Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Бухгалтеру на заметку: что нужно знать о «первичке»». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Можно ли на первичных документах ставить факсимильную подпись? Минфин считает, что это недопустимо. Ведь закон 402-ФЗ требует наличия на первичном документе определенных реквизитов, в числе которых личная подпись лица.
Подписывать первичные документы факсимиле рискованно
Соответственно, велика вероятность того, что налоговики не признают расходы, подтвержденные подписанной таким образом «первичкой». Поэтому лучше не рисковать и ставить на документах подпись собственноручно.
Справедливости ради заметим, что в судебной практике по таким спорам были решения как в пользу ФНС, так и в пользу компаний. И это лишь еще раз подтверждает рекомендацию не прибегать к подобному способу подписи документов.
Обоснование:
- письмо Минфина РФ от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951;
- постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2012 № А56-69600/2010;
- постановление ФАС Центрального округа от 12.08.2011 № А48-3632/2010.
Учёт и хранение первичных документов
Процесс приёма и обработки первичных документов разрабатывается в рамках графика документооборота, который служит приложением к учётной политике предприятия. Для каждого вида ПБД определяют порядок:
- приёма и регистрации;
- согласования и отправки на визирование руководителем;
- внесения данных ПБД в бухгалтерский учёт;
- хранения и архивации.
Документооборот первичных документов
Документооборот первичных документов включает в себя следующие этапы:
- оформление первичного документа;
- передача документа в бухгалтерию, где он проверяется и вносится в регистры;
- текущее хранение и последующая передача документа в архив.
Далеко не праздный вопрос – когда должны оформляться первичные документы? Ответ на это есть в статье 9 закона № 402-ФЗ «Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания».
Недопустимо оформлять первичные документы через несколько дней после проведения хозяйственной операции. Все работники, имеющие право оформлять первичку, должны соблюдать график документооборота, в котором можно установить, например, такие сроки сдачи документов в бухгалтерию:
- приходные и расходные кассовые ордера – в день составления;
- документы, связанные с оформлением продаж – не позднее следующего рабочего дня;
- авансовые отчеты – не позднее трех рабочих дней после расходования средств;
- листки нетрудоспособности — не позднее следующего рабочего дня после выхода на работу и т.д.
Что касается документов, подписанных контрагентами, то обязанность передавать их своевременно можно предусмотреть в тексте договора, например, так: «Покупатель обязуется передавать Поставщику оригиналы подписанных товарных накладных, актов и счетов-фактур не позднее двух рабочих дней со дня их подписания».
При передаче подписанной первички в бухгалтерии проверяют форму документа; наличие обязательных реквизитов; законность проведенной хозяйственной операции; арифметические расчеты. Данные проверенных первичных документов вносятся в бухгалтерские регистры.
Текущее хранение первички осуществляется обычно в бухгалтерии, а по окончании года документы группируются по датам, комплектуются в пачки и передаются в архив. Хранить первичные документы надо не менее пяти лет.
Как настроить в программе отчеты по проблемным первичным документам
Когда пользователь привяжет к каждому контрагенту конкретного ответственного сотрудника, можно создавать отчеты по проблемной первичной документации. К примеру, этот момент относится к документам, по которым не поступили оригиналы или которые оформлены с нарушением требований законодательства. В сформированном отчете будут указываться сотрудники, которые несут ответственность за работу с конкретным контрагентом.
Чтобы создать список, нужно зайти в перечень документов на поступление через раздел «Покупки», потом «Поступление (акты, накладные, УПД)». Далее нужно нажать команду «Еще» и затем «Настроить список».
Когда откроется форма настроек, во вкладке «Отбор» пользователь ставит отбор по документам, по которым нет оригиналов:
- левая часть — выбирается графа «Оригинал» и нажимается кнопка «Выбрать»;
- правая часть — в появившейся строке в графе «Вид сравнения» ставится значение «Равно», в графе «Значение» указывается «Нет».
Переход на электронный документооборот
Сегодня электронный документооборот уже не диковинка, темпы его проникновения впечатляют. По данным исследования проекта TADVISER, объем потраченных средств российскими компаниями на внедрение систем ЭДО (электронного документооборота) увеличился с 25 млрд. руб. в 2012 году до почти 42 млрд. руб. в 2016 году. И данный рост продолжается с завидной динамикой. Компании используют не только электронную отчетность, но и двигаются дальше, переводя и первичные документы в электронный формат.
