Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что делать с ЭЦП, если директор сменила фамилию». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно п. 3 ст. 40 Федерального закона № 14-ФЗ, прежний руководитель не имеет права подписи, даже если изменения еще не зарегистрированы в ЕГРЮЛ. Обусловлено это тем, что бывший гендиректор не является лицом, уполномоченным без доверенности действовать от имени организации. При этом и другой сотрудник не может воспользоваться ЭЦП. Применять подпись может лишь тот, на кого она оформлена.
Какие сведения о предпринимателе могут измениться
Чаще всего ИП меняет фамилию, обычно в результате замужества. Но кроме фамилии может быть изменено имя или отчество предпринимателя. Порядок действий при изменении любой части ФИО будет одинаковым.
Кроме того, ИП часто меняет прописку, но этот факт не всегда влияет на необходимость изменения предпринимательских документов. То же самое относится к дополнению или исключению кодов ОКВЭД – в таком случае что-то менять обычно не требуется. Что касается основных регистрационных кодов (ИНН или ОГРН/ОГРНИП), то они в течение предпринимательской деятельности вообще не меняются.
Итак, именно смена фамилии ИП влечёт за собой обязанность внести изменения в свои документы, а также сообщить об этом заинтересованным лицам.
Для чего можно использовать электронную подпись
Ключи ЭЦП позволят Вам подавать документы для регистрации, внесения изменений и ликвидации ООО в Федеральную налоговую службу в электронном виде через Интернет. Больше не потребуется обращение в ФСН лично, практически любой вопрос можно решить онлайн. Удалённо взаимодействовать можно с большинством ведомств, порталами и организациями, авторизоваться в информационных системах и вести электронный документооборот. А также:
- Подписывать контракты и договора с контрагентами и субподрядчиками также удобно посредством электронной подписи руководителя.
- Внутренний электронный документооборот предприятия тоже является полем для применения электронной подписи генерального директора.
- Подать заявку на открытие юридического лица онлайн, даёт возможность участвовать в электронных торгах по 44-ФЗ и 223-ФЗ, в торгах по банкротству, подавать иски в арбитражный суд.
- Создать профиль предприятия в какой-либо государственной информационной системе.
Информационные системы, электронные торговые площадки и иные системы, вправе устанавливать свои требования к принимаемым сертификатам ключей подписи. Рекомендуем заранее уточнять требования в соответствующей системе.
Как получить электронную подпись на нового управленца
Пошаговая инструкция, как получить ЭЦП на нового директора, если его нет в ЕГРЮЛ, по новым правилам:
Шаг 1. Подготовьте документы для налоговой:
- приказ о назначении или коллегиальное решение;
- форма Р13014 для ФНС, которую заверяют у нотариуса (бланк утвержден приказом ФНС № ЕД-7-14/617@ от 31.08.2020).
Шаг 2. Обратитесь в ФНС и внесите изменения в ЕГРЮЛ.
Шаг 3. Определитесь с областью применения нового сертификата (для сдачи отчетности, участия в тендерах и т. п.).
Шаг 4. Подайте заявку на изготовление цифровой подписи в ФНС или аккредитованный удостоверяющий центр. В новых правилах разъясняется, можно ли подать заявление на смену генерального директора электронно с ЭЦП физика, — да, с 01.01.2022 допускается подписание рабочей документации личной ЭП физического лица. Но использовать личную подпись разрешается только при наличии специальной электронной доверенности.
Шаг 5. Оплатите счет за услуги удостоверяющего центра (до 01.07.2021). ФНС и доверенные организации предоставляют бесплатную КЭП с 01.07.2021 для юридических лиц, ИП и нотариусов.
Шаг 6. Подготовьте пакет документов для оформления сертификата в соответствии с требованиями центра:
- паспорт, ИНН и СНИЛС управленца;
- документы, которые подтверждают его полномочия, — устав, приказ о назначении (решение или протокол);
- выписку из ЕГРЮЛ;
- заявление на оформление сертификата;
- документы, которые подтверждают оплату услуг центра.
Переходный период к новому порядку получения ЭЦП
Период с 1 июля до конца 2021 года переходный. Для того, чтобы наиболее «безболезненно» осуществить переход предусмотрены варианты возможных действий для юридических лица и ИП.
Первый вариант — за плату получить ЭЦП в коммерческом УЦ из списка аккредитованные на сайте Минцифры (срок действия такой ЭЦП до конца 2021 г.)
Второй вариант — бесплатно получить ЭЦП в УЦ ФНС (срок действия 15 мес.)
