Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инвентаризация: пошаговая инструкция». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В законодательстве зафиксирована обязанность юридических лиц показывать в бухотчетности полные и достоверные сведения о финансовом состоянии организации. Суть этих действий — контроль и сопоставление фактического наличия материальных ценностей и их номинального присутствия на балансе фирмы. Другими словами — это средство для анализа состояния компании/предприятия. Каждый этап строго регламентируется федеральными законами и рекомендациями Министерства Финансов Российской федерации.
Выявлены излишки имущества
Рыночная стоимость излишков имущества, выявленных в результате инвентаризации, включается в бухгалтерском и налоговом учете в состав доходов по состоянию на дату, на которую проводилась инвентаризация:
Рыночную стоимость такого имущества можно подтвердить одним из следующих документов:
-
или справкой, составленной самой организацией на основе доступной информации о ценах на такое же имущество (например, из СМИ);
-
или отчетом независимого оценщика.
Проводка в бухгалтерском учете будет такая:
|
Проводка |
Операция |
|
Д 01 (10, 41, 43, 50) — К 91 |
Отражены излишки, выявленные при инвентаризации |
Процедура составления акта по результатам инвентаризации если выявлен плюс
Вся рыночная стоимость обнаруженных ценностей вносится в бухотчетность как доход, полученный за указанный период ведения деятельности. Цену можно обосновать за счет открытой информации об аналогичной продукции, либо с привлечением эксперта по независимой оценке. Необходимо сделать запись:
|
Д01(10,41,43,50)—К91 |
Показаны и оприходованы излишки |
Выявлены неучтенные объекты ОС
При выявлении не принятых на учет ОС комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели (п. 3.3 Методических указаний № 49). Выявленные при инвентаризации активы, отвечающие признакам ОС, указанным в п. 4 ФСБУ 6/2020 «Основные средства», принимаются к бухучету по справедливой стоимости (п. 14 ФСБУ 26/2020 «Капитальные вложения») и отражаются по дебету счета 08 (01) в корреспонденции со счетом 91 «Прочие доходы».
Срок полезного использования выявленного ОС определяется при его принятии к бухгалтерскому учету.
В целях налогообложения стоимость обнаруженного имущества признается внереализационным доходом. Первоначальной стоимостью ОС признается его рыночная стоимость (п. 20 ст. 250 НК РФ, абз. 2 п. 1 ст. 257 НК РФ). Эту величину нужно подтвердить документально.
Для этого могут быть использованы данные о ценах на аналогичные основные средства, полученные в письменной форме от организаций-изготовителей; сведения об уровне цен, имеющиеся у органов государственной статистики, торговых инспекций, а также в СМИ и специальной литературе; экспертные заключения (например, оценщиков) о стоимости отдельных объектов основных средств. Начисление амортизации по ОС начинается с первого числа месяца, следующего за месяцем, в котором оно было введено в эксплуатацию.
Счет, напрямую поименованный как имеющий отношение к недостачам, – «Недостачи и потери от порчи ценностей» (94), но используется он не всегда.
При плановой инвентаризации, если имеет место недостача, делают запись Дт 94 Кт счетов ценностей; при форс-мажорных обстоятельствах (пожарах, бедствиях природного характера) ее относят на прибыли и убытки: Дт 99 Кт счетов ценностей.
Если недостача выявлена при подсчете товаров от контрагентов, также используют схему
Дт 94 Кт счетов ценностей (в пределах объемов, зафиксированных договором). Выявленные при подсчете объемы недостачи, более крупные, нежели предусматривает договор, могут вызвать претензии. Тогда используют запись Дт 76 Кт счетов ценностей.
По счету 76 открывают субсчет «Расчеты по претензиям». Недостачу фиксируют в зависимости от вида ТМЦ: Дт 94 Кт 01, 10, 41, 50. Обнаруженную недостачу ОС фиксируют по Кт 01 по остаточной стоимости, амортизацию списывают отдельно: Дт 02 Кт 01.
Недостачу в пределах норм естественной убыли материально ответственные лица возмещать не обязаны. Она увеличивает себестоимость продукции: Дт 20, 23, 44 и др. Кт 94.
