Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Личный автомобиль в служебных целях: сколько, как и почему?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Традиционно при рассмотрении вопросов о компенсациях работнику за горюче-смазочные материалы возникает стойкая ассоциация с использованием личного автомобиля работника в служебных целях. На самом деле ни в Трудовом кодексе, ни в другом нормативном акте речи об автомобиле не идет.
Определяем размер компенсации.
Повторимся, что размер компенсации расходов работника на использование личного имущества устанавливается соглашением сторон.
При определении размера работодатели руководствуются:
1. Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Этим документом зафиксированы нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией:
-
легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 1 500 руб. в месяц;
-
легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 1 200 руб.;
-
мотоциклы – 600 руб.
2. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563.
Названным документом утверждены правила выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием. В частности, установлены следующие предельные размеры:
-
легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 3 000 руб. в месяц;
-
легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 2 400 руб.;
-
мотоциклы – 1 200 руб.
В отношении гражданских служащих определено, что решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается представителем нанимателя в десятидневный срок со дня получения заявления гражданского служащего с учетом:
-
необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
-
времени использования личного транспорта в служебных целях;
-
объема бюджетных ассигнований, предусмотренных соответствующему федеральному государственному органу в федеральном бюджете на обеспечение его деятельности.
Возмещение затрат по использованию личных а/м в 2021 году
Как и любая другая личная вещь работника, автомобиль, предоставленный им для нужд предприятия, также подпадает под правила возмещения расходов.
Логичным было бы предположить, что работодатель буквально будет исполнять требования закона. И компенсация будет соответствовать реальным затратам работника. Однако реальность, как это всегда бывает, очень далека от идеала.
Часто работодатель устанавливает условием найма сотрудника наличие у претендента на рабочее место личного автомобиля. Для того, чтобы в этом убедиться, достаточно заглянуть в объявления о приеме на работу.
При этом к автомобилю обычно предъявляются определенные требования, например сниженный расход топлива, малолитражность, нужная работодателю грузоподъемность, вид топлива (газ, бензин, солярка), пассажировместимость и т.д. Компенсация ГСМ сотрудникам использующих личный транспорт
Никто не будет препятствовать гражданину с автомобилем «Роллс-Ройс» занять вакансию водителя-экспедитора, если на то есть его желание. Но дело в том, что в бюджет предприятия могут быть заложены траты на ГСМ и износ автомобиля с объемом двигателя 1,2 и расходом топлива 5 литров бензина АИ-92 на 100 км при необходимости перевозить сельхозпродукцию. Поэтому владельца «Роллс-Ройс» предупредят, что оплата ГСМ будет производиться из расчета только в рамках бюджета предприятия, а не реального расхода «Роллс-Ройса» в 15 литров бензина EURO-5 на 100 км.
Компенсации за автомобиль и ГСМ
Трудовой кодекс говорит о любом виде личного имущества работника, используемого в производственных целях. Статья 188. Возмещение расходов при использовании личного имущества работника
То есть работнику положена компенсация во всех случаях применения личного имущества для исполнения своих рабочих обязанностей. При этом имущество может быть любым, включая машины, мотоциклы, моторные и весельные лодки, бензопилы, швейные машинки, лопаты и т.д.
Соответственно, и возмещение трат на ГСМ полагается не только в отношении автомобиля, но и при использовании любой личной вещи, требующей заправки горючим, смазывания и т.д.
Компенсация работнику, использующему личный автомобиль в служебных целях
В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за пользование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их применением. Размер возмещения затрат определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Разъездной характер работы должен быть отражен в трудовом договоре и должностных инструкциях. На основании этих документов издается приказ руководителя организации, в котором он устанавливает конкретный размер компенсации работнику за использование им личного автомобиля для служебных поездок в зависимости от интенсивности такого применения.
Для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию предприятия копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке. Работнику, использующему легковой автомобиль для служебных поездок по доверенности его собственника, компенсация выплачивается в таком же порядке, то есть один раз в месяц независимо от количества календарных дней. За время нахождения работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется, она не выплачивается.
С какими налогами будет связана выплата компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, и как данная операция отражается в налоговом и бухгалтерском учете?
В каких случаях выплачивается компенсация за использование личной машины
В современных условиях существует большое количество профессий, связанных с разъездами по рабочим вопросам. Даже в такой профессии как бухгалтер, зачастую возникает надобность выезжать в различные инстанции.
Такие должности, как менеджер, торговый представитель, страховой агент и многие другие специальности требуют быстрого перемещения из точки А в точку Б. При этом сама компания – работодатель зачастую не имеет служебных машин. В связи с этим, для некоторых должностей при приеме на работу прописывается условие о наличии своего автомобиля.
Именно поэтому в организациях очень часто предусматривается компенсация расходов, которые понесет работник при использовании своей личной машины в случае, если она привлекается к выполнению рабочих обязанностей.