После 31 декабря 2021 г. выбора уже не будет, переходный период закончится.
В 2022 г. перечень аккредитованных удостоверяющих центров пополнится УЦ Федерального казначейства и Центрального Банка. Таким образом Казначейство будет оформлять ЭП для госслужащих, ЦБ — для финансовых организаций, ФНС — для ИП и предприятий, а коммерческие удостоверяющие центры (аккредитованные по новым правилам) будут выпускать КЭП для физлиц и лиц, действующих от имени юридического лица по доверенности.
Сотрудники организаций и уполномоченные лица с 1 января 2022 года будут использовать для рабочих нужд электронную подпись физического лица. В такой ЭП указываются только ФИО сотрудника (информации о юрлице в сертификате нет). Использовать подпись физлица можно для личных нужд, а для документов организации применить ее можно только вместе с электронной доверенностью . Этот документ пока в стадии разработки.
В большинстве случаев переезд руководителя не создает проблем. Сведения о месте проживания не отражаются в учредительных документах компании, а правки в ЕГРЮЛ вносятся автоматически. Заявительный порядок сохраняется, если должность занимает иностранец. В этой ситуации заполнению подлежит уведомление Р14001.
Соблюдать особую процедуру придется при постановке общества на учет по месту жительства топ-менеджера. Руководителю следует созвать собрание учредителей. Далее, фирма должна сообщить о переезде налоговому органу и дождаться окончания 20-дневного срока.
Дополнительно уведомлять внебюджетные фонды или органы статистики не требуется. А вот банк известить о корректировке данных нужно. Кредитные организации, как правило, включают такое условие в соглашения об обслуживании расчетных счетов.
Смена адреса прописки генерального директора ООО
В Обществе с ограниченной ответственностью кроме состава учредителей важным человеком, который управляет деятельностью и подписывает важнейшие для организации документы, является единоличный исполнительный орган. Им может выступать как генеральный директор, директор или Президент. Название должности здесь не важно, а сами функции должностного лица очень даже.
Руководитель компании прежде всего выступает от имени компании и ее владельцев у контрагентов, поставщиков и клиентов или иных государственных и коммерческих организациях, подписывает контракты и договора, управляет коллективом компании и ведет счета Общества. Все его сведения отражены во внутренних документах организации, а также данные по руководителю отражены в договоре с банком, касс-центром и прочие, а главное все сведения о нем внесены в реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ).
В связи с тем, что руководитель ответственное лицо и имеет большие полномочия, все его сведения должны совпадать при сравнении с самим оригиналом паспорта и другими документами, где были когда-либо внесены его паспортные данные, включая место его проживания. Поэтому, когда существует несовпадение в данных директора, может возникнуть какая-либо проблема, которая может повлечь за собой большие проблемы и риски, не только финансовые. Для того чтобы избежать таких отрицательных последствий, руководителю и его помощнику следует внимательно относиться к таким изменениям, как смена каких-либо сведений о руководителе, включая смену адреса прописки (проживания).
В случае, когда директор меняет адрес места регистрации, его новые сведения надо отразить в бухгалтерских документах, сделать дополнительное соглашение к трудовому договору, как вариант, если в нем указаны прежние неверные сведения, или другие документы, а главное отследить изменение сведений в ЕГРЮЛ.
И тот и другой способы существую, но зависят от ситуации.
На основании данных ситуаций уже следует понимать, стоит ли вносить самостоятельно изменения в адрес директора или же не нужно ничего делать самим.
RSS Печать
Рубрика: Гражданское право Ответов: 8
Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.
« Первая ← Пред.1 След. → Последняя (1) »
| День добрый! Директор выходит замуж и меняет фамилию. Подскажите, пожалуйста, порядок действий в данной ситуации? Вносить изменения в Устав, контракт с директором и уведомлять банк, налоговую и фонды, мингорисполком после получения паспорта на новую фамилию или с даты вступления в брак на основании свидетельства о браке? Спасибо. |
| Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления… |
Правовое регулирование смены фамилии директора
В силу требований Закона о государственной регистрации юрлиц № 129-ФЗ сведения об изменении фамилии руководителя должны быть зарегистрированы в ЕГРЮЛ (п. л.ч. 1 ст. 5).
Названым законом установлена обязанность организации в 3-дневный срок после смены фамилии директора подать заявление об изменении сведений в ЕГРЮЛ (ч. 5 ст. 5 Закона № 129-ФЗ).
Важно! В случае смены паспортных данных руководителя обязанность по уведомлению налогового органа не возникает!
