Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Алгоритм действий при порче (утрате) документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Такая комиссия создается приказом руководителя организации. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители полиции или следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Если должностные лица соответствующих государственных органов не будут привлечены к работе в комиссии, то впоследствии будет трудно документально подтвердить форс-мажорные обстоятельства, исключающие вину организации и ее должностных лиц. В состав комиссии необходимо включить специалистов, способных дать пояснения по сути возникшей ситуации.
Создаем комиссию по расследованию причин пропажи (порчи) документов
Прежде всего организации нужно получить официальное подтверждение происшедшего. Например, документы уничтожены пожаром или украдены. Факт пожара подтверждается актом, составленным органами пожарного надзора, кража — справкой из полиции. Например, документы испорчены — затоплены. Если Вы добросовестный налогоплательщик — высушите архив документов и не выбрасывайте. А если прорвало канализацию? По закону — испорченные документы, даже если они не очень вкусно пахнут, уничтожать нельзя.
Акт о неисправимых повреждениях документов
Раньше акт был общепринятой формой для крупных архивов, главного Архивного фонда страны, библиотек, школ и прочих государственных и муниципальных учреждений. Сейчас этой формой может воспользоваться любой желающий при наличии такой необходимости. Коммерческие организации также могут ей воспользоваться.
Однако бланк не является общепринятой и унифицированной формой. Акт существует только в качестве рекомендательной формы для заполнения. Его использование обязательно должно быть отражено в учетных документах организации.
И при использовании стоит иметь в виду что это – только начало процедуры по признанию документов неисправимо поврежденными. Но акт очень важен в качестве первичного документа, позволяющего ссылаться на него в остальных бумагах.
Иногда еще перед составлением акта созывается специальная комиссия, которая должна определить, по каким причинам документы прошли в негодность. И если причины эти не криминального характера, то составляется акт. Если же имел место умысел, то к разрешению вопроса подключаются следственные органы.
Создаем комиссию по расследованию причин пропажи (порчи) документов
Такая комиссия создается приказом руководителя организации. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители полиции или следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Если должностные лица соответствующих государственных органов не будут привлечены к работе в комиссии, то впоследствии будет трудно документально подтвердить форс-мажорные обстоятельства, исключающие вину организации и ее должностных лиц. В состав комиссии необходимо включить специалистов, способных дать пояснения по сути возникшей ситуации.
Прежде всего организации нужно получить официальное подтверждение происшедшего. Например, документы уничтожены пожаром или украдены. Факт пожара подтверждается актом, составленным органами пожарного надзора, кража — справкой из полиции. Например, документы испорчены — затоплены. Если Вы добросовестный налогоплательщик — высушите архив документов и не выбрасывайте. А если прорвало канализацию? По закону — испорченные документы, даже если они не очень вкусно пахнут, уничтожать нельзя.
На заключительном этапе комиссия должна выполнить работу по восстановлению утерянной (испорченной) документации.
Ответственность за «невосстановление» утраченных первичных бухгалтерских документов законодательством о налогах и сборах не предусмотрена. Но! Если руководство организации не примет необходимые действия по восстановлению документов, это может повлечь ответственность по ст. 110 НК РФ, а также вероятность привлечения к субсидиарной ответственности.
На практике. В случае порчи документов арбитражные (конкурсные) управляющие зачастую направляют ходатайство в суд о привлечении ответственных лиц к субсидиарной ответственности. Основание — воспрепятствование деятельности арбитражного управляющего ввиду непринятия мер руководством организации по восстановлению первичных бухгалтерских документов.
Восстановлению подлежат только те документы, которые несут актуальную для организации информацию. Плюс документы, срок хранения которых еще не истек. Так же в первую очередь следует санкционировать проверку именно пакета документов, который может быть затребован налоговой или другой проверяющей организацией. Например, копии выписок о движении денежных средств по расчетным счетам можно запросить у банков, в которых открыты счета организации. Договоры, акты, накладные, соответственно, у контрагентов и даже у ИФНС.
Налоговые последствия утраты первичных документов
Отсутствие актов о приеме-передаче объекта основных средств, с позиции налоговых органов, может свидетельствовать о необоснованном начислении амортизации в налоговом учете в отношении объектов амортизируемого имущества в связи с тем, что они не введены в эксплуатацию. Таким образом, последствиями непредставления истребуемых актов о приеме-передаче объекта основных средств и приказов об установлении срока полезного использования могут являться, в частности:
- исключение сумм начисленной амортизации из расчета налоговой базы и доначисление налога;
- начисление пеней на сумму недоимки (ст. 75 НК РФ);
- привлечение организации к ответственности (ст. 120, 122, 126 НК РФ).