Недостача сверх норм убыли погашается из средств виновных работников: Дт 73/2 Кт 94. Если виновник не найден или имеется судебное решение в пользу материально ответственного лица о его невиновности, сверхнормативная недостача относится в счет прочих расходов фирмы:
Дт 91/2 Кт 94.
Оформление выявленных при инвентаризации излишков имущества
Основная цель инвентаризации — сравнение фактического наличия ее объектов с учетными данными. Отклонения могут быть как в сторону уменьшения (недостача), так и в сторону увеличения (излишки).
Инструкцию о проведении инвентаризации ТМЦ для вас подготовил «КонсультантПлюс». Воспользуйтесь пробным бесплатным доступом к системе, чтобы ничего не упустить в своей работе.
С недостачей все понятно — ее наличие однозначно является отрицательным сигналом.
С излишками сложнее. Казалось бы, обнаружен дополнительный актив, это плюс для компании, нужно радоваться. На самом деле это не так. Отклонение фактических данных от учетных в любую сторону говорит о недостатках организации работы с материальными ценностями.
Излишки могут появиться, например, если ТМЦ были неверно оприходованы либо списаны в производство или покупателю фактически отгрузили меньше товара, чем провели по документам. В любом случае речь идет об ошибках в организации учета или логистики.
- То есть с точки зрения оценки функционирования бизнес-процессов наличие излишков ничем не лучше выявления недостачи.
- Но если уж они выявлены — следует отразить этот факт в учете и тем самым повысить его достоверность (для этого, собственно, и нужна инвентаризация).
- Как организовать учет выявленных при инвентаризации излишков имущества, рассмотрим в следующих разделах.
Результаты инвентаризации должны быть определены в том месяце, когда была закончена инвентаризация.
Окончательный результат инвентаризации оформляется в бухгалтерии в розничных предприятиях актом результатов проверки ценностей, который составляется в двух экземплярах за подписью бухгалтера, материально ответственного лица и председателя комиссии.
В акте по каждому виду ценностей (товарам, таре, денежным средствам в кассе) показывают остатки по учетным данным и фактические, естественную убыль и окончательные результаты инвентаризации недостача или излишки. Акт составляется в суммовом выражении. Так как по таре ведется количественно-суммовой учет, результат оформляют в сличительной ведомости по каждому наименованию тары, количеству и сумме.
По каждому случаю недостач и излишков материально ответственные лица должны дать письменные объяснения.
После инвентаризации материально ответственные лица составляют дополнительный товарный отчет, где на основании акта результатов проверки ценностей отражают результаты инвентаризации. Излишки записывают в приходной части товарного отчета, недостачу в расходной.
На складах, где используется натурально-стоимостная форма учета, результаты инвентаризации оформляются в сличительной ведомости (ф. № ИНВ-19). В сличительные ведомости включаются только те виды ценностей по которым выявлены отклонения от данных учета. В сличительных ведомостях по видам ценностей указываются излишки и недостачи, пересортица, суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы, списание потерь в пределах норм естественной убыли и определяется окончательный результат инвентаризации. Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, второй – передается материально-ответственному лицу.
Пересортицей считается одновременная недостача одного сорта товара и излишек другого сорта товара того же наименования.
Согласно п. 5.3. Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, зачет недостач одних товаров излишками других возможен только с разрешения руководителя организации. Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы допускается в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного проверяемого материально ответственного лица, одного и того же наименования товарно-материальных ценностей и в тождественных количествах. Разрешено допускать такой зачет при соблюдении следующих условий:
1) если имеют место недостачи в отношении одной и той же группы товаров;
2) если входящие в состав группы ценности имеют сходство по внешнему виду;
3) если товары в пределах этой группы упакованы в одинаковую тару.
В случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.
Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. Если после проведенного в установленном порядке зачета все же имеет место недостача, то нормы естественной убыли должны применяться только к тому наименованию ценностей, по которому она установлена. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.
Материально ответственные лица о допущенной пересортице должны дать письменные объяснения. При этом размер недостач определяется исходя из действующих цен на товары на день причинения ущерба. Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли. При недостаче от пересортицы, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.
