11.09.2020 № 368 (Письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406, от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 № 16-15/139308).
- Скачайте бесплатно в разделе «Шпаргалка» в конце статьи пример оформления самостоятельно разработанного путевого листа для грузовиков на основе формы № 4-П и с учетом обязательных реквизитов Минтранса (утв. Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368).
Безопаснее будет провести предрейсовый медосмотр работника, управляющего автомобилем и принятого на работу не в качестве водителя, в том числе и генерального директора.
Есть разные мнения:
- обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в отношении лиц, работающих в качестве водителей транспортных средств (абз. 3 п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»);
- по мнению Верховного Суда РФ, если работник по должности не является водителем, но по должностной инструкции или исходя из характера работы ему приходится управлять служебным транспортным средством, то он обязан проходить предрейсовые медосмотры (Постановление от 19.12.2016 № 18-АД16-173).
- противоположные мнения судов: предрейсовый медосмотр не нужен лицам, работающим в качестве водителей, в служебные обязанности которых не входят обязанности водителей (Апелляционное определение Московского городского суда от 18.09.2018 № 33а-6141/2018).
Лучше составлять путевой лист с указанием маршрута автомобиля. Это снизит риск, что при проверке налоговая исключит затраты на ГСМ из состава налоговых расходов.
- Приказы Минтранса России от 18.09.2008 № 152 и от 11.09.2020 № 368 не относят к числу обязательных реквизитов информацию о пройденном маршруте транспортного средства. Однако налоговые органы считают, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля в деятельности организации и, как следствие, об экономически обоснованных расходах на ГСМ (ст. 252 НК РФ, Письма Минфина России от 01.08.2005 № 03-03-04/1/117 и от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129).
- Судебная практика по вопросу противоречива. Некоторые суды солидарны с контролирующими органами и признают, что если в путевом листе нет информации о маршруте, то расходы на ГСМ необоснованны (Определение ВАС РФ от 30.08.2013 № ВАС-11880/13, Постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015). Другие арбитры говорят, что отсутствие в путевых листах данных о маршруте автомобиля не является основанием для отказа в подтверждении расходов на ГСМ (Постановления ФАС Московского округа от 26.08.2010 № КА-А41/9668-10 и от 20.07.2010 № КА-А40/7436-10).
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
-
Образец заполнения путевого листа 135.5 КБ
Организации, которые предоставляют водителям рабочие автомобили, обязаны заполнять путевые листы. Они необходимы, чтобы верно начислять зарплату водителю, осуществлять контроль за использованием транспорта, вести учет затраченных бюджетных средств.
Также путевой лист — это один из основных документов, подтверждающих затраты организации на топливо. Если в путевом листе нет сведений о маршруте, то у налоговой может возникнуть вопрос об обоснованности затрат на ГСМ.