Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Недостача наличных в кассе из-за ошибки кассира: как отразить в учете?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При вине кассира сумма недостачи не учитывается при налоге на прибыль, поскольку даже при возмещении никакого дополнительного дохода не возникает. А если пришлось требовать сумму по суду, руководство несет расходы на судебные издержки и пошлину: вот их-то можно правомерно включить во внереализационные расходы.
Инвентаризация кассы – виды, сроки, правила
По нормам текущего законодательства Российской Федерации, ревизия — это набор наиболее полная форма последующего финансового контроля, способная носить как плановый, так и внеплановый характер. Регламентированный учет, реализацией которого нужно заниматься в рамках строго установленного времени (в соответствии с бухгалтерской политикой бренда и нормативами сопутствующих законов), опирается преимущественно на положения из п. 15 Методических указаний Минфина №19. По предложенным правительственным постановлениям регулярная проверка кассы выполняется из-за:
- ликвидации и реорганизации учреждения;
- передачи имущества компании в аренду;
- подписания договорных бумаг о купле-продаже;
- создания годовой (квартальной) отчетности;
- обнаружения нехватки;
- порчи ценностей.
Обычно, о плановых процедурах ревизионного характера все сотрудники знают заранее. Люди тщательно готовятся к будущей инспекции, подбивая отчеты так, чтобы все сошлось «копейка в копейку». Именно поэтому систематический надзор подобного формата действительно работает (решает перечень присвоенных ему задач) исключительно в фирмах с честным коллективом.
Проводка по списанию недостач в кассе: основания для внеплановой инвентаризации
В тех же самых нормативах, представленных в Методических указаниях Минфина РФ, предложен и другой способ бухгалтерского контроля, в роли которого выступает незапланированная проверка. Реализовать набор операций можно ввиду таких оснований:
- необходимость создания эффективной системы текущего контроля качества работы кассиров;
- нужда в проведении профилактических действий, позволяющих снизить риски появления ошибок и нарушений;
- выставление соответствующего требования каким-либо уполномоченным надзорным органом;
- подача жалоб от покупателей, в роли которых могут выступать как прямые клиенты, так и, например, оптовые поставщики;
- поступление в канцелярию докладных записок от сотрудников, обладающих набором сопутствующих полномочий.
Инвентаризация и недостача
По нормативам российского законодательства, абсолютно каждая официально зарегистрированная организация должна регулярно проводить ревизионные операции, основной целью которых становится учет активов и обязательств. Главный правовой регламент в области — это ч. 1 ст. 11 Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011. В рамках представленного документа приводятся исчерпывающие инструкции по процедурам составления годовой и квартальной бухгалтерской отчетности.
В классическом виде ревизия проводится так: отдельный специалист или группа ответственных лиц выявляет факт текущего наличия вещей на предприятии, впоследствии сопоставляя полученные данные с организационными регистрами. Человек, занимающийся подобной работой, может обнаружить, что де-юре какой-либо предмет на подведомственной территории есть, а вот реальное его наличие подтвердить не удается. Именно при появлении несостыковки появляется разговор о задействовании такого термина как недочет.
Проводки в бухгалтерском учете при недостаче
Проводки, отражаемые в бухучете по результатам инвентаризации кассы, отличаются в зависимости от обстоятельств. Если кассир возмещает всю сумму недостачи, отнесите ее к «прочим расходам» и проведите по бухгалтерии в отчетном периоде, когда сотрудник внес деньги в кассу.
Проводки:
|
Дебет |
Кредит |
Пояснение |
|---|---|---|
|
94 |
50 |
Обнаружена n-ная сумма недостачи в кассе |
| 73-2 | 94 | Сумма ущерба отнесена на кассира |
| 70 | 73-2 | Сумма удержана из зарплаты кассира или внесена им в кассу добровольно |
Случай из жизни предпринимателя
«У меня сеть продуктовых магазинов «у дома». При очередной инвентаризации была выявлена недостача в кассе. Потом ― снова. Кассиры только разводили руками, а доказать их вину я не мог. Хочу заметить, что в то время мы еще вели учет средств на бумаге. Закон позволял работать без онлайн-кассы.
Потом установил ККТ и другое оборудование, поставил товароучетную систему. Ситуация сразу изменилась: все магазины стали, как на ладони. Я контролирую бизнес-процессы в личном кабинете кассы. Инвентаризацию также стало проводить гораздо легче, удобнее и быстрее. И, что самое главное, сразу нашлась причина недостачи. Пришлось уволить одного кассира, он оказался не чист на руку».
