Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила заполнения записки-расчета при увольнении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Госкомстат РФ Постановлением от 05.01.2004 № 1 издал для двух разных процедур — выхода в отпуск и увольнения, две отдельные формы — соответственно, Т-60 и Т-61. При этом, вторая из них — это в некотором смысле «расширенная» версия первой. В форме Т-60 отражаются данные только по отпуску. В Т-61 — также по отпуску (способом, похожим на отражение отпуска в Т-60), поскольку отпускные входят в расчеты при увольнении, и по заработной плате.
Объясняем, как правильно заполнить форму Т-61
Форма Т-61 состоит из двух страниц, вторая из которых распечатывается на оборотной стороне листа бумаги формата А4. Специалистам бухгалтерии и кадровой службы придётся заполнить обе.
Начинаем вносить данные с шапки бланка, в которой необходимо прописать полное наименование компании-работодателя, сослаться на расторгаемый трудовой договор. Далее присваиваем настоящей записке уникальный номер для документооборота и хранения согласно утверждённой номенклатуре дел, оставляем дату её составления.
Следующим шагом указываем сведения об увольняемом работнике: ФИО, конкретное структурное подразделение, в котором он трудился, должность согласно штатному расписанию. Затем вписываем дату прекращения трудового договора со ссылкой на приказ директора об увольнении. На этом первая страница формы Т-61 подходит к завершению. Своим автографом её должен заверить сотрудник кадровой службы, ответственный за заполнение.
Что делать, если не выдали документ с расчетами?
Если при увольнении сотрудник обнаружил, что среди обязательного списка подлежащих выдаче документов отсутствует расчетный лист, следует придерживаться такого порядка действий:
- Обратиться в бухгалтерию предприятия для решения вопроса.
- Если в бухгалтерии будет отказано в получении документа, то следующим шагом будет обращение в инспекцию по труду. Инспекторы при получении жалобы от уволенного работника проведут внеплановую проверку организации и в случае подтверждения нарушения привлекут работодателя к ответственности согласно ст. 5.27 КоАП РФ.
- Сотрудник может обратиться в суд с иском в адрес работодателя. В случае с увольнением иск в суд о нарушении трудовых прав может быть подан в течение месяца со дня получения работником копии приказа об увольнении или трудовой книжки (ст. 392 ТК РФ).
Если сотрудник работал официально, то при увольнении по собственному желанию или в ином случае ему нужно забрать от работодателя ещё несколько важных справок. В наших статьях вы найдете подробный печень этих документов, а также узнаете правила составления рекомендательного письма, обходного листа, что такое копия трудовой книжки и когда она нужна.
Получая расчетный листок при увольнении, сотрудник может узнать все составляющие своей заработной платы и итоговую сумму, которую ему выплатит работодатель при расчете в последний рабочий день.
Мнение эксперта
Лебедев Сергей Федорович
Юрист-практик с 7-летним опытом. Специализация — гражданское право. Большой опыт в защите в суде.
За счет детализации всех начислений и удержаний у сотрудника есть возможность определить, имеются ли какие-либо несоответствия в выплатах, указанных в бланке, с теми, которые полагаются ему в соответствии с трудовым договором и нормами ТК РФ.
Расчетный листок позволяет сделать максимально прозрачными отношения между работодателем и сотрудником относительно оплаты труда. Сотрудник при выявлении недочетов в выплатах может взыскать с работодателя недостающую сумму, а работодатель в случае неправомерного предъявления претензий по поводу произведенных начислений может доказать свою правоту, предъявив расчетный лист.
Бухгалтерские проводки
На основании произведенных расчетов формируются следующие бухгалтерские проводки:
Д20 — К70 — зарплата и компенсация основных рабочих производства;
Д23 — К70 — зарплата и компенсация рабочих вспомогательного характера;
Д25 — К70 — зарплата и компенсация сотрудников общепроизводственного назначения;
Д26 — К70 — зарплата и компенсация административного персонала (директор, главбух, их заместители и подобные сотрудники);
Д44 — К70 — зарплата и компенсация работников, связанных с торговлей;
Д91 — К70 — зарплата и компенсация прочих сотрудников, которые напрямую не участвуют в производстве.