Электронный документооборот отличается от бумажного тем, что все документы в нем оцифрованы и подписываются электронной подписью. ЭДО позволяет систематизировать работу с документацией, как внутренней, так и внешней. Например, обмен электронными счетами-фактурами с контрагентами позволяет существенно сократить затраты на документооборот, в десятки раз ускоряет процедуру оформления сделок и облегчает жизнь сразу нескольким структурам предприятия, высвобождая ресурсы на задачи с наибольшим КПД. Оцените прямо сейчас, готовы ли вы к переходу на ЭДО.
Правила заполнения первичной документации
Законодательно установлены правила заполнения первичной документации. Их должны придерживаться все налогоплательщики. Кроме того, что необходимо отразить всю информацию, касающуюся совершаемой информации, нужно сделать это правильно. В частности:
- В документе не должно быть ошибок, помарок, зачеркиваний. Если предприятие ведёт электронный документооборот, то не должно быть опечаток;
- Если происходит ручное заполнение, то можно использовать ручку с пастой любого цвета – чёрного или синего. Но нужно следить за тем, чтобы не было клякс и подтёков;
- «первичка» составляется в том случае, если между контрагентами уже достигнута договорённость относительно конкретной сделки. В противном случае, документ придётся аннулировать;
- Все количественные выражения совершаемой хозяйственной операции должны быть прописаны прописью. Это правильно относится и к денежным выражениям;
- Если для заполнения «первички» не хватает какие-либо сведений, нужно ставить прочерк. В документе не должно быть пустых строк.
Первичные документы в бухгалтерском учете
Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы.
Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34 н (в ред. от 26.03.2007 № 26н)
При необходимости в типовой бланк могут быть включены дополнительные строки, графы, но все реквизиты, предусмотренные утвержденной формой, должны быть сохранены. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим приказом (распоряжением).
Не подлежат изменению только бланки документов по учету кассовых операций согласно Порядку применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденному Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20.
В формах, утвержденных Госкомстатом России, предусмотрены зоны кодирования информации, которые заполняются в соответствии с общероссийскими классификаторами.
Коды, по которым нет ссылок на общероссийские классификаторы (например, графы с названием «Вид операции»), предназначены для обобщения и систематизации информации при обработке данных средствами вычислительной техники и проставляются по системе кодирования, принятой в организации.
Кроме того, к учету принимаются самостоятельно разработанные малым предприятием формы, содержащие соответствующие обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом «О бухгалтерском учете».
Самостоятельно разрабатывать можно только те документы, которые не содержатся в альбомах унифицированных форм.
Понятие бухгалтерских документов и их виды
Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство, подтверждающее законность и реальность совершаемых хозяйственных операций. Они являются средством юридического оформления. Понятие документа представлено основой построения всей системы бухучета.
Документ — объект анализа в процессе документальной ревизии, аудиторской проверки и судебной экспертизе в области бухгалтерского дела.
Информация, отраженная на бумажных или электронных носителях, обладает одинаковой юридической силой.
Бухгалтерский документ, во-первых, отражает факт совершения хозяйственных операций, во-вторых является основой отражения операций по счетам и средством предупреждения хищений ТМЦ (товарно-материальных ценностей).
Классификация предполагает виды бухгалтерских документов в соответствии со степенью обобщения учетной информации.
Первичные учетные документы (ст. 9 Закона № 402-ФЗ):
- накладная (отпуск на сторону, внутреннее движение ТМЦ);
- акт (приемки, передачи, списания, замены и пр.);
- требование (по отпуску материалов, платежные требования);
- ордер (ПКО, РКО);
- поручения (платежное поручение, сводно-платежное);
- счет (счет-фактура, лицевые счета и пр.);
- отчет (авансовые и пр.).
Первичный учетный документы предназначен для последовательной фиксации фактов совершения хозяйственных операций, что способно обеспечить для экономического субъекта сплошной учет всех объектов посредством записи в документе, а также контроль сохранности собственности.
Весь перечень фактов работы предприятия необходимо оформлять посредством первичных учетных документов (ч. 1 ст. 9 ФЗ № 402). По этой причине весь бухучет сотрудники должны вести при использовании первичных документов. Хозяйственная жизнь включает сделку, событие, операцию, оказывающую или способную оказать воздействие на положение предприятий в сфере финансов, отражающую финансовый результат их деятельности и движение денежных средств. В соответствии с этим документальная основа работы бухгалтерии представлена первичными учетными документами.
В соответствии с ч. 5 ст. 9 ФЗ № 402 первичный учетный документ может составляться как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа, который должен обладать электронной подписью. Электронный документ представляет собой документ, в котором информация представлена в электронной цифровой форме (ст. 3 ФЗ от 10.01.02 года № 1 «Об электронной цифровой подписи»).