Важно! С целью минимизации налоговых рисков следует предпринять меры для восстановления утраченной документации, срок хранения которой не истек (например, оформить дубликаты). В случае невозможности подписания дубликатов теми лицами, которыми заверялись утраченные документы, дубликаты могут быть подписаны действующим руководителем и лицами, которые на данный момент уполномочены подписывать подобные документы. Конкретный порядок организация вправе разработать и утвердить самостоятельно.
Документы, необходимые для восстановления паспорта
Какие документы нужны для восстановления паспорта в связи с утратой (похищением):
- Заявление об утрате (похищении) паспорта.
- Заявление о выдаче паспорта.
- Две фотографии.
Они могут быть цветные или черно-белые, размер – 35×45 мм. На фотографии должны помещаться голова и верхняя часть плеч, при этом человек должен быть строго анфас и смотрящим прямо с нейтральным выражением и закрытым ртом, без головного убора. Если религиозные убеждения того, кто получает паспорт, предполагают наличие головного убора, можно не снимать его для фотографии, но лицо при этом должно быть строго открыто. Если человек постоянно носит очки, на фото он должен быть в очках без тонированных стекол.
- Документы, подтверждающие семейный статус и наличие детей (при наличии), – для проставления отметок в новом паспорте.
Чтобы на соответствующих страницах поставили корректные отметки, предоставьте свидетельство о браке (или иной документ, подтверждающий семейное положение) и свидетельства о рождении детей. Если актуально, документы, необходимые для постановки штампа о воинской обязанности.
- Дополнительно можно предоставить:
– Талон-уведомление – в том случае, если паспорт был украден.
– Свидетельство о рождении.
– Квитанция об уплате госпошлины.
Штраф за утерю паспорта в 2021 году платить не нужно, но требуется оплатить госпошлину, которая составляет 1500 рублей. Ее необходимо оплатить заранее, то есть до выдачи паспорта.
Для замены паспорта в связи с его негодностью необходимы следующие документы:
- Заявление о выдаче (замене) паспорта.
- Паспорт, подлежащий замене.
- Две фотографии.
- Документы, подтверждающие семейный статус, отношение к воинской обязанности и наличие детей (при наличии), – для проставления отметок в новом паспорте.
- Оплатить госпошлину – также 1500 рублей.
Составляем акт по итогам работы комиссии
Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель организации. В этом документе необходимо подробно описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений, указать причины утраты (порчи) документов. Кроме того, следует указать лиц, ответственных за сохранность документов, и получить от них письменные объяснения.
В практике возможны ситуации порчи (утери) или незаконной утилизации документации работниками организации. В такой ситуации руководитель обязать получить от виновного письменное объяснение, на основании которого принимается решение о дисциплинарном взыскании. При вынесении выговора или замечания взыскание оформляется приказом руководителя. Взысканием также может являться увольнение сотрудника.
Акт о неисправимых повреждениях документов
Акт о неисправимых повреждениях документов составляется в случаях, когда важные бумаги физически пришли в негодность. Причем они сделали это раньше положенного для планомерного списания сроков.
Раньше акт был общепринятой формой для крупных архивов, главного Архивного фонда страны, библиотек, школ и прочих государственных и муниципальных учреждений. Сейчас этой формой может воспользоваться любой желающий при наличии такой необходимости. Коммерческие организации также могут ей воспользоваться.
Однако бланк не является общепринятой и унифицированной формой. Акт существует только в качестве рекомендательной формы для заполнения. Его использование обязательно должно быть отражено в учетных документах организации.
И при использовании стоит иметь в виду что это – только начало процедуры по признанию документов неисправимо поврежденными. Но акт очень важен в качестве первичного документа, позволяющего ссылаться на него в остальных бумагах.
Иногда еще перед составлением акта созывается специальная комиссия, которая должна определить, по каким причинам документы прошли в негодность. И если причины эти не криминального характера, то составляется акт. Если же имел место умысел, то к разрешению вопроса подключаются следственные органы.
Комментарии к ст. 19.16 КОАП РФ
1. Объектом правонарушения являются отношения в сфере порядка управления. В соответствии с п. 17 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. N 828 (с изм. и доп.), гражданин обязан бережно хранить паспорт, а об утрате (похищении) паспорта незамедлительно заявить в территориальный орган ФМС России. До оформления нового паспорта, который выдается территориальным органом ФМС России, гражданину по его просьбе выдается временное удостоверение личности, форма которого устанавливается ФМС России.