Заявление об изменении сведений в ЕГРЮЛ в случае смены паспортных данных директора необходимо подать, если руководитель является иностранным гражданином.
Фамилия по смыслу пункта «л» части 1 статьи 5 Закона № 129-ФЗ не относится к паспортным данным, и о её изменении юридическое лицо обязано уведомить налоговый орган.
Что влечёт за собой смена фамилии директора — особенности процедуры
Вы являетесь руководителем компании? У Вас сменились паспортные данные (ФИО, адрес регистрации и т.п.)? Согласно ст. 31 Федерального закона «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» при смене фамилии директора паспортные данные попадают в налоговую инспекцию автоматически. При смене фамилии директора органы Федеральной миграционной службы передают новые данные в налоговую инспекцию.
Паспортные данные меняются в связи со сменой регистрации (места жительства) руководителя, а так же при полной замене паспорта в связи:
· с достижением возраста 20 лет;
· с достижением возраста 20 лет
· с утерей (утратой паспорта);
· окончанием срока действия паспорта;
· сменой фамилии;
· сменой гражданства и т.д.
При изменении паспортных данных руководителя ООО, ЗАО, ОАО, ИП данные о смене фамилии директора тоже сообщаются в налоговую автоматически.
Если Вы сейчас столкнулись с вопросом о смене паспорта руководителя (смене паспортных данных директора) фирмы в Москве, смене паспорта директора, тогда нижеизложенная информация, будет Вам весьма полезна.
При смене фамилии директора миграционная служба передаёт данные по внутренним каналам связи в налоговую. Затем в течение 5-ти рабочих дней новые данные вносятся в Единый Государственный Реестр Юридических Лиц (ЕГРЮЛ).
По запросу из ЕГРЮЛ о смене фамилии директора может быть выдана только выписка на руки директору организации. Руководитель организации пишет запрос в произвольной форме самостоятельно, заверяет его собственной печатью. Через 5 рабочих дней он сможет получить выписку из ЕГРЮЛ. Если потребуется срочная выписка, подготовленная за 1 рабочий день, в таком случае нужно будет оплатить госпошлину.
Но тут возникает вопрос: Кто может получить свежую выписку из ЕГРЮЛ из регистрирующего органа (из налоговой инспекции)? Ответ довольно прост: Получить «свежей» выписки из ЕГРЮЛ об изменениях, связанных со сменой фамилии директора может либо лично директор, либо любое лицо по доверенности от этой организации. Наш курьер может стать таким доверенным лицом.
Смена фамилии директора компании определяется как изменение сведений о юридическом лице, не связанных с внесением изменений в учредительные документы.
Паспортные данные руководителя фирмы не вносятся в учредительные документы юридического лица, а только в (ЕГРЮЛ). Именно поэтому госпошлина за изменение паспортных данных руководителя юридического лица не взимается.
Вам непременно надо быть в курсе того, что в учредительных документах ООО и ЗАО не публикуется никакая информация о кандидатуре генерального руководителя. Однако, несмотря на это, все данные о руководителе любой компании содержатся в ЕГРЮЛ.
Узнать о процедуре Смены адреса директора, смены прописки директора, Вы можете из нашей статьи, кликнув по ссылке.
заказать выписку из ЕГРЮЛ за 1000 руб.
Может возникнуть вполне логичный вопрос руководителя предприятия: «Что мне делать после государственной процедуры по внесению в ЕГРЮЛ изменений, связанных со сменой фамилии директора и получения документов из регистрирующего органа?»
После того, как вы получили документы о государственной регистрации изменений в ЕГРЮЛ в связи со сменой фамилии директора необходимо проверить эти документы на наличие в них ошибок, допущенных регистрирующим органом. Вам стоит проверить все паспортные данные генерального руководителя.
Быстро исправить ошибку, допущенную регистрирующим органом можно только в том случае, если вы заметите её в день получения документов.
Далее издаём приказ о вступлении в должность руководителя общества с указанием новых паспортных данных.
После того, как Вы получили из регистрирующего органа документы о государственной регистрации смена фамилии директора Вам необходимо заново оформить приказ о вступлении в должность Генерального руководителя Общества. В этом приказе Вы уже указываете новые паспортные данные руководителя организации. Приказ подписывается руководителем Общества и на нём ставится печать организации.
Как сообщить в банк о смене фамилии директора? После получения документа о смене фамилии директора Вашей организации в регистрирующем органе (в налоговой инспекции, в Москве – ИФНС № 46) руководителю необходимо сообщить в банк, в котором открыт расчётный счёт юридического лица о том, что произошла смена его паспортных данных. Это просто необходимо сделать в том случае, если директор сменил фамилию, имя или отчество. Как это сделать?