Д70 — К68 — удерживается налог НДФЛ;
Д70 — К76 — выполнены прочие удержания (например, алименты).
Д70 — К50 — выданы расчетные наличными из кассы
Д70 — К51 — расчетные перечислены на карту или банковский счет.
Является ли записка-расчет обязательной при увольнении
Многие работодатели задаются вопросом, обязаны ли они выдавать записку-расчет при увольнении, или они должны подготовить этот документ только по запросу работника. На самом деле выдача расчетных листов является обязанностью работодателя по Трудовому кодексу. Он должен предоставлять такие документы при каждой выдаче зарплаты и прочих начислениях. На основе расчетных листов сотрудник проверяет справедливость расчетов и при необходимости вносит правки и замечания в бухгалтерию.
Согласно 140 статье Трудового кодекса все компенсации работнику необходимо перечислить в день увольнения. Таким образом, в этот день ему также передается расчетный листок, где приводится обоснование перечисленной суммы. Если работодатель уклоняется от своих обязанностей по предоставлению записки-расчета, то сотрудник вправе обжаловать его действия в трудовой инспекции.
Обязаны ли выдавать при увольнении?
Ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ и ч. 1 ст. 140 ТК РФ предусмотрено, что работодатель выплачивает увольняющемуся работнику все полагающиеся суммы непосредственно в день его увольнения.
В этот же день – день расторжения трудового договора – выбывающему сотруднику возвращается трудовая книжка, выдаются справки и иная документация, касающаяся его профессиональной деятельности.
Как правило, уходящему наемному сотруднику выдают причитающуюся зарплату, компенсацию нереализованных отпусков, а также иные предусмотренные выплаты (например, выходное пособие).
Как оговорено ч. 1-2 ст. 136 ТК РФ, любая выдача работнику зарплаты и иных причитающихся выплат сопровождается предоставлением ему расчетного листа со всей необходимой информацией (начисления, удержания, фактически выданные суммы).
Унифицированная форма документа законодательством не установлена, поэтому каждый работодатель может разработать свою форму бланка и установить порядок его выдачи с учетом норм ТК РФ. Порядок выдачи фиксируется в локальных нормативных актах организации с указанием ответственных за выдачу лиц.
Это важно знать: Увольнение госслужащего по сокращению штатов
В каком именно виде должен выдаваться документ, в законодательстве не сказано. Это может быть стандартный лист А4 или фирменный бланк предприятия. Листок может быть заполнен как рукописным, так и печатным способом. В расчетном листке не должно быть опечаток и ложной информации, иначе документ будет признан недействительным.
Ответственным за формирование расчетного листка назначается сотрудник бухгалтерии, так как он имеет доступ к информации о начислениях заработной платы по каждому сотруднику. Так как расчетный лист является только информационным документом, наличие в нем подписи руководителя и печати предприятия не требуется.
Вручить расчетный документ сотруднику можно под подпись и без нее (какие бумаги должен подписать работник?). Первый вариант более надежный, так как работодатель может в любое время документально подтвердить получение сотрудником листка. Для его реализации выбирают один из следующих способов:
- отрывной корешок – на отрывной части бланка при его получении работник ставит личную подпись, после чего корешок остается у работодателя;
- ведение журнала – при получении документа сотрудники ставят подписи в журнале выдачи расчетных листков;
- дополнительный столбец в платежных документах или отдельная форма, где расписываются работники при получении документа.