Пример. В результате инвентаризации остатков товаров на складе выявлены:
-
недостача макаронных изделий 1 сорта в количестве 2,5 кг по учетной цене 28 руб. за кг;
— излишек макаронных изделий 2 сорта в количестве 3,7 кг по учетной цене 15 руб. за кг;
В связи с выявленной пересортицей по решению руководителя недостача изделий 1 сорта в количестве 2,5 кг покрыта за счет изделий 2 сорта в том же количестве.
При этом сумма недостачи составит 70 руб. (28 2,5), а сумма излишка 40 руб. (16 2,5). Возникшая разница по решению отнесена на виновного лица, при этом разница соответствует уровню рыночных цен.
Излишек товаров в сумме 1,2 кг приходуется исходя из рыночных цен, которые в данной местности составили 18 руб. за кг., в этом случае сумма излишка составит 21 руб. 60 коп.
В бухгалтерском учете будут сделаны проводки:
|
Хозяйственная операция |
Документ-основание |
Дебет |
Кредит |
Сумма, тыс.руб. |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Отражается результат пересортицы |
Сличительная ведомость |
Счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» |
Счет 41 «Товары» |
30 |
|
Недостача отнесена на виновное лицо |
Сличительная ведомость, распоряжение руководителя |
Счет 73, субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» |
Счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» |
30 |
|
Оприходованы излишки товара |
Сличительная ведомость, распоряжение руководителя |
Счет 41 «Товары» |
Счет 91-1 «Прочие доходы» |
21-60 |
Списание сумм недостач на финансовые результаты
Суммы недостач, выявленные при инвентаризации имущества, относятся на финансовые результаты в двух случаях:
при отсутствии конкретных виновных лиц;
при недостаче товарно — материальных ценностей, во взыскании которых отказано судом вследствие необоснованности исков.
Суммы недостач, ранее отраженные по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», включаются в состав внереализационных расходов организации и списываются в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы».
При отнесении сумм недостач на финансовые результаты подлежит восстановлению сумма НДС, относящаяся к недостающему имуществу, которая также будет списываться в установленном законодательством порядке на счет 91 «Прочие доходы и расходы».
Согласно п.15 Положения о составе затрат в целях налогообложения при уменьшении налогооблагаемой прибыли учитываются только суммы недостач, образовавшиеся в результате хищений, виновники которых по решению суда не установлены. В иных случаях недостача списывается на финансовые результаты без уменьшения налогооблагаемой прибыли. Данный порядок распространяется на приведенные выше случаи отнесения сумм недостач на финансовые результаты деятельности организации.
Пример 5. Вследствие обрушения части крыши складского помещения произошла порча товара на сумму 60 000 руб. В связи с отказом материально — ответственного лица возместить сумму ущерба администрация предъявила иск в судебном порядке. При рассмотрении материалов дела судом были приняты во внимание предъявленные работником — материально — ответственным лицом — документы об аварийном состоянии крыши склада и др. В результате судебного разбирательства суд не признал работника виновным в недостаче.
Сумма НДС, относящаяся к недостающим товарам, составила 12 000 руб.
В бухгалтерском учете организации составлены следующие записи:
Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»,
К-т сч. 41-1 «Товары на складах»
60 000 руб.
на сумму выявленной при инвентаризации недостачи товаров по цене их приобретения;
Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»,
К-т сч. 68 «Расчеты по налогам и сборам»
12 000 руб.
на сумму НДС, восстановленного по недостающим товарам;
Д-т сч. 91-2 «Прочие расходы»,
К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
72 000 руб.
на общую сумму недостачи, отнесенную согласно решению суда на финансовые результаты.
Отнесенная на счет 91-2 «Прочие расходы» сумма недостачи (72 000 руб.) уменьшает налогооблагаемую прибыль при расчете налога на прибыль.
|
Н.В.Парушина Орловский коммерческий институт |
Назначение и нюансы инвентаризации
Инвентаризация представлена сверкой имеющихся ценностей с данными, содержащимися в первичной документации фирмы. Основной целью данного процесса выступает выявление расхождений между фактическими ценностями и сведениями из документов, а если они действительно обнаруживаются, то предпринимаются разные меры, предназначенные для устранения этой разницы.