После обработки и использования в бухгалтерии документы сдают на хранение в архив.
Все организации и предприятия обязаны хранить первичные учетные документы, а также заполняемые на основании их регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, установленных правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет, как это предусмотрено Федеральным законом «О бухгалтерском учете». Ответственность за организацию хранения учетных документов несет руководитель предприятия.
Конкретный порядок хранения первичных документов и учетных регистров установлен Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Другие инструктивные документы могут уточнять отдельные положения данного документа.
Текущее хранение бухгалтерских документов (за отчетный год) осуществляют непосредственно в бухгалтерии. Документы подшивают в папки по назначению, первичные учетные документы хранятся отдельно от регистров бухгалтерского учета.
Однородные первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, подбираются в пачки в хронологическом порядке и подшиваются в отдельной папке. На папке указывают месяц и год, к которому относятся документы, их номера (с… по… включительно), другие справочные сведения.
Денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами) должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.
Если на предприятии учет осуществляют с помощью компьютеров, то в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались в последний раз для составления бухгалтерской отчетности.
Бухгалтерский архив документов постоянного хранения организуется в специально подготовленном помещении или в закрытых шкафах. Передача документов в архив оформляется актом.
Выдача первичных учетных и других документов из бухгалтерии и из архива работникам организации не допускается, но в отдельных случаях это может быть сделано по распоряжению главного бухгалтера.
Изъятие или снятие копий первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета у организации может производиться только органами дознания, прокуратуры и судами, налоговой инспекцией и налоговой полицией на основании постановлений этих органов в соответствии с действующими уголовно-процессуальными правилами. Изъятие оформляется протоколом, копия которого остается в организации. Главный бухгалтер или другое должностное лицо при этом имеет право снять копии с изымаемых документов с указанием основания и даты изъятия.
В случае пропажи или гибели первичных учетных документов руководитель организации приказом назначает комиссию для расследования причин, приведших к пропаже или гибели документов.
Учет запасов и готовой продукции
Эта область бухгалтерского учета фиксирует движение всех активов, срок службы которых составляет менее 12 месяцев. Это сырье, материалы, запчасти, офисные «расходники», упаковка, и т.д., а также готовая продукция. Такой учет еще называют складским.
Здесь применяют следующие формы:
- приходная накладная;
- все материалы и товары группируются по определенным признакам, а на каждую группу заводится карточка учета материалов по форме № М–17;
- для списания материалов используют требование-накладную по установленной форме № М–11, а товары списываются при продаже;
- движение по складу оформляется в виде материального отчета, а в магазинах и торговых предприятиях — товарного отчета № ТОРГ-29.
Кроме того, законодательством предусмотрено периодическое проведение инвентаризаций таких активов, для этого используются следующие документы:
- инвентаризационная опись (№ ИНВ-3);
- приказ о проведении инвентаризации (№ ИНВ-22);
- сличительная ведомость результатов инвентаризации (№ ИНВ-19);
- ведомость учета результатов инвентаризации (№ ИНВ-26).
Товарная накладная ТОРГ- 12
Товарная накладная ТОРГ- 12 – это первичный сопроводительный документ. Он применяется при отгрузке товара или товарно-материальных ценностей от продавца к покупателю. Этот документ подтверждает отпуск товара (выдачу со склада). По накладной покупатель может сверить номенклатуру отгруженных товаров, а продавец – списать товарно-материальные ценности с общего складского учёта. Водитель-экспедитор, имея на руках ТОРГ-12, может подтвердить законность перевозки груза.
Накладная ТОРГ- 12 выписывается кладовщиком или бухгалтером компании, которая реализует товарно-материальные ценности. Документ оформляется в двух экземплярах на основании договора, заключённого между сторонами (например, договор о поставке). При необходимости к накладной могут быт выписаны дополнения (акт о передаче товара или др.).
Унифицированная форма товарной накладной была утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132, но не является обязательной для использования. Компания-продавец может самостоятельно разработать фирменный бланк для отгрузки товарно-материальных ценностей.
Товарная накладная ТОРГ-12 должна содержать полную информацию об отправителе, получателе груза и непосредственно о самом товаре.
В верхней части документа нужно указать:
- Наименование, порядковый номер и дату (должна совпадать с датой отгрузки) составления документа.
- Данные поставщика/грузоотправителя товарно-материальных ценностей: название, реквизиты, контактные данные и банковский счёт организации или ИП.