Обязан ли кассир возмещать недостачу по кассе
Должность кассира предполагает огромную ответственность, но обязанности в этой профессии должны точно соотноситься и с правами. Как избыток, так и недостаток не всегда являются виной кассира, так как ситуаций, которые могут привести к отличию суммы в кассе и расчётной, — масса.
В любом случае кассир как материально ответственное лицо обязан за свои просчёты платить из собственного кармана. Если в кассе образовался минус, кассир должен полностью возместить недостающую сумму. Эти действия регламентируются статьями 242 и 243 Трудового кодекса РФ. Причина недостачи в кассе при этом не важна — случайно или умышленно работник ошибся, он должен возместить ущерб.
Знаете ли вы?
Если сумма недостачи— менее месячного оклада работника, то работодатель может её взыскать без согласия проштрафившегося.
Финансовое взыскание — не единственный вид наказания за ненадлежащее исполнение своих рабочих обязанностей. В соответствии со статьями 192 и 193 Трудового кодекса работодатель имеет право применить к нерадивому сотруднику и дисциплинарные меры воздействия. Это может быть предупреждение, выговор, а в крайнем случае — и увольнение. Конечно, адекватный руководитель должен взвесить все за и против, прежде чем принять судьбоносное решение.
Недостача в кассе. Что делать?
В случае выявления недостачи денежных средств в кассе организации необходимо в кратчайшие сроки провести ревизию кассы. Действующим Положением № 373-П от 12 октября 2012 г. о порядке ведения кассовых операций порядок проведения ревизии кассы не установлен. Поэтому целесообразно организации самостоятельно разработать и утвердить внутреннее положение о порядке проведения ревизии кассы. За основу можно взять порядок, указанные в прежнем Порядке ведения кассовых операций № 40 от 22 сентября 1993 г.
Ревизию проводит инвентаризационная комиссия, состав которой назначается приказом руководителя организации. Члены комиссии, в присутствии материально ответственного лица (кассира), пересчитывают денежную наличность и проверяют другие ценности, находящиеся в кассе. Сравнив имеющийся остаток в кассе с остатком, указанным в кассовой книге, комиссия подтвердит факт недостачи.
Порядок действий компании при выявлении недостачи в кассе
Если выявлена недостача денежных средств в кассе и это сделано не в ходе инвентаризации, компании необходимо предпринять следующие шаги:
- Издается приказ о проведении инвентаризации и назначении комиссии для ее осуществления,
- Проводится пересчет наличности в присутствии отвественного лица,
- По итогам проверки составляется акт инвентаризации наличных денежных средств,
- С ним знакомиться кассир и в нем же дает пояснения причин возникших отклонений,
- Если ответственное лицо отказывается знакомиться под роспись с результатами инвентаризации на это также составляется акт,
- На основе оформленных итогов инвентаризации определяются виновные в недостаче лица,
- Принимается решение о взыскании недостающей суммы с виновных лиц,
- Производится погашение недостачи за счет допустивших ее ответственных лиц.
Виновен всегда кассир
Кассиру вверяются на хранение материальные ценности (в данном случае – наличная выручка) на основании заключенного с ним трудового договора.
Ст. 242 ТК РФ говорит о том, что в таких ситуациях на работнике лежит полная материальная ответственность за компенсацию утраченных средств. А ст. 244 обуславливает правомерность заключения такого договора с работниками, занимающими должность кассира, если они достигли возраста совершеннолетия. Кроме кассиров, полная материальная ответственность ложится и на некоторые другие категории работников, предусмотренные Постановлением Минтруда России № 85 от 31 декабря 2002 года.
КСТАТИ! В случае причинения ущерба фирме вина кассира может быть не только в неправомерных действиях, но и в бездействии, а также в халатности и недобросовестном отношении к собственным трудовым обязанностям.
Бухгалтерский и налоговый учет недостачи
В бухучете недостачи отображаются в том отчетном периоде, к которому относилась дата, по состоянию на которую вы проводили инвентаризацию. Так, годовая инвентаризация влияет на показатели годовой бухгалтерской отчетности.
Проводки для недостачи в кассе следующие:
| Проводка | Суть операции |
|---|---|
| Дт 94 Кт 50 | Отражаем недостачу в кассе |
| Дт 73 Кт 94 | Сумма недостачи отнесена на виновное лицо |
| Дт 70 Кт 73 | Недостача удержана из заработной платы виновного лица |
| Дт 50 Кт 73 | Работник внес наличные в кассу в счет недостачи |
| Дт 91 Кт 94 | Сумма недостачи списана в расходы (если нельзя взыскать) |
Сумма недостающих денежных средств может быть учтена организацией в расходах (пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ). При этом суммы возмещения, полученные от работника, признаются в составе внереализационных доходов и отражаются на дату признания их должником или на дату вступления в силу решения суда.