Подготовка и осуществлению инвентаризации выполняется только по специальному плану, составляемому заблаговременно. Он утверждается приказом руководителя фирмы.
Если в результате инвентаризации выявлены излишки, то это должно указываться в бухгалтерских бумагах, а также в документах складских помещений, где выявляются не оприходованные основные средства или материалы.
Причины появления излишков и недостач
Регулярно компании проводят фактическую проверку остатков и сопоставляют их с учетными значениями. При подсчетах возникают излишки и недостачи по результатам инвентаризации товарно-материальных ценностей.
Краткий порядок проведения инвентаризации:
- На основании приказа директор назначает комиссию.
- Комиссия подсчитывает остатки материальных ценностей.
- Заносит данные в инвентаризационные описи.
- При наличии расхождений оформляет сличительные ведомости.
- Берет пояснения с материально ответственных лиц по выявленным расхождениям.
- Предоставляет результаты руководителю.
Решения по итогам проведения инвентаризации
Приведенный выше образец протокола по инвентаризации завершается перечнем принятых решений. Они зависят от наличия выявленных по результатам проверки отклонений.
- Нарушений не выявлено. Это самый простой и наиболее редко встречающийся на практике вариант. В этом случае решение формулируется просто: «Утвердить результаты инвентаризации».
- Выявлены только недостачи. В данном случае возможны два варианта. Если установлены ответственные лица и трудовое законодательство позволяет удержать с них сумму недостачи, она полностью списывается за счет виновных лиц. Если же установить виновников не удалось или закон предусматривает ограничение по сумме взыскания, остаток недостачи списывают на убытки компании.
- Выявлены только излишки. Их следует оприходовать по рыночным ценам с отнесением на прочие доходы компании. Рыночные цены организация может определить самостоятельно или привлечь независимого оценщика.
- Выявлены и излишки, и недостачи. В этом случае следует сначала проверить, можно ли зачесть так называемую пересортицу. Речь идет о сочетании излишков и недостач по однородным материальным ценностям, находящимся на хранении у одного материально ответственного лица. Методические указания по инвентаризации (п. 5.3) разрешают в этом случае по решению руководителя произвести зачет выявленных отклонений. По оставшимся после зачета излишкам и недостачам решения принимаются, как указано в пп. 2 и 3.
Списание недостачи возможно при соблюдении следующих условий:
- списание осуществляется за тот календарный год, в котором имела место инвентаризация;
- недостача имеет четкое количественное выражение;
- списываемый товар должен соответствовать своему наименованию.
При соблюдении вышеперечисленных факторов, можно приступать непосредственно к списанию. Порядок при этом будет следующим:
| Порядок действий | Что в себя включает |
| Издание приказа | Руководитель издает соответствующий приказ (если внутренними документами компании не предусмотрено иное) |
| Списание | Списание производится с кредита в дебет по счету, предусмотренному порядком учета |
| Покрытие расходов | Если требуется покрытие транспортных расходов, а также оплата труда лицам, проводившим инвентаризацию, то к этому же счету по дебету также следует добавить требуемую сумму |
| Сопоставление данных | Из бухгалтерии поступают расчеты по нормам естественной убыли, которые сопоставляются с фактической недостачей. Если недостача превышает, то проводится списание. |
| Восстановление НДС | НДС может быть восстановлен или нет. В случае восстановления, он отражается по дебету. |
Недостача при инвентаризации: проводки
Важно! В результате проведенной инвентаризации может быть выявлена не только недостача ценностей, но и излишек. Кроме того, возможен также и такой результат, как пересортица. Она означает, что с остатка требуется снять одни наименования, а другие оприходовать.
Порядок отражения в бухгалтерском учете будет следующим:
- При выявлении излишка, ценности приходуют на момент проведения инвентаризации. Приходуются они по рыночной цене, если иной порядок не предусмотрен внутренними правилами компании. Денежные показатели относят на финансовые результаты вместе с иными расходами, или на доходы в НКО.
