Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «10 причин, почему ЭДО нужен именно вам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Навести порядок во внутренней документации и упростить ее ведение поможет перевод на ЭДО. У вас больше не будет кипы бумаг, которую необходимо где-то хранить. Все документы будут находиться в системе электронного документооборота, где любой файл можно найти за пару секунд.
Стоит ли вашей компании переходить на ЭДО?
Крупным компаниям, работающим с сотнями и тысячами внешних документов каждый месяц, внедрение ЭДО поможет сократить издержки и сберечь сотни тысяч рублей в год, снизить риски утери документов и риски, связанные с ошибками в документации и получением штрафов от налоговой. Если организация работает со счетами-фактурами, сдает декларации по НДС, у компании множество филиалов и большое число контрагентов из разных регионов, переход на ЭДО вполне оправдан.
ЭДО подходит также малому и среднему бизнесу, так как таким компаниям важно получать оплату за товары или услуги как можно быстрее – в день выставления документов. Электронный документооборот ускорит обмен документами, а чем скорее документы дойдут до получателя, тем быстрее будут оплачены.
Основные принципы внутреннего документооборота.
Внутренние документы организации составляют большую часть ее документооборота. Именно поэтому так важно организовать учет и оперативное и качественное прохождение жизненного цикла внутренней документации.
Как движется документ во внутреннем ЭДО:
- Подготовка документа.
- Согласование документа.
- Подписание документа.
- Регистрация документа.
- Отправка.
- Прием документа.
- Первичное рассмотрение.
- Повторное рассмотрение.
- Вынесение резолюции.
- Исполнение документа.
- Направление документа в архив.
Используемые сокращения
Для лучшей читаемости, далее по тексту будут использоваться сокращения:
-
ЭДО – электронный документооборот;
-
ЭД – электронный документ;
-
ЭП – электронная подпись;
-
ЭЦП – электронная цифровая подпись;
-
УКЭП – усиленная квалифицированная электронная подпись;
-
СЭД – система электронного документооборота;
-
УПД – универсальный передаточный документ;
-
ПО – программное обеспечение.
Если вы приняли решение отказаться от бумаги в пользу электронных технологий, надо:
-
Изменить учетную политику организации – прописать в ней факт работы с ЭД, подписанными УКЭП.
-
Составить схему существующего документооборота. После перехода на ЭДО все должно остаться неизменным, но только в электронном виде.
-
Выбрать техническое решение для внедрения СЭД внутреннего внутри организации: веб-версия или интеграция.
Система электронного документооборота (СЭД) – это компьютерная программа, которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие сотрудников (отправку уведомлений, выдачу заданий, передачу документов и т. п.).
Ее выбор основывается на потребностях компании, также играют роль стоимость системы, возможности, наличие техподдержки, опыт разработчиков, конкурентные особенности, степень согласованности с существующими в организации бизнес-процессами.
Веб-версия не соприкасается с информационными системами компании и подходит небольшому бизнесу, когда вы не работаете с документами каждый день.
Как правило, СЭД устанавливается на выделенный или существующий сервер компании и интегрируется с учетной системой организации. Тогда автоматизация документооборота будет привычном интерфейсе используемой программы.
-
Получить УКЭП.
Сколько стоят электронные документы, затраты на переход на ЭДО
| Статья расходов | 1000 бумажных документов | 1000 электронных документов |
|
Печать (3 руб — одна сторона, пакет документов — 3 листа) |
18 000 руб. |
— |
|
Электронная подпись |
— |
2 000 руб. |
|
Лицензия средства криптозащиты |
— |
1 200 руб. |
|
Доставка |
40 000 руб. заказным письмом |
7 000 руб. |
|
Итого |
58 000 руб. |
10 200 руб. |
Существующая базовая структура СЭД зарекомендовала себя как действенный, эффективный механизм, который удобен для предприятий и учреждений любого масштаба. Рынок СЭД активно развивается, так как и государственный сектор (активный потребитель), и бизнес-структуры заинтересованы в сервисах электронного документооборота. Также развитию систем способствует расширение сферы применения электронных подписей и увеличенное внимание к вопросам безопасности информации. Эффективно решать их можно при помощи качественных и продуманных программ.
