Как составить и оформить профиль должности

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как составить и оформить профиль должности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Плохо, если вы потратили время на подбор, затем на обучение, выбились из сил помогая менеджеру во время его продаж, но он так и не показал ожидаемого результата. Спустя 1-2 месяца вы его увольняете и запускаете новый подбор.

ПРОФИЛЬ ДОЛЖНОСТИ: РАСПРОСТРАНЁННАЯ ОШИБКА

Ваши издержки в виде потреченного времени и недополученной прибыли от несостоявшихся сделок колоссальны. И при этом вы снова вынуждены тратить время на поиск, подбор и адаптацию новых менеджеров.

Какова самая главная ошибка при поготовке профиля должности?

Самая распространенная ошибка при формировании профиля должности — не составлять расширенный список компетенций и не формировать методику их оценки.

Обычно вы ограничиваетесь 2-3-мя характеристиками типа коммуникабельность, навык продаж, ответственность. Но даже и для этих трех качеств у вас чаще всего нет понимания как же их выявить.

Как результат в 90% интервью вы не оцениваете компетенции, а верите тому, что вам рассказывает кандидат.

Помните, что подбор эффективных продавцов начинается с расширенного профиля должности, который включает обширный список требуемых компетенций. Профиль должности не будет работать, если к нему не будет приложена методика оценки каждой из требуемых компетенций.

Опишите каждую компетенцию с точки зрения задач, которые она помогает решать. Согласуйте со всеми участниками оценки кандидатов как именно вы будете их оценивать.

Для этого необходимо разработать методику оценки и согласовать ее со всеми участинками отбора.

Всегда подключайте к оценке кандидатов РОПа. При составлении профиля должности учитывайте как можно полнее все аспекты: не только требования к профессиональным навыкам, но и условия внутренней среды, включая стиль управления РОПа, стиль командной работы, основы мотивации, а также корпоративную культуру компании.

Используйте наши рекомендации для формирования работающего Профиля должности при подборе менеджеров в отдел продаж.

Как составить и оформить профиль должности

Каждая должность имеет свой набор функций. Учитывайте это при оценке соискателей. Подбирайте не должность под человека, а человека под требуемый функционал.
После анализа собранной информации подробно опишите функционал должности, который позволит четко и однозначно понять, какие обязанности выполняет сотрудник в рамках своей должности и существующих бизнес-процессов.

Прежде чем начать составлять профиль должности, нужно собрать и проанализировать информацию от будущего руководителя, коллег, изучить внутреннюю атмосферу в компании. Исходя из этого мы сможем понять, какие личностные данные, умения и навыки позволят выполнять обязанности на данной должности.

Информация о том, кому будет подчиняться работник, с сотрудниками каких отделов он будет взаимодействовать, необходима для специалиста отдела персонала, который будет ответственным за адаптацию нового сотрудника.

1. Профиль должности — описание идеального сотрудника для конкретной должности.
2. Чаще всего профиль создают для подбора кандидатов, но также используют для анализа неудач подбора, определения задач на испытательный срок, написания должностных инструкций, согласования зарплаты для нового специалиста и оценки действующих сотрудников.
3. Нет идеального шаблона профиля — каждая компания определяет его структуру сама. В документ могут входить такие блоки:

• хард-скиллы сотрудника,
• софт-скиллы сотрудника,
• требование к опыту работы,
• личностные особенности сотрудника,
• ожидаемые результаты работы,
• задачи на испытательный срок,
• зарплатная вилка и бонусы,
• методы и этапы оценки кандидатов.

4. Чтобы составить профиль, нужно получить от заказчика все вводные: чем будет заниматься новый сотрудник, какие навыки и качества ему для этого нужны, сколько будет зарабатывать. На встрече с заказчиком важно уточнить общие формулировки и согласовать готовый вариант документа.

5. Типичные ошибки при составлении профиля:

• скопировать его у другой компании,
• составить слишком общее описание,
• заполнять без заказчика,
• не согласовать с заказчиком.

Как определить критерии оценки деятельности сотрудника

На последнем этапе работы с профилем должности определите критерии оценки деятельности сотрудника на данной должности.

Критерии оценки разделяют по разным основаниям, среди которых выделяют группы:

• общеорганизационные критерии – применимые ко всем сотрудникам организации, например: своевременность, полнота выполнения обязанностей и т. д., и специализированные критерии, которые соответствуют определенному рабочему месту, виду деятельности;

• количественные критерии – оценка труда на основе достигнутых результатов, и качественные критерии – индивидуальные характеристики сотрудника и качества его работы;
• объективные критерии – стандарты качества и производительности, и субъективные критерии – показатели, которые оцениваются на основании мнений и оценок экспертов;
• интегральные критерии – когда в одном показателе учитывают или сочетают информацию, полученную в результате оценки различных характеристик работы и рабочего поведения, и простые критерии – когда оценивают отдельные аспекты работы или рабочего поведения, например уровень производительности или отсутствие опозданий на работу.

Описание должностных обязанностей

 Должность 

 Должностные обязанности 

Менеджер по персоналу

- составление профиля должностей; 
- размещение вакансий на профильных сайтах и в СМИ;
- самостоятельный поиск кандидатов; 
- первичное телефонное и очное собеседование с 
кандидатами; 
- согласование встреч руководителей подразделений с
кандидатами; 
- помощь в адаптации вышедшим кандидатам; 
- отслеживание прохождения испытательного срока 
кандидатом; 
- участие в разработке систем мотивации, адаптации,
обучения и развития персонала 

Руководитель отдела 
продаж 

- управление отделом продаж; 
- прием и увольнение сотрудников; 
- мотивация сотрудников; 
- наставничество; 
- обеспечение выполнения плана продаж отделом; 
- выполнение личного плана продаж; 
- отчетность перед руководством компании 

Определение и составление перечня профессиональных компетенций

Здесь необходимо указывать, что должен уметь кандидат, какими навыками он должен обладать, чтобы успешно выполнять поставленные задачи.

 Должность 

 Знания 

 Навыки 

Менеджер 
по персоналу

- Трудовой кодекс РФ; 
- способы и методы поиска
персонала; 
- внутренние нормативные 
документы и акты 
компании; 
- основы коммуникации и 
делового общения 

- поиск персонала различными 
методами; 
- грамотное размещение вакансий в 
открытых источниках; 
- ведение переговоров; 
- умение расположить к себе; 
- умение разговорить собеседника 

Руководитель
отдела 
продаж 

- основы коммуникации и 
делового общения; 
- техника продаж, правила
заключения договоров; 
- нормы и правила 
документооборота в 
компании, использования и
хранения конфиденциальной
информации; 
- основы маркетинга, 
маркетинговых 
исследований 

- планировать продажи, готовить 
пакетные предложения для различных
групп клиентов; 
- организовывать и контролировать 
мероприятия по развитию клиентской
базы; 
- формировать ценовую и 
ассортиментную политику компании; 
- проводить акции по продвижению 
приоритетных или зависших товаров;
- проводить анализ продаж, 
финансовых показателей, рыночной 
конъюнктуры, клиентской базы; 
- развивать подчиненных, проводить
оценку их деятельности 

Для того чтобы разработать профиль должности нужно:

1. Сделать анализ корпоративной культуры компании. Здесь важно учесть, на каком этапе развития сейчас предприятие, какая у него миссия, какие особенности корпоративной культуры возникают для реализации этой миссии. При таком анализе следует вовлечь и топ руководство для согласования всех тонкостей и моментов.
2. Проанализировать, если нужно разработать и структурировать функциональные обязанности и особенные моменты деятельности сотрудника на этой должности.
3. Разработать модели ключевых профессиональных и личных компетенций.
4. Биографические требования (пол, возраст, образование, опыт работы)
5. Оформление профиля должности и его согласование.

Этап анализа и структурирования функциональных обязанностей лучше всего проводить следующим образом. Изначально нужно изучить должностные инструкции, кроме этого понять специфику данной должности на конкретном предприятии. Ее можно узнать, опросив сотрудников подразделения. Это можно сделать, как посредством письменного социологического опроса, используя унифицированные бланки, так и просто в форме устных бесед с сотрудниками. После этого с руководителем подразделения согласовать и ранжировать обязанности в соответствии с важностью их исполнения. Их должно быть не больше 10. В этот же пункт следует включить кому подчиняется данный сотрудник, есть ли у него подчиненные. На следующем этапе определяется перечень знаний и навыков, которые необходимы для успешного выполнения перечисленных должностных обязанностей. Можно также добавить размер заработной платы, поскольку именно эта информация на этапе подбора персонала является очень значимой.

Что делать со специалистами, которые очень хотят стать руководителями?

Сложнее не с теми, кто имеет потенциал руководителя, а с теми, кто хочет быть начальником (именно так они сами себя позиционируют), но потенциала в этой области не имеют. Такая ситуация случается нередко. У сотрудника нет особых менеджерских навыков, но он начитался книг, поучился в нашем корпоративном университете и имеет четкую установку — хочу быть руководителем. Он хороший специалист, но потенциала руководителя нет, как ни ищи. Как такого не потерять?

Нужно с ним работать. Часто такой сотрудник считает, что проблема не в нем, просто его не замечают и поэтому не «назначают начальником». Если попробовать ему объяснить, что у него нет способностей руководителя, он не услышит. Единственный вариант в этом случае — доказать ему на его собственном примере. Надо назначить его менеджером небольшого организационного проекта. Если у сотрудника нет способностей к руководству, что будет результатом? Он за всех все сделает сам. Обязательно нужно дать ему обратную связь о том, как он сделал этот проект. Показать, что менеджер — это не тот, кто за всех все сделал, а тот, кто сумел организовать людей и возглавить работу, но и сам, конечно, принимал в этом участие. Вот такими шагами мы и приходим к пониманию. Через какое-то время сотрудник осознает, что менеджмент — это не его. У некоторых этот период очень длительный, нужно терпение. Но мы не потеряли ни одного сотрудника по причине таких завышенных ожиданий.

С другой стороны, нельзя совсем отметать и другой вариант: потенциала у сотрудника не было, но он настолько целеустремлен и силен, что изменился, развил в себе необходимые качества руководителя. По моему опыту, такое тоже бывает, хотя и значительно реже.

Профиль должности: как составить за 5 шагов / Алгоритм 2021

1. Первый – ситуативный. Это формирование профиля должности по потребности. Как правило, это происходит из-за ограничения во времени. Конечный результат будет напоминать его конспект и, в последствии, потребует значительных доработок.
2. Второй способ – это методический. В этом случае к формированию профиля должности подходят объективно и комплексно. Во время этого процесса описывают подробно следующие аспекты: место должности в структуре компании, под какие бизнес-процессы она была создана, функции, которые выполняются сотрудником на этой должности, за что именно он отвечает, набор профессиональных и личностных компетенций, биографические данные. Именно таким способом разработанный профиль должности будет выполнять все ранее перечисленные функции. Для его создания понадобиться рабочая группа, в состав которой войдут менеджер по персоналу, руководитель отдела персонала и руководитель подразделения (в подчинении которого находится специалист, занимающий данную должность). Кроме этого для объективной оценки профессиональных компетенций к созданию профиля следует привлечь сотрудников, которые на высоком уровне справляются с поставленными перед ними заданиями и тех, кто выполняет их на среднем уровне.

Составляем профиль идеального сотрудника: 5 шагов

В основе профилирования — модель компетенций, из которой участники выбирают ключевые. Это может быть собственная модель компетенций компании или — если её нет — готовая библиотека с перечнем компетенций, который охватывает все возможные бизнес-ситуации, роли и стандарты поведения. Такие библиотеки помогают не тратить время на формулирование компетенций, а фокусируют на выборе приоритетных для конкретной компании и позиции.

Профилирование может проходить в формате очной встречи. Как правило, участниками процесса становятся руководители разных уровней, успешные сотрудники на этой позиции, коллеги из смежных функций, а в идеале — представители внешних клиентов и HR-функции компании. Встречу фасилитирует внешний консультант.

Однако собрать всех участников вместе не всегда бывает возможно, и поэтому многие компании пользуются онлайн-решением для профилирования.

Мы в нашей практике регулярно используем сервис онлайн-профилирования компетенций
Job Profiler.
Это инструмент, с помощью которого представители компании (как правило, до 20 человек) приоритизируют карточки с компетенциями онлайн, то есть определяют значимость каждой компетенции для позиции на специальной онлайн-платформе.

Каждый эксперт делает это самостоятельно, не видя, какой профиль составили другие, и отсюда вытекает первое ключевое преимущество онлайн-формата — он позволяет узнать точку зрения каждого: если на очной встрече кто-то из участников может не высказаться или поддаться влиянию более экспрессивных экспертов, то на онлайн-платформе он в любом случае сформулирует своё видение. Дополнительный плюс — нет необходимости согласовывать время встречи всех участников.

В основе Job Profiler — библиотека компетенций Wave британской компании Saville Assessment. Это одна из самых полных библиотек на рынке, написанная понятным бизнес-языком. Она содержит 36 компетенций и структурирована по 4 кластерам: решает проблемы; влияет на людей; адаптирует способ действия; достигает результатов.

Участники «раскладывают» 36 карточек с компетенциями в 7 столбцов, ранжируя их от «неважных» до «критически важных». Сервис также предлагает выбрать деструкторы — компетенции, которые помешают сотруднику в работе. Процесс занимает в среднем 20–30 минут.

Все ответы собираются в единую выгрузку, а система рассчитывает итоговый профиль по настроенному математическому алгоритму, учитывая сходства и различия в выборах экспертов. Получившимся профилем можно пользоваться для подбора, внутреннего планирования развития и подготовки преемников — модель Wave имеет обширный готовый инструментарий для оценки и развития.

Но чаще всего представления о позиции у разных представителей компании отличаются, поэтому обычно на этом работа не заканчивается.

Job Profiler неминуемо вскрывает расхождения во взглядах экспертов относительно задач на профилируемой позиции, а часто и бизнес-приоритетов компании, и стимулирует обсуждение вопросов про роль должности в компании, её сложность и значимость, возможность или невозможность выполнения этих задач в рамках одной позиции одним сотрудником. Иными словами, Job Profiler по сути вынуждает заинтересованные стороны тщательно рассмотреть и согласовать видение позиции в компании и требования к ней.

Эта тщательность на этапе проработки требований — залог того, что люди, соответствующие данным требованиям, действительно будут полезны компании.

Чтобы запустить это обсуждение, Job Profiler представляет информацию в трёх разрезах:

1. Показывает профиль, который получился у каждого участника профилирования

— вы видите, какого сотрудника, с каким набором качеств представляют себе успешным на этой позиции разные участники: сотрудник, который уже успешно справляется с задачами этой должности, его руководитель, руководители более высоких уровней, представитель смежного подразделения или клиента.

Этот аспект позволяет выявить все рассогласования, зафиксировать разницу в требованиях и ожиданиях от должности и задать вопросы о роли позиции в компании: действительно ли спектр этих задач можно поручить одному человеку, достаточно ли одной позиции для этих ролей, действительно ли все задачи позиции являются важными для бизнес-целей компании.

2. Job Profiler рассчитывает профиль, получившийся у каждой из групп участников

Job Profiler рассчитывает профиль, для которого уже есть разработанные инструменты оценки и развития: тесты, опросники, ассесмент-центры, меню развивающих действий, на основе которого можно сформировать ИПР.

Так, буквально на следующий день после онлайн-профилирования вы можете организовать оценку по профилю любого числа кандидатов и сотрудников — десяти, ста или тысячи — широкий набор инструментов это позволяет.

Как проводится составление профиля должности

Составление профиля занимаемой должности проводится с учетом специфики работы компании. Учитываются корпоративные ценности, культура и этика. В модель компетенций включают ключевые обязанности специалистов.

При составлении профиля должности стоит учитывать, что оформленная модель предназначена для решения задачи стандартизации. В профиль вносят целевое назначение должности, функционал прямых должностных обязанностей, зону ответственности и необходимые компетенции.

Каждая специальность должна быть формализована и закреплена в качестве соответствующего стандарта. Это позволяет решить сразу несколько проблем. Освобождает специалиста по работе с персоналом изобретать велосипед при отборе кандидатов на должность и помогает определить при отборе, какие кандидаты действительно подходят на вакантную должность. Если отбор доверили рекрутинговому агентству, достаточно представить профиль должности по определенной специальности, чтобы специалистам рекрутерам проще было понятно, какие требования выдвигать к кандидатам.