2. Объективную сторону правонарушения составляют действие или бездействие. Небрежное хранение удостоверения личности гражданина (паспорта), повлекшее его утрату, предполагает бездействие лица, обязанного принять соответствующие меры к сохранности документа. Под умышленным уничтожением или порчей удостоверения личности гражданина (паспорта) понимается действие, повлекшее причинение невосполнимых повреждений его бланку, искажающих сведения и записи, внесенные в паспорт в соответствии с Описанием бланка паспорта гражданина РФ, утвержденным вышеназванным Постановлением Правительства РФ.
При выяснении объективной стороны комментируемого правонарушения следует учитывать, что использование заведомо подложного документа квалифицируется как преступление (ч. 3 ст. 327 УК РФ).
3. Субъект данного административного правонарушения — физическое лицо, достигшее 16-летнего возраста.
4. С субъективной стороны комментируемое правонарушение признается совершенным как умышленно, так и по неосторожности.
5. Дела об указанных административных правонарушениях рассматриваются должностными лицами органов, уполномоченных на осуществление функций по контролю и надзору в сфере миграции (ст. 23.67).
Протоколы о совершении данных правонарушений составляют должностные лица указанных выше органов (ч. 1 ст. 28.3) и органов внутренних дел (полиции) (п. 1 ч. 2 ст. 28.3).
В каких случаях составляются ТОРГ-15 и ТОРГ-16?
Все движения товаров и материальных ценностей учитываются бухгалтерией на основании документов первичного учета. В случае повреждения товара или полной негодности составляются акты, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.98 №132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций»:
- Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей (ТОРГ-15).
- Акт о списании товаров (ТОРГ-16).
С января 2013 года заполнение этих форм является необязательным, тем не менее, в налоговой инспекции могут потребовать документальное подтверждение снижения налоговых расходов, основанием которых послужило списание товарно-материальных ценностей или их уценка. Тогда правильно составленные бумаги будут доказательством правомерности этих расходов.
Акт по форме ТОРГ-15 предполагает дальнейшие действия с материальными ценностями, такие как:
- Реализация товара без изменения цены.
- Реализация товаров по сниженной цене.
- Утилизация товаров.
- Полное уничтожение.
- Вывоз на свалку.
Справка. Акт по форме ТОРГ-16 исключает дальнейшее использование товара и составляется для снятия товара с баланса организации. Акт о списании может составляться одновременно с актом о порче, бое, ломе товаров.
Оформление акта. На что обратить внимание
При оформлении акта, также как и при его написании, можно руководствоваться собственными соображениями, поскольку закон не предъявляет к этому параметру никаких особых требований. Акт можно писать на простом чистом листе бумаги или на фирменном бланке организации. Вносить информацию можно от руки (любой шариковой ручкой, но только не карандашом) или печатать на компьютере.
Важно! В акте должны наличествовать подписи его непосредственного составителя и присутствовавших сотрудников – их автографы будут свидетельствовать о том, что все внесенные в документ сведения верны.
Желательно получить и подпись виновника порчи имущества, но если он отказывается подписывать документ, можно прямо в акте сделать соответствующую пометку или составить отдельный акт об отказе подписать акт.
Заверять печатью бланк акта не обязательно – с 2021 года использование штемпельных изделий на предприятиях и в организациях необходимо только в тех случаях, если это закреплено во внутренних нормативно-правовых бумагах фирмы.
Акт составляется в двух экземплярах:
- один остается в компании и отправляется в бухгалтерию для списания имущества или выделения денег на ремонтные работы,
- второй передается сотруднику, причинившему ущерб.
При необходимости можно составить и дополнительные копии акта.
Акт о порче имущества при доставке или перевозке товара
Даже если доставка осуществляется со всеми надлежащими мерами, порча перевозимых товаров не может быть исключена. Не углубляясь в причины и поиски виновных, следует отметить, что стоимость пришедшего в негодность или испорченного груза должна быть компенсирована – за счет ли страховки, материальной ответственности виновного лица либо другим способом. Сами поврежденные товары нужно включить в убытки, подводя бухгалтерский баланс. Для этого нужно документальное основание – акт о порче имущества при грузоперевозках.
В случае обнаружения таких проблем при получении товара, покупатель (получатель) совместно с лицом, доставившим груз (экспедитором, курьером, водителем, представителем фирмы) должны выяснить важные подробности, которые будут упомянуты в акте:
- наименование товара, подвергшегося повреждению
- количество испорченного груза в стандартных единицах его измерения (штуках, кг, метрах и пр.);
- характер внешних повреждений упаковки;
- надлежащим ли образом были упакованы товары, имеется ли необходимая маркировка на упаковке.
ВАЖНО! Формировать акт нужно непосредственно после доставки, в присутствии доставившей его стороны.