Работодатель может выполнять свое обязательство по информированию персонала, но при этом не фиксировать документально этот факт. Это касается следующих случаев:
- сотрудников информируют о выдаче расчетных листков, но за получением документа они обращаются сами по необходимости, например, при увольнении;
- информирование осуществляется путем отправки данных по электронной почте;
- сведения размещаются в личном кабинете сотрудника на корпоративном сайте (при увольнении может не применяться по причине блокировки доступа работника).
Записка-расчет – это документ, на основании которого бухгалтерский отдел осуществляет окончательный расчет по заработной плате увольняющегося сотрудника. Выписка заполняется каждый раз вне зависимости от того, по какой причине увольняется сотрудник.
Для отображения полноценного расчета используется стандартная и утвержденная форма Т-61, где отчетность представляется в полноценном виде.
В представленном вопросе используются следующие законодательные нормативы:
| глава 13 ТК РФ | оговаривает основания для расторжения трудового договора |
| глава 27 ТК РФ | зафиксированы все гарантии от руководства в случае расторжения договора |
| статья 1 главы 27 ТК РФ | указывает на возможность получить расчет не только в виде заработной платы |
| статья 178 главы 27 ТК РФ | содержит определение «выходного пособия» и основания, по которым каждый сотрудник имеет право получать выплаты при увольнении |
На основании представленного законодательства сотрудники могут рассчитывать на обеспечение выплат от руководство предприятия, что в полной мере отображается в записке-расчет.
Поскольку она фиксирует одновременно сведения по неиспользованным отпускам, и содержит расчет всех сумм, которые нужно выплатить в последний день работы, то заполняют бумагу сразу 2 человека:
- Представитель отдела кадров вносит данные в лицевую сторону:
- дату, когда официально был заключен трудовой договор (не стоит путать с датой приказа о приеме на работу – иногда они могут отличаться);
- фамилия, имя отчество гражданина и полное официальное название его должности;
- название отдела или подразделения, где работал человек;
- дата оформления приказа об увольнении, его номер;
- причина увольнения (по ТК);
- общее число отпускных дней, которые не были задействованы;
- общее число отпускных дней, которые были использованы авансом (если таковые есть).
- Представитель бухгалтерии проводит расчеты по суммам компенсации за неиспользованные дни отпуска, а также итоговую сумму, которую компания обязана начислить увольняющемуся в последний день его работы. Все это находится на оборотной стороне документа.
Допускается оформление документа в рукописном виде и в печатном варианте.
Записка-расчет при увольнении (форма Т-61): образец
Эта сторона заполняется бухгалтером-расчетчиком. Сначала данные вносятся в раздел «Расчет оплаты отпуска».
Левая таблица заполняется построчно данными о зарплате за 12 предыдущих месяцев. В графе 1 и 2 указываются год и месяц расчета, а в графе 3 — начисления, которые соответствуют данному месяцу и году и принимают участие в определении среднего заработка. Затем подводится итог.
Записка-расчет, составляемая при увольнении наемного работника, заполняется его работодателем на основании следующих источников:
- Трудовой договор, ранее заключенный с уходящим работником.
- Расчетно-платежные документы, которые содержат сведения о зарплате, различных надбавках, премиях, других поощрительных выплатах.
Унифицированная форма № Т-61 — бланк и образец
Прекращение трудовых отношений может происходить по различным причинам: как по инициативе работника, так и работодателя. В каждом случае существуют свои сроки, в течение которых принимается решение, а потом издается приказ об увольнении.
Как только оформляется распоряжение о расторжении контракта, на его основании кадровая служба выписывает записку-расчет, для которой используется форма т-61. Только нужно учитывать, что посчитать сотруднику суммы и осуществить их выплату надо в день увольнения.
При заполнении записки-расчета очень важно отразить, есть ли у работника причитающиеся ему дни отпуска, за которые ему нужно начислить компенсацию, или он их уже отгулял. Может возникнуть ситуация, что сотруднику согласно утвержденному графику отпусков уже был предоставлен ежегодный отпуск. В результате этого у него возникает задолженность за неотработанное время отдыха.