- Данные плательщика/грузополучателя: название, реквизиты, контактные данные и банковский счёт организации или ИП.
- Основание составления товарной накладной (приказ и пр.) и дополнения к ней (транспортная накладная и др.).
Информацию об отпущенной продукции лучше оформлять в виде таблицы. В обязательном порядке должны быть указаны: наименование, количество, цена за единицу и общая стоимость товара. Также можно добавить графы, которые нужны для учета товарооборота компании-поставщика.
Данные о товаре:
- Порядковый номер.
- Наименование товара (сорт, характеристики, артикул) – обязательное поле.
- Код товара.
- Единицы измерения – обязательное поле.
- Количество товара – обязательное поле.
- Вид упаковки.
- Количество единиц товара в упаковке.
- Количество упаковок.
- Масса брутто.
- Масса нетто.
- Цена за единицу товара – обязательное поле.
- Сумма (цена, умноженная на количество) без учёта НДС – обязательное поле.
- НДС (% ставка или сумма в рублях) – обязательное поле (если НДС не указывается, то в графе ставится прочерк).
- Сумма с учётом НДС.
Нижняя строка таблицы является итоговой. В ней указывается общее количество, вес и стоимость товара.
Ниже таблицы нужно поставить отметку о количестве листов накладной. Также, стоит указать количество наименований товара и общую сумму денег, на которую отпущены товарно-материальные ценности числом и прописью.
В конце товарную накладную ТОРГ-12 должны подписать ответственные лица с расшифровкой подписи:
- Отпуск товара разрешил;
- отгрузку произвёл;
- главный бухгалтер;
- груз принял и др.
Первичная документация и отчётность
Первичная документация используется для расчета бухгалтерского и налогового отчетов. Поэтому, к оформлению первичных документов нужно подходить ответственно. Контролирующие органы в ходе проверки смотрят на формальную составляющую документа (реквизиты, подписи), правильность заполнения основной части документа, в которой описываются передача товарно-материальных ценностей, оказание услуг, условия и нюансы выполнения договорённости, а также комплектность «первички».
Только правильно составленная документация может подтвердить факт осуществления хозяйственной операции. В противном случае, она (операция) может быть не признана как таковая. Тогда нужно будет переделывать первичную документацию, отчёты и заплатить штраф (особенно – если нарушение не первое).
Основные понятия документации
- Первичная документация (ПД) — свидетельство, зафиксированное на бумаге, о том, что имели место определенные хозяйственные операции.
- Первичный учет — начальный этап фиксирования операций, характеризующих происходящие в фирмах действия.
- Хозяйственная операция — это событие, повлекшее за собой изменения в активах или капитале компании.
Обычно на предприятии действует следующая схема:
- Работники получают бухгалтерские данные;
- Проводится предварительная обработка поступившей информации и документации;
- Оформляется первичная документация;
- Она утверждается начальством или уполномоченными работниками;
- Начинается процесс обработки ПД и выполнение связанных с ней действий.
Учет ПД, как и бухучет в целом, является обязательным требованием ст.18 закона «О бухгалтерском учете».
Первичная документация бывает:
- Разовая, нужна один раз для подтверждения операции.
- Накопительная, оказывается нужной в течение какого-то периода, если операции проводятся не единожды. Информация из нее переносится в регистр.
Бухгалтерская первичная документация и ее значение
Важность первичной бухгалтерской документации проявляется в следующем:
- Практическое значение. Первичная документация служит не только для того, чтобы отображать в бухгалтерском учете хозяйственные операции. По сути, это инструмент, который используется во время всех финансово-хозяйственных операций. Для руководства и управления субъектом экономики также необходимо использование документации. С помощь документации отслеживаются все движения денежной массы, товаров и материальных ценностей. Также документы служат законной основой для осуществления операций любого вида. С помощью первичной документации можно найти ошибки в бухгалтерском учете;
- Юридическое значение. Важной является правовая составляющая первичной документации. При разрешении юридических споров между объектом хозяйствования и другим объектом или физическим лицом ключевое место занимают первичные документы. Если первичный документ имеет правильное оформление, то он имеет силу во всех судах, в том числе и арбитражных. Основой судебно-бухгалтерской экспертизы также являются первичные документы;
- Значение контроля. С помощью первичной документации происходит сохранение и контроль за ним материальных ценностей, состоящих на балансе организации. Контрольная функции я выражается также в том, что при помощи первичных документов проводятся документальные ревизии и аудиторские проверки. В последнем случае первичная документация выступает основным источником информации. Обработка первичной документации и ее оформление являются видом самоконтроля на предприятии;