Современная система документооборота имеет множество достоинств — она:
- обеспечивает прозрачность документопотока и всех бизнес-процессов компании — все действия и перемещения бумаг можно отследить и контролировать;
- повышает дисциплину труда и исполнения задач — прозрачные системы удобны для фиксации результатов и факта отклика на требование;
- сокращает временные затраты на каждодневный рутинный труд — не нужно подолгу искать, согласовывать бумаги, оборот их ускоряется;
- защищает информацию от утечки, обеспечивая безопасность данных и строгое разграничение прав доступа;
- основана на принципах, оговоренных в стандартах качества ISO;
- легко внедряется среди сотрудников — при условии грамотно организованной системы обучения персонала;
- даёт предприятию конкурентные преимущества, помогает поддерживать и развивать внутрикорпоративную культуру и так далее.
Стандарты и правовая база для СЭД
Конкретных стандартов или законов для электронных бизнес-систем в отечественном правовом поле немного, и при разработке СЭД её создатели ориентируются на разнообразные нормативные документы для «классического» делопроизводства. Среди основных нормативно-регулирующих актов стоит назвать:
- федеральное законодательство об электронной подписи (63-ФЗ), об информации и её защите (149-ФЗ), о персональных данных (152 и 363-ФЗ) и так далее;
- отраслевые правила и требования — приказы Росстандарта и Росархива, письма Минюста РФ, Минфина РФ и других государственных органов;
- постановления федерального и региональных правительств;
- стандарты и ГОСТы по делопроизводству, архивам, системам распорядительной документации — Р 7.0.8-2013, ГОСТ Р 7.0.97-2016 и другие.
Какие документы можно отправлять?
Система ЭДО позволяет компаниям обмениваться следующими документами:
- УПД и счетами-фактурами. Правила их передачи установлены Минфином и ФНС.
- Торг-12 и актами. Их форматы рекомендованы налоговой службой и подходят для передачи в органы контроля.
- Иными заверенными электронной подписью документами, для которых нет установленного формата ФНС.
Наиболее популярными документами, с которыми работают клиенты, являются:
- договора
- счета-фактуры
- акты
- первичные документы
Как правило, сначала организации переводят в ЭДО все первичные документы и счета-фактуры. С последними связаны налоговые вычеты, поэтому им уделяется особое внимание. Организации должны составлять эти документы в соответствии с установленными законом требованиями. Если счета-фактуры не будут соответствовать формату, утвержденному приказом ФНС от 19.12.2018 г. № ММВ-7-15/820, они не будут иметь юридической силы.
До 2012 года программа «Логика» называлась «Босс-Референт» и пользовалась большой популярностью среди организаций. Смена наименования не сказалась на качестве продукта, он, как и прежде, позволяет эффективно управлять делопроизводством. Основные преимущества:
- высокий уровень защиты данных;
- возможность построить сложные схемы согласования документов;
- простота использования.
Что важно знать про электронный документооборот
ЭД – это создание, согласование, хранение, учет и отправка документов в электронном виде, без необходимости их распечатывать. Все цифровые копии документов имеют такую же юридическую силу, как оригиналы. Все действия с документами вы и ваши сотрудники осуществляют в системе электронного документооборота, или СЭД. Это облачный сервис, который дает возможность хранить все документы компании в электронном виде и управлять ими. Всё удобно и прозрачно: вы видите список документов, которые у вас есть, в любой момент в пару кликов можете посмотреть, когда и кем они были созданы, отредактированы, согласованы и т.д. Чтобы этим пользоваться, нужно купить лицензию на программу, ЭЦП и платить абонентскую плату за то, что сервис работает. Некоторые компании автоматизируют документооборот частично. Допустим, договоры с контрагентами заключают в электронном виде и закрепляют электронно-цифровой подписью, а внутренние заявления, приказы и распоряжения распечатывают, согласовывают и подписывают вручную. Электронный документооборот «на максималках» – это полный отказ от бумажных документов, и внутренних, и внешних. Главное, что нужно понять, прежде чем переходить на ЭД – нужен ли он вашей компании, облегчит ли решение повседневных рабочих задач и ускорит ли бизнес-процессы. На практике он подходит любым компаниям с большим объемом корреспонденции – не только крупного, но среднего и малого бизнеса. Если у вас пара сделок в год, не стоит заморачиваться. Большой объем – это сотни сделок в месяц, когда бумажная работа действительно отнимает много времени и ресурсов. Если это про ваш бизнес, смысл во внедрении ЭД есть.
Документооборот в бизнес-процессах
Большой плюс интеграции ELMA и Диадок — это возможность включить обмен документами с другими компаниями в любые процессы своего предприятия. Для этого в дизайнере ELMA предусмотрены специальные блоки: «Отправка», «Подписать», «Отклонить подпись», «Ожидание смены статуса», «Загрузка печатной формы».