- Если недостача попадает под естественную убыль, то суммы списывают как расходы, либо как издержки. Если недостача превышает естественную убыль, то списание происходит за счет виновных лиц. Если виновных установить не удалось, то списание производится на финансовые результаты.
Основные проводки при списании недостачи:
| Списание | Проводки | |
| Д | К | |
| По ТМЦ | 94 | 10 |
| По основным средствам | 94 | 01 |
| По готовой продукции | 94 | 41 (43) |
| По естественной убыли | 20 (25,44) | 94 |
| За счет виновных лиц | 73 | 94 |
| На прочие расходы | 91.2 | 94 |
Для чего нужен акт по инвентаризации имущества
Итоги инвентаризации (на основе сведений, отраженных в описях и сличительных ведомостях) могут быть закреплены в отдельном первичном документе, например в акте. Отметим, что актом иногда именуется документ, соответствующий по назначению описи, например:
- акт инвентаризации отгруженных ТМЦ (форма ИНВ-4);
- акт инвентаризации драгоценных камней и металлов (формы ИНВ-8, ИНВ-9);
- акт инвентаризации денежных средств (форма ИНВ-15).
Акт может отражать:
- установление недостачи, излишков по тем или иным объектам учета;
- выполнение инвентаризационной комиссией действий, направленных на зачет (при пересортице), списание недостач (на виновное лицо, в прочие расходы);
- обстоятельства выявления виновных лиц (при недостаче, пересортице).
Подготовительные работы
Склад перед мероприятием рекомендуется прибрать. Представителям комиссии предоставляются все документы, касающиеся недавних операций с предметами на складе. К примеру, это могут быть бумаги о приходе, утере, порче, расходе. На прежних отчетах проставляется пометка «до инвентаризации». Выделение документов, оформленных до мероприятия, позволит выявить отсутствующие объекты.
Ответственные за собственность обязаны перед началом инвентаризации поставить подпись в документе о том, что все бумаги на продукцию сданы комиссии. Проставляется еще одна подпись, которая подтверждает списание выбывшего имущества в расход. Документ о списании прилагается ко всем описям.
ВНИМАНИЕ! Различают две формы комиссий: счетную и инвентаризационную. Во вторую входят сотрудники, ответственные за подсчет собственности на складе.
Автоматизация инвентаризации
Автоматизация предполагает замену ручной замены сверки номеров на сбор номеров посредством специального оборудования. В частности, используется мобильный считыватель. Пересчет остатков выполняется через терминал сбора данных. Преимущества автоматизации очевидны:
- Экономия времени, сокращение времени на проверку в 2 раза.
- Исключение человеческого фактора.
- Уменьшение трат на зарплату сотрудникам.
- Не требуется приостанавливать работу склада.
- Траты на автоматизацию окупаются в течение 1-2 лет.
- Предупреждение искажений данных.
Этапы внедрения автоматизации:
- Формирование базы данных. Она объединяет все имущество, хранящееся на складе.
- Маркировка. На все единицы наносятся наклейки со штрих-кодом.
- Считывание. Сканер считывает данные со штрих-кодов. Проводится их обработка и сохранение.
- Фиксация. Проводится фиксация совпадений полученных сведений с базой данных.
- Заключение. Полученные сведения размещаются в электронной системе. Они применяются в дальнейшей обработке данных.
Об обнаруженной недостаче сообщает сам терминал.
Как оценить излишки, выявленные по результатам инвентаризации
По правилам бухучета вся информация должна быть приведена в суммовом выражении. Поэтому для постановки обнаруженных излишков на учет необходимо знать, как оценить выявленные при инвентаризации излишки имущества. Методика оценки зависит от категории объекта.
Материально-производственные запасы приходуются по рыночным ценам (п. 29 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н). Определение цены предприятие может произвести самостоятельно.
Проще всего сделать это, если такое же имущество уже числится на балансе компании. В этом случае стоимость выявленных «дополнительных» объектов можно определить на основании цены уже учтенного аналогичного имущества.
Если подобных объектов на балансе нет, можно воспользоваться информацией о ценах из общедоступных источников (например, из СМИ).