Ведите учет наличных в кассе, денежных документов, ценных бумаг и БСО в Контур.Бухгалтерии. Оформляйте приходные и расходные кассовые ордера и готовьте документы для инвентаризации. А еще в сервисе можно оформлять расчеты с сотрудниками, сдавать отчетность через интернет и даже подключить интеграцию с кассовой программой. Попробуйте все возможности Контур.Бухгалтерии на тестовом периоде — 14 дней в подарок всем новым пользователям.
Что еще сказал Верховный суд по делу косметической компании
У работодателя были проблемы не только с договорами.
Где список сотрудников, которые согласились взять на себя полную ответственность? Кого включали в этот список, а кого исключали при увольнении? Где и как хранились товары? Как должна распределяться ответственность при ущербе? Как установить вину конкретного работника? Все это должно быть оформлено документами.
Что это за листы с подписями работников? К какому договору они относятся? Так материальную ответственность не оформляют.
Компания почему-то решила, что достаточно составить общий договор и взять со всех работников согласие, что они в курсе полной ответственности. Якобы каждый, кого берут на работу, автоматически соглашается: в трудовом договоре есть оговорка на этот счет.
К оформлению инвентаризации тоже есть вопросы. Минфин не просто так установил для нее правила. И тут тоже с документами непорядок. Например, где подтверждение, что каждый раз при смене ответственных лиц проводили инвентаризацию?
Суд почему-то решил, что факта ущерба и описи пропавших товаров будет достаточно, но это не так. Тех, с кого спрашивают, даже не позвали на инвентаризацию. Это нарушение, и не единственное.
Кстати, а как работодатель обеспечивал сохранность имущества? Это его обязанность — делать так, чтобы на склад не попадали посторонние и работники могли отвечать за товар. Продавцы говорят, что там был проходной двор. Где доказательства, что это не так?
И что за копии документов принес работодатель во вторую инстанцию? Почему он не принес их в первую? Где оригиналы? Всё, что в копиях, — не доказательство. Так дела не делаются. Суд не разобрался и вынес незаконное решение.
Итог. Решение городского суда в пользу фирмы отменили, а решение первой инстанции оставили в силе. Пересматривать нечего — работники не будут ничего платить.
Договор о полной материальной ответственности кассира: образец и правила составления
Если сотрудник причинил материальный ущерб нанимателю, он обязан его компенсировать. Обычно ответственность виновного ограничивается размером его средней зарплаты. Но это положение не применяется в тех случаях, когда закон предусмотрел полное возмещение ущерба. Исчерпывающий перечень ситуаций, когда наступает полная материальная ответственность, приведен в Трудовом кодексе (ст. 243):
- убытки подтверждены документально;
- противоправное поведение сотрудника доказано судом или правоохранительными органами;
- наниматель понес убытки из-за виновного поведения сотрудника;
- установлена связь между действиями работника и причиненным ущербом.
Читать по теме: Договор о материальной ответственности
Работа с деньгами подразумевает повышенную ответственность работника вне зависимости от характера его действий – умышленных или нечаянных. Поэтому рамки возмещения материального ущерба максимально расширены. Сотрудники, чьи должности перечислены в Постановлении Минтруда за № 85, возмещают причиненный ущерб в полном объеме:
- кассиры, контролеры, кассиры-контролеры, а также другие работники, выполняющие обязанности кассиров или контролеров;
- сотрудники банков, инкассаторы, в том числе водители-инкассаторы;
- работники торговли, гостиниц, организаций общественного питания и бытового обслуживания, в том числе руководители;
- начальники, мастера, производители строительно-монтажных работ;
- сотрудники камер хранений, ломбардов и других складов, связанные с хранением, учетом и выдачей материальных ценностей, в том числе заведующие и руководители;
- экспедиторы, кладовщики, завхозы, кастелянши, работающие с материальными ценностями;
- руководители фармацевтических организаций и аптек, технологи, провизоры и фармацевты, а также старшие медсестры медучреждений.
Работодатель может привлечь к полному финансовому возмещению убытков:
- сотрудников старше 18 лет, с которыми подписан договор о полной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ);
- специалистов, которые входят в Перечень работ и должностей (Постановление Минтруда № 85);
- работников, которые нанесли ущерб работодателю в результате правонарушения, это основание распространяется на несовершеннолетних (ст. 242 ТК РФ).
Для заключения договора о полной материальной ответственности необходимо проверить соблюдение трех основных условий.
- Первое – это возраст работника, он должен быть совершеннолетним, то есть на момент подписания договора ему исполнилось 18 лет.
- Второе – это его непосредственное обслуживание имущества и ценностей, вверенных ему.