Их можно использовать как любые другие элементы BPMN при моделировании процессов, тем самым закрывая все нужды компании в документообороте. Вы можете отправлять и подписывать счет-фактуры, накладные, договоры, дополнительные соглашения, акты приемки-сдачи и т.д.
Система сама поставит нужному человеку задачу подписать и отправить документ, а руководство в любой момент сможет отследить движение документов по их статусам.
Это быстро, безопасно, наглядно и максимально удобно. Сотрудники не ходят с распечатанными договорами в руках, секретарю не нужно принимать и распределять кипы документов от курьера. Компания не платит курьеру за доставку и заодно снижает расходы на бумагу, цены на которую в последнее время выросли в разы.
Недостаточное снижение объёма печати
ЭДО покрывает лишь малую долю печати, которая производится в офисе. Результаты исследований показывают, что среднестатистический офисный документ «живёт» от нескольких часов до 1 рабочего дня. При внедрении ЭДО и ЭЦП кто-то из сотрудников получает право подписать документ в электронном виде и загрузить его в онлайн архив. Но откуда берутся данные для составления этого документа?
Например, руководитель подписывает договор при помощи ЭЦП и загружает в ЭДО. Но данные для составления договора он получил в бумажном виде: от контрагентов или от сотрудников, у которых нет ЭЦП. Та же история с отчётами в бухгалтерии. Даже если финальный документ загружается в ЭДО и подписывается ЭЦП, бухгалтер составляет его на основании распечатанных и подписанных документов от сотрудников, у которых нет электронной подписи. Если же всех сотрудников обяжут отправлять тому, кто составляет договор или отчёт, документы в электронном виде, они точно также распечатают и подпишут от руки документ, а потом отсканируют. Таким образом, внедрение ЭЦП и ЭДО никак не повлияет на большую часть объёма печати в компании.
Сокращение расходов: временный переход на ЭЦП и ЭДО
Некоторые фирмы знают о вышеперечисленных подводных камнях, поэтому не рассматривают постоянный переход на ЭДО и ЭЦП. Но в условиях карантина спешат временно внедрить эти технологии, чтобы сэкономить на удалённой организации печати.
Минимальный пакет на 1 сотрудника стоит от 3 тысяч до 5 тысяч рублей в месяц. При этом, тот же сотрудник ежемесячно печатает примерно 300-500 листов. Стоимость печати 300-500 листов, включая оборудование, сервис и расходные материалы, обходится компании от 500 до 2 тысяч рублей (конечная цифра зависит от формата и параметров печати, а также от оборудования). Поэтому прежде, чем временно внедрить ЭДО и ЭЦП, сравните расходы на поддержание офисной инфраструктуры на удалёнке со стоимостью перехода на другие технологии. И помните о скрытых расходах.
Кадровый ЭДО для найма
Кадровый документооборот с начала пандемии подорожал и усложнился больше других, ведь большая часть сотрудников стала работать из дома. Обмениваться документами с удаленными сотрудниками приходится при помощи курьеров и классической почты.
С людьми из других регионов иногда возникают сложности с трудовой книжкой. Увольняясь, работник как минимум должен ее забрать. И если трудовая бумажная, то многие не хотят ехать за ней в другой город. Вернуть работнику его бумажную трудовую можно по почте, но для этого он должен написать соответствующее заявление. А если он не желает, у работодателя возникает правовая коллизия: по законодательству он обязан выдать работнику трудовую книжку, а по факту без заявления не имеет права.
Все идет к тому, что чисто офисных работников будет все меньше. Все больше будет «гибридных» сотрудников, которые работают то дома, то в офисе. Не меньше будет и и полностью удаленных сотрудников. И если эксперимент с ЭДО для работы, который сейчас проводит Минтруд, получится, это сильно упростит жизнь и работникам, и работодателям.
Все эти проблемы должна решить электронная трудовая книжка. На остальные вопросы кадрового ЭДО должны ответить поправки в Трудовой кодекс, которые сейчас рассматривают в правительстве. Если их примут, компании смогут не просто искать себе сотрудников в любом регионе России, но и полноценно их трудоустраивать с минимальными бюрократическими преградами. Отпадет необходимость оформлять бумажные документы, тратить деньги на их отправку, а сам процесс трудоустройства значительно упростится. Работник сможет ставить на документах электронную подпись и отправлять их работодателю. Перспективы выглядят радужно, но на деле не все так просто.