Кроме рядовых работников, использовать свой автомобиль в интересах компании может и директор. Для него предусмотрены такие же компенсации, как и для других сотрудников.
В состав расходов на автомобиль включается:
- Топливо для заправки
- Сумма амортизации
- Затраты на ремонт и техобслуживание
- Мойка машины в рабочее время и другие подобные расходы
Статья 188 ТК РФ предусматривает использование сотрудником личного автомобиля и закрепляет необходимость выплаты компенсации в этом случае.
Для того чтобы закрепить желание работника получать компенсацию, он должен написать своему работодателю заявление. К нему необходимо приложить ксерокопию свидетельства о регистрации на машину. Нужно предоставить работодателю оригинал свидетельства для его сличения с копией.
Компенсация положена только тем работникам, у которых есть необходимость в поездках по рабочим вопросам. Причем руководитель компании самостоятельно определяет круг тех, кто будет получать такую компенсацию.
Особенности возмещения расходов при использовании в работе своей машины
Для начала нужно помнить, что компенсируют такие расходы только тем, кто активно использует в своей работе автомобиль. Это касается как командировок, так и разъездов в течение рабочей смены.
Для того чтобы получить компенсацию, необходимо написать работодателю заявление. К нему необходимо приложить все документы на машину. Придется составлять путевки (Минфин все – таки на этом настаивает) и собирать чеки на все понесенные расходы.
Окончательную сумму денежного возмещения за понесенные затраты определяет руководитель организации по согласованию с работником.
Для того чтобы использовать свою машину в работе и получать компенсацию, необходимо издать приказ.
Если автомобиль зарегистрирован не на работника, а на другое лицо, то его можно использовать по доверенности. На компенсацию это никак не повлияет.
Новости экономики и финансов СПб, России и мира
Существует несколько вариантов учета в этом случае.1. Организация арендует автомобили у сотрудников, платит им арендную плату и заправляет автомобили, используемые для осуществления производственной деятельности.В этом случае в соответствии со ст.
645, 646 Гражданского кодекса РФ арендная плата по договору аренды автомобиля без экипажа включает только плату за пользование автомобилем. Стоимость топлива учитывается арендатором в целях налогообложения прибыли на основании подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ или подп. 5 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ в зависимости от назначения используемого транспорта. 2.
Организация арендует автомобили и выдает топливные карты сотрудникам в счет арендной платы.В этом случае стоимость топлива, выданного сотрудникам, учитывается в составе расходов на арендные платежи подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.3.
Организация выплачивает компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях, а так же компенсирует расходы на бензин в порядке ст. 188 Трудового кодекса РФ.
В этом случае расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм для целей налогообложения относятся к прочим расходам (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
А вот расходы на приобретение ГСМ, если уже выплачена компенсация, не учитываются для целей обложения налогом на прибыль, поскольку данный автомобиль не является служебным (подп.11 п.1 ст.264 НК РФ). Не учитываются в целях обложения налогом на прибыль и расходы на компенсацию сверх норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.02 №92.4.
Автомобили не используются в служебных целях, тогда топливная карта рассматривается как подарок сотруднику.Стоимость подарков, выданных сотрудникам, не уменьшает налогооблагаемую прибыль, ведь не выполняются требования ст.
252 НК РФ, где прописано, что расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Кроме того, согласно подп. 1 п. 1 ст. 146 Кодекса безвозмездная передача имущества признается реализацией и облагается НДС.Итак, наиболее выгодный с точки зрения налогообложения вариант, принять автомобили сотрудников в аренду, платить сотрудникам арендную плату, а топливные карты выдавать под отчет, с последующим списанием стоимости ГСМ на затраты, связанные с производством и реализацией продукции.В этом случае операции по приобретению топливных карт, передаче их сотрудникам и списанию ГСМ оформляют следующими бухгалтерскими записями:
Дт60 — Кт51 — перечислены денежные средства за бензин топливной компании;
Дт50 субсчет «Денежные документы» — Кт60 — оприходованы топливные карты с оплаченным бензином;Дт71 — Кт50 субсчет «Денежные документы» — выданы топливные карты под отчет;Дт10 субсчет «Топливо» — Кт71 — оприходован бензин по отчету водителя на основании чеков автозаправочных станций;Дт19 — Кт71 — выделен входной НДС по приобретенному топливу.Когда топливная компания предоставит акт, счет-фактуру, распечатку по операциям с топливными картами, делаем проводки:
Дт68 — Кт19 — принят к вычету НДС на основании полученного счета-фактуры;
Дт20 (25, 26, 44) — Кт10 субсчет «Топливо» — списан бензин в пределах норм.
Выделите фрагмент с текстом ошибки и нажмите Ctrl+Enter
Обсуждаем новости здесь. Присоединяйтесь!
При вычислении страховых взносов необходимо помнить, что их