- Третье – это наличие данной должности в списке Постановления,регулируемого вопросы о материальной ответственности работников.
Пошаговая инструкция при подписании соглашения:
- Работник принимается на должность кассира.
- Проверяется выполнение вышеуказанных условий.
- Проверяется наличие данной должности в Постановлении.
- Составляется соглашение, в котором указываются все обязанности и права обеих сторон.
- Документу присваивается регистрационный номер (о том, как правильно вписать сведения в специальный журнал регистрации ДМО, читайте ).
- Соглашение подписывается сторонами и заверяется печатями.
Образец акта об отказе работника представить объяснения
—————————————————————————¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью «Свирель» ¦
¦ ¦
¦ Акт ¦
¦ об отказе кассира от представления объяснений ¦
¦ по факту недостачи в кассе ¦
¦ ¦
¦г. Липецк 20 января 2012 г.¦
¦ ¦
¦ Комиссия в составе председателя комиссии Н.О. Солдатова, финансового¦
¦директора, членов комиссии: И.В. Смирновой, главного бухгалтера, и¦
¦М.Д. Золотовой, старшего бухгалтера, составила настоящий акт¦
¦о следующем. В результате внезапной ревизии кассы, проведенной¦
¦20 января 2012 г., была выявлена недостача в размере 5000 руб. 00 коп.¦
¦(Пяти тысяч рублей 00 коп.). Факт недостачи подтвержден актом ревизии¦
¦наличных денежных средств от 20.01.2012, от подписания которого кассир¦
¦ООО «Свирель» Н.И. Кочетова отказалась. Кроме того, Н.И. Кочетова¦
¦отказалась дать объяснения по факту и обстоятельствам возникновения¦
¦недостачи денежных средств в кассе организации. ¦
¦ ¦
¦ От ознакомления с настоящим актом кассир Н.И. Кочетова отказалась в¦
¦присутствии комиссии. ¦
¦ ¦
¦ Председатель комиссии: ¦
¦ финансовый директор Солдатов Н.О. Солдатов¦
¦ ¦
¦ Члены комиссии: ¦
¦ главный бухгалтер Смирнова И.В. Смирнова¦
¦ старший бухгалтер Золотова М.Д. Золотова¦
L—————————————————————————
Рисунок 1 Шаг N 2. Взыскиваем недостачу с виновного лица
Когда кассира принимают на работу, с ним заключают договор о полной материальной ответственности. Поэтому кассир отвечает за сохранность всех принятых ценностей. В случае недостачи вверенных ему денег он обязан возместить работодателю причиненный прямой действительный ущерб в полном размере (ст. ст. 242 и 243 ТК РФ). При этом причины недостачи в общем-то не важны. Кассир мог присвоить деньги, а мог недобросовестно отнестись к своим должностным обязанностям, например оставить кассу без присмотра. Кроме того, он мог просто обсчитаться и выдать покупателю сдачу в большей сумме, чем надо. Во всех перечисленных случаях работнику придется возмещать недостачу, то есть вносить свои деньги в кассу.
Вправе ли работодатель удержать недостачу из зарплаты кассира? Ответ зависит от суммы недостачи.
Вариант 1. Сумма недостачи не превышает среднего месячного заработка кассира. В этом случае вы вправе удержать недостачу из зарплаты кассира в бесспорном порядке по распоряжению руководителя. При этом согласия виновного работника не требуется. В течение месяца со дня установления комиссией размера недостачи руководитель должен издать приказ о взыскании. Образец приказа представлен на с. 82. Потом недостающую сумму можно удержать из зарплаты кассира. Помните, что общий размер удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20%. Предельно допустимый размер взыскиваемой суммы рассчитывается после вычета из зарплаты НДФЛ. На практике сумма недостачи обычно больше 20% зарплаты. Тогда недостачу удерживают из зарплаты частями до тех пор, пока она не будет полностью возмещена.
Кто может выявить недостачу
Недостача – это выявленное отрицательное несоответствие между показателями финансового учета и фактическим количеством наличных денег в операционной кассе.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если средств больше, чем полагалось бы по документам (положительное несоответствие), речь идет об излишках, поступающих в прибыль организации.
Кто и в ходе каких процедур может обнаружить такое расхождение? Наиболее часто недостача выявляется:
- самим кассиром-операционистом;
- сотрудником, исполняющим кассирские функции;
- непосредственным начальством кассира;
- инвентаризационной комиссией;
- ревизором, проверяющим кассу;
- учредителями или акционерами фирмы;
- вышестоящим руководством;
- аудиторами в ходе внешней проверки.
Все эти лица имеют право на сверку данных учета и подсчет наличности в кассе на требуемый момент на основании пунктов 37 и 38 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 года № 40.