Как будут работать другие электронные подписи с 2023 года
Напоминаем, что пока продолжают действовать другие типы цифровых подписей, которые также оформляет наша компания.
Рассмотрим, сможет ли бизнес пользоваться ими в 2023 году:
1. ЭП на полномочного представителя (например, бухгалтера предприятия).
Действие таких подписей после 31.12.2022 пока под вопросом, так как нормативно-правовой акт о продлении их срока сейчас находится на рассмотрении. Если ЭП ФНС в организации нет, подпись представителя поможет с 2023 года продолжить подписывать документы, но только в случае принятия соответствующих поправок в закон.
2. ЭП физического лица.
Понадобится, чтобы подписывать документацию с использованием машиночитаемой доверенности (МЧД), которая также станет обязательной с 2023 года. Руководитель или ИП вправе оформить МЧД на физическое лицо уже сейчас, заверив ее своей действующей ЭП. Представитель будет пользоваться электронной подписью физического лица, а также прикладывать к ней доверенность. В новом году бизнес просто продолжит работать по такой схеме, даже если директор или предприниматель не получит подпись от ФНС.
В каких случаях производятся изменения в документах?
По закону, данные паспорта могут измениться в следующих случаях:
- Был выдан новый документ после утраты или приведения в негодность старого.
- Произошла замена паспорта по возрасту. Граждане РФ обязаны менять паспорта дважды – в 20 и в 45 лет. Маловероятно, чтобы человек успел стать директором до того, как ему исполнится двадцать, но вот множество руководителей младше сорока пяти – это реальность.
-
Произошло изменение фамилии, имени или отчества. Смена фамилии учредителя ООО и директора ООО обычно происходит со вступлением в брак и чаще всего у женщин. Однако, во-первых, женщин-директоров уже достаточно много, и немало из них выходят замуж в тот период, когда занимают руководящую должность.
Во-вторых, семейное законодательство разрешает сменить фамилию (или принять двойную) и мужу. Что же до остальных частей полного имени (то есть собственно имени и отчества), то и они могут быть изменены по желанию гражданина путём регистрации изменений в ЗАГС.
-
Изменился пол. Эта ситуация выглядит экзотичной, однако достаточно вероятна. Иногда хирургическая коррекция пола является единственным выходом для человека – транссексуала. Операции такого типа проводятся не слишком часто, однако регулярно.
По закону? после того, как произошла смена пола, гражданин обязан сменить и документы. Соответственно, он получит новый паспорт с новым указанием пола, а также обычно новым именем.
-
Обнаружились ошибки или неточности в паспорте. К сожалению, ошибки паспортистов – достаточно распространённая вещь, и в итоге гражданин Казаков может быть записан в паспорте Козаковым.
Часто такого рода ошибки вскрываются лишь в спорных ситуациях (например, связанных с наследованием имущества или установлением родства), и тогда гражданину может потребоваться уточнение данных паспорта.
Поскольку же нормы законодательства не допускают исправлений или подчисток паспорта, человек должен получить новый документ – который соответственно будет иметь новый номер и серию (каждый бланк паспорта уникален).
Итак, произошла смена фамилии генерального директора ООО, порядок действий будет следующим.
Образец внесения записи об изменении фамилии в связи с вступлением в брак
-----------------------------------T--------------------------------------¬
¦Фамилия изменена на фамилию ¦ Трудовая книжка¦
¦Орешкина на основании ¦ ТК-1 N 2253208¦
¦свидетельства о заключении брака ¦ ¦
¦II-РК N 997974 от 20.06.2009 ¦ -Шишкина- Орешкина ¦
¦ ¦Фамилия ------------------------------¦
¦Начальник Грибова ¦ Ирина ¦
¦отдела кадров ----------- ¦Имя ----------------------------------¦
¦ Печать ¦ Константиновна ¦
¦ ООО "Август" ¦Отчество -----------------------------¦
¦ ¦ 09.12.1978 ¦
¦ ¦Дата рождения ------------------------¦
¦ ¦ (число, месяц, год) ¦
¦ ¦ высшее ¦
¦ ¦Образование --------------------------¦
¦ ¦Профессия, юрист, ¦
¦ ¦специальность ------------------------¦
¦ ¦ "юриспруденция" ¦
¦ ¦--------------------------------------¦
¦ ¦ 20 мая 2001 г. ¦
¦ ¦Дата заполнения ----------------------¦
¦ ¦ (число, месяц, год) ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦Подпись Шишкина ¦
¦ ¦владельца книжки ---------------------¦
¦ ¦ Печать ¦
¦ ¦М.П. ООО "Август" ¦
¦ ¦ Подпись лица, ответственного ¦
¦ ¦ за ведение трудовых книжек ¦
¦ ¦ Листьева ¦
¦ ¦ ------------ ¦
¦ ¦ (разборчиво) ¦
L----------------------------------+---------------------------------------
Иные документы. Заметим, что порядок внесения изменений в иные кадровые и бухгалтерские документы законодательно не определен, поэтому обновлять персональные данные рекомендуется в следующем порядке.