Кроме этих подробностей, в акте следует указать:
- место поставки и место назначения груза;
- данные обо всех сторонах: отправителе, перевозчике, получателе;
- время доставки (по плану и по факту);
- описание товаров (в соответствии с документацией);
- как выглядел груз после прибытия;
- примерная сумма ущерба.
В выводах следует установить причину повреждений и ответственное за них лицо (если это возможно).
Для обеспечения достоверности нужно пригласить в качестве членов комиссии еще не менее двух человек. Ими могут выступить квалифицированные работники, могущие оценить ущерб и удостоверить порчу, например, бухгалтер организации-получателя, юрист, менеджер по поставкам и др.
Желательно приложить дополнительные документальные свидетельства: фото груза, запись камеры видеорегистратора автомобиля перевозчика, письменные свидетельства очевидцев и др.
Нужно сделать не менее 3 экземпляров акта:
- для поставщика товара;
- для лица или компании, осуществлявшего перевозку;
- для получателя груза.
АКТ № 12 О порче доставленного груза
г. Пенза, 17.08.2017 г.
Приемщик товара, представитель ООО «Лето» Зарубин В.В., составил настоящий акт о повреждении доставленного груза при его получении.
- Отправитель товара: ООО «Наш лимонад».
- Получатель товара: ООО «Лето».
- Перевозка товаров осуществлялась компанией-перевозчиком ООО «Магистраль».
- Описание товара: 30 пластиковых ящиков лимонада «Колокольчик» в стеклянных бутылках вместимостью 0,33 л, по 12 бутылок в ящике.
- Ценность товара по документам: 21 510 руб.
- Накладная на груз № 000045278 от 17.08.2017 г.
- Пункт отправления груза: г. Пенза, ул. Белякова, 19, склад 1.
- Пункт назначения груза: г.Пенза, ул. Аустрина, 68, склад 2.
- Время перевозки: расчетное – с 12:00 до 14:00 (2 часа), по факту – с 12:30 до 13:45 (1 час 15 минут).
- Описание полученного груза: при доставке получено 30 пластиковых ящиков лимонада, по 12 бутылок в каждом, в том числе 2 поврежденных ящика и 18 разбитых бутылок.
- Упаковка не вскрывалась, пломбы в сохранности.
Приложения:
- фотографии поврежденных ящиков;
- фотографии разбитых бутылок.
Установленная причина порчи груза: превышение скорости при доставке, приведшее к аварии – нарушение норм перевозки.
К возмещению получателем груза ООО «Лето» предъявляется сумма в 2 000 руб.
Причины утери документации
В случае отсутствия первичных документов руководитель организации создает комиссию по расследованию причин данной пропажи (в соответствии с пунктом 6.8 «Положения о документах и документообороте»).
Форс-мажор. Если утрата документов наступила в результате экстремальных условий (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома), то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС. В этом случае к заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:
- справка Госпожнадзора и акт о причинах возгорания;
- уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
- справку из ДЭЗ (РЭУ) о факте и причинах затопления;
- документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
- иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.
Получаем официальное подтверждение произошедшего случая
Чаще всего порча документов возникает неумышленно, однако, не следует исключать и другие возможные причины. Если утрата документов наступила в результате:
— форс-мажорных обстоятельств (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома, других природных явления или событий непреодолимой силы);
— умышленного или незапланированного хищения;
— преднамеренной порче или полного уничтожения,
то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники полиции, следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС.
К заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:
- справка Государственного пожарного надзора и акт о причинах возгорания;
- уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
- справка из управляющей компании или иной другой обслуживающей организации (ЖЭК, ТСЖ) о факте и причинах затопления;
- документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
- иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.
Наличие данных документов позволит увеличить сроки, отведенные для восстановления утраченной первичной базы организации.
Как внести изменения в должностную инструкцию
Порядок внесения изменений в должностную инструкцию зависит от того, влечет ли это изменение обязательных условий трудового договора или нет.
Изменение должностной инструкции не влечет изменений обязательных условий трудового договора.
В этом случае работодателю удобнее утвердить новую редакцию должностной инструкции и ознакомить с ней работника под роспись (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).
Изменение должностной инструкции влечет изменение обязательных условий трудового договора.
В данной ситуации работодателю необходимо заручиться согласием работника на такие изменения (ст. 72 ТК РФ). Соглашение об изменении условий трудового договора заключается между работодателем и работником в письменной форме. Соответственно, изменения в должностную инструкцию могут быть внесены только после получения согласия от работника. При этом если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, имеет смысл вносить изменения сразу и в договор, и в инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).