Чтобы подсчитать сколько положено работнику дней отпуска, нужно учесть его стаж работы. Для этого необходимо просмотреть предыдущие приказы об отпуске или личную карточку работника (если туда производились соответствующие записи), где записано время работы, за которое сотруднику уже он предоставлялся. Далее производится расчет дней отпуска при увольнении.
Законодательство устанавливает, что за каждый месяц работы сотруднику предоставляется 2,33 дня отдыха. При этом период до 15 числа не берется в расчет, а после 15 числа считается как полный месяц.
Заполнив свою страницу записки-расчета при увольнении, инспектор по кадрам ее визирует и передает в бухгалтерию для дальнейшего оформления.
Бухгалтер-расчетчик производит выборку данных из расчетно-платежных ведомостей за предыдущие 12 месяцев, и заполняет сведения о зарплате с расшифровкой их помесячно, и количестве календарных дней в выбранном периоде. В расчет принимается начисленная повременная или сдельная зарплата с надбавками и доплатами с премиями (если они не единовременные).
Исключить из данной выборки нужно все суммы, для расчета которых применялся средний заработок, пособия по больничному листу, материальные помощи и т. д. При подсчете календарных дней за каждый месяц работы берется 29,3, а за частично — календарные дни, приходящиеся на период работы, деленные на общее их количество в месяце и умноженные на 29,3.
На основе этих данных определяется среднедневной заработок и производится расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении.
Здесь же бухгалтер заполняет информацию о зарплате за отработанные дни, прочих начислениях, а также об удержании и сумме к выплате. На основании расчета выписываются платежные документы на выплату или перечисления.
Записка-расчет визируется бухгалтером и прикладывается к остальным документам по начислению зарплаты за текущий месяц.
Расписка-расчет при увольнении форма Т-61 скачать
Процесс увольнения предполагает набор мероприятий при прекращении работником его трудовой деятельности в компании-работодателе. При этом все начинается с написания заявления об уходе (если это желание работника). После этого издается приказ. Он является распоряжением для бухгалтерии и расчетного отдела.
Дело в том, что в последний рабочий день увольняемому лицу должны быть выплачены все причитающиеся ему деньги по состоянию на эту дату. Каждая финансовая операция должна быть зафиксирована документально.
Даже если она производится внутри предприятия и такой документ существует, он носит маркировку Т-61. Эта форма установлена Законодательством России, и ее не нужно разрабатывать.
Важно
Для оформления достаточно просто записку-расчет при увольнении формы Т-61 скачать и заполнить ее. Бесплатные ссылки на этот документ можно найти на этой странице под данным текстом. Публикация же будет посвящена тому, как правильно заполнить этот документ.
Что же такое записка-расчет
Расчетная записка представляет из себя двусторонний документ. Он содержит не только сумму, которая подлежит выплате, но ее расчет. Дело в том, что эта сумма складывается из нескольких. Во-первых, это оплата за неоплаченные отработанные дни текущего расчетного периода.
Кроме этого, сотрудник должен получить компенсацию за неиспользованные отпуска. Эта сумма также рассчитывается за каждый день. Любые другие надбавки и премирования так же учитываются и входят в общую сумму.
- Сформирован данный документ таким образом, что его лицевая сторона заполняется кадровым сотрудником, а оборотная – бухгалтерией.
- Правильное заполнение формы Т-61
- Кадровиком должны быть заполнены такие графы документа:
- код ОКПО и название компании-работодателя;
- дата и номер записки;
- дата и номер договора о найме;
- табельный номер, ФИО, должность увольняемого лица;
- дата прекращения действия трудового соглашения и причина;
- данные об отпуске (количество использованных и неиспользованных дней);
- подпись кадровика и дата подписания.
Задача бухгалтера несколько сложнее. На обратной стороне документа расположены графы, которые необходимо рассчитывать. Но вначале указывается год. После этого, необходимо рассчитать сумму, которая была выплачена работнику в этот период.
С нее должны входить не только ставка (оклад), но и все начисляемые надбавки, которые были выданы.
Кроме этого, нужно рассчитать, сколько в среднем денег получал увольняемый за каждый отработанный день. Туда же сносится количество использованных и неиспользованных дней отпуска.
Рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск: онлайн калькулятор
Если работник решил уволиться, то работодатель обязан выплатить ему при увольнении компенсацию за неиспользованный отпуск (ст.127 ТК РФ).
Конечно, при условии, что работник не захочет отгулять все неиспользованные отпуска непосредственно перед увольнением (такое право у него есть, если увольнение не связано с виновными действиями работника).
Рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск поможет онлайн-калькулятор.
Расчет количества календарных дней отпуска, за которые полагается компенсация при увольнении:
Количество календарных дней отпуска, полагающихся работнику за полностью отработанный рабочий год
- 28
- 30 (например, работникам-инвалидам)
- 31 (например, несовершеннолетним, работникам с ненормированным рабочим днем)
- 35 (например, работникам, занятым на работах с вредными (2, 3 или 4 степени) и/или опасными условиями труда
- 44 (например, работникам, трудящимся в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера)
- 52 (например, работникам, трудящимся в районах Крайнего Севера)
- другое
Калькулятор компенсации при увольнении производит расчет в несколько этапов. Сначала определяется количество календарных дней неиспользованного отпуска, за которые работнику положена компенсация.
Затем производится расчет самой суммы компенсации. Для этого необходимо знать размер среднедневного заработка увольняющегося работника.
Кстати, при необходимости, калькулятор поможет рассчитать и среднедневной заработок.
Бухгалтерские проводки
При прекращении действия трудового соглашения на основании заполненной записки расчета форма Т-61 бухгалтер создает следующие проводки:
- Дт20 — Кт70 — начислено вознаграждение и причитающиеся компенсационные выплаты основному персоналу фирмы;
- Дт23 — Кт70 — начислено вознаграждение и причитающиеся компенсационные выплаты вспомогательному персоналу фирмы;
- Дт25 — Кт70 — начислено вознаграждение и причитающиеся компенсационные выплаты персоналу общепроизводственного назначения компании;
- Дт26 — Кт70 — начислено вознаграждение и причитающиеся компенсационные выплаты административному персоналу;
- Дт44 — Кт70 — начислено вознаграждение и причитающиеся компенсационные выплаты персоналу, занятому реализацией товара фирмы;
- Дт91 — К70 — начислено вознаграждение и причитающиеся компенсационные выплаты персоналу фирмы, занятому на прочих операциях.
- Дт70 — Кт68 — произведено удержание из начисленных сумм работнику НДФЛ;
- Дт70 — Кт76 — произведены прочие удержания из начисленной зарплаты (к примеру, по исполнительным листам).
- Дт70 — Кт50 — осуществлена выдача причитающихся при увольнении сумм работнику наличными.
- Дт70 — Кт51 — осуществлена выдача причитающихся при увольнении сумм работнику в безналичном порядке.
Записка-расчет при увольнении форма Т-61
Записка-расчет при увольнении форма Т-61 – документ, который используется для расчета выплат, положенных сотруднику при прекращении или расторжении с ним трудового договора.
В качестве примера мы заполнили типовую форму Т-61, скачать образец заполнения бланка можно внизу статьи в формате excel.
Обратите внимание
Данная форма заполняется и специалистом отдела кадров и бухгалтером. Лицевая сторона бланка заполняется кадровиком, здесь заполняются сведения об увольнении, обратная – бухгалтером – здесь проводится расчет положенных работнику выплат – заработной платы, компенсации при увольнении и прочих выплат.
Существует форма Т-60 — это записка-расчет о предоставлении отпуска, скачать бланк и образец формы Т-60 можно здесь.