Описать обязанности и действия сотрудника HR-ам поможет руководитель подразделения. Пусть они поговорят с ним, а также с опытными сотрудниками, которые успешно работают или работали на аналогичной должности. Можно также наблюдать за тем, как работает опытный сотрудник.

Какие задачи помогает решить профиль должности?

1. Подбор кадров. Правильно сделанный профиль должности помогает решить раз и навсегда проблему с подачей заявки на подбор персонала. Использование данного документа поможет и внешнему, и внутреннему рекрутеру избежать большинства ошибок при отборе и показывать максимально соответствующих и эффективных кандидатов.
2. Оценка персонала. На основе профиля должности можно создать такую систему оценки персонала, которая позволит выявить не только реальный возможности кандидата или сотрудника, но и достигнутые им результаты. Возможности оценивают в соответствии с наличием и степенью развитости определенных компетенций. Результаты выявляются относительно тех функций, который выполняет сотрудник на своем рабочем месте. Оценкой первого занимается менеджер по персоналу, а второго – непосредственный руководитель сотрудника.
3. Обучение персонала. Не секрет, что в свете быстрого развития современных технологий именно кадры играют решающую роль в процветании предприятия. Поэтому эффективно выстроенный план развития сотрудников поможет своевременно избежать проблем с повышением квалификации персонала и его обучением. Для построения такой системы развития профиль должности используется в качестве фундамента.
4. Кадровый резерв. Профиль должности позволит очень быстро и максимально прицельно сформировать кадровый резерв, как из внутренних, так из внешних кандидатов. А это в свою очередь поможет избежать лишних проблем при заполнении вакантной должности, как показывает практика, намного дешевле вырастить своего специалиста, чем привлечь такого же со стороны. В первом случае, риски значительно повышаются.
5. Зона ответственности работника. Самый распространенный вид рабочих конфликтов возникает на основе непонимания своей зоны ответственности каждым сотрудником. Профиль должности такого рода конфликты сводит к нулю.
6. Система оплаты. И последняя, но не маловажная деталь, которую делает возможной профиль должности – это введение соответствующей градации заработных плат на основе профиля должности. Ведь при четком описании функциональных должностных обязанностей, объективно сформулированной оценке профессиональных компетенций появляется возможность четкого распределения уровня заработных плат сотрудников.

Пример профиля специалиста

Давайте рассмотрим пример профиля инженера по технической безопасности.

Чтобы внедрить документ, его необходимо согласовать с директором компании и с руководителями подразделений. Важно, чтобы потом не возникло разногласий из-за описанных требований к должности или уровня оплаты труда.

Когда документ будет утвержден специалистами, его можно применять для поиска нового сотрудника и для оценки штатных.

Составление профиля должности бывает двух видов.

1. Первый – ситуативный. Это формирование профиля должности по потребности. Как правило, это происходит из-за ограничения во времени. Конечный результат будет напоминать его конспект и, в последствии, потребует значительных доработок.
2. Второй способ – это методический. В этом случае к формированию профиля должности подходят объективно и комплексно. Во время этого процесса описывают подробно следующие аспекты: место должности в структуре компании, под какие бизнес-процессы она была создана, функции, которые выполняются сотрудником на этой должности, за что именно он отвечает, набор профессиональных и личностных компетенций, биографические данные. Именно таким способом разработанный профиль должности будет выполнять все ранее перечисленные функции. Для его создания понадобиться рабочая группа, в состав которой войдут менеджер по персоналу, руководитель отдела персонала и руководитель подразделения (в подчинении которого находится специалист, занимающий данную должность). Кроме этого для объективной оценки профессиональных компетенций к созданию профиля следует привлечь сотрудников, которые на высоком уровне справляются с поставленными перед ними заданиями и тех, кто выполняет их на среднем уровне.

Похожие записи:

• Что меняется для пенсионеров в 2023 году: 2 изменения по расчету пенсий
• 770 млн рублей выделят на соцконтракты в Белгородской области в 2023 году
• Категории преступлений в УК РФ по степени тяжести