Устаревшие или неправильные сведения нужно зачеркнуть одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и сверху или сбоку написать новые сведения. На полях напротив соответствующей строки работник кадровой службы делает запись «Исправлено», ставит дату внесения изменений и подпись.
Если руководитель изменил фамилию, сведения об этом нужно внести:
- в его трудовой договор. На вопрос, надо ли заключать в этом случае дополнительное соглашение, однозначного ответа нет. Ведь согласно ст. 72 Трудового кодекса изменяются не условия заключенного трудового договора, а только сведения о работнике (ст. 72 ТК РФ). Существует два варианта.
Первый вариант: новую фамилию нужно указать в тексте трудового договора, отметив, на основании какого документа вносятся изменения (наименование документа, орган, выдавший документ, его номер и дата выдачи). Также следует внести исправления в раздел «Реквизиты сторон», ведь у сотрудника изменились паспортные данные. При этом исправлению подлежат оба экземпляра договора: и тот, который хранится в организации, и тот, который находится у сотрудника.
Второй вариант: заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, где указать, что с определенной даты (дата изменения персональных данных) договор следует читать в новой редакции;
- личную карточку работника (форма N Т-2 утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, далее — Постановление N 1). Новую фамилию можно внести в карточку двумя способами — или зачеркнуть прежнюю, или распечатать ту страницу карточки, в которую вносились изменения (на прежней странице делается отметка о том, что она была заменена в связи с изменением фамилии). Кроме того, ссылку на документ, на основании которого вносятся изменения, можно сделать в разделе «Дополнительные сведения» личной карточки. Запись нужно заверить подписью работника кадровой службы. Обратите внимание: новые паспортные данные и сведения об изменившемся семейном положении также вносятся в личную карточку работника. Образец внесения изменений смотрите на с. 86;
- Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, утвержденную Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69;
- график отпусков (форма N Т-7 утверждена Постановлением N 1).
Что нужно сделать перед подачей сведений в налоговую инспекцию
Если в учредительных документах организации указаны фамилия и паспортные данные директора, сначала изменения нужно внести в эти документы. Кроме того, следует получить выписку из ЕГРЮЛ. Дело в том, что некоторые документы, представляемые в налоговую инспекцию, предполагают нотариальное заверение. На практике нотариусы требуют представить выписку из ЕГРЮЛ, обосновывая это необходимостью сверить полномочия заявителя.
Выписку из реестра можно получить бесплатно. Для этого следует направить письменный запрос в налоговую инспекцию, который оформляют на фирменном бланке организации. Запрос подписывает директор и ставит печать компании. Если он уже сменил фамилию, инспекторы рекомендуют подписывать письмо прежней фамилией, поскольку она указана в ЕГРЮЛ на этот момент.
Налоговые инспекторы выдадут выписку не позднее пяти рабочих дней после получения запроса. Об этом говорится в п. 21 Правил ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 N 438. Таким образом, о выписке из реестра следует позаботиться заранее.
Теперь рассмотрим, какие документы нужно представить в налоговую инспекцию в связи с изменением фамилии директора предприятия. Их комплект зависит от того, является директор учредителем компании или нет.
Образец решения об изменении учредительных документов
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Решение ¦
¦ об изменении учредительных документов ¦
¦ общества с ограниченной ответственностью "Август" ¦
¦ ¦
¦г. Москва 7 июля 2009 г.¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ Я, Орешкина Ирина Константиновна, генеральный директор и единственный¦
¦участник ООО "Август", приняла решение внести изменения в Устав ООО¦
¦"Август" в связи со сменой фамилии Шишкина на Орешкину. ¦
¦ ¦
¦ Орешкина И.К. Орешкина¦
L--------------------------------------------------------------------------
Для того чтобы изменить учредительные документы, необязательно оформлять их в полном объеме в новой редакции. Достаточно указать новую редакцию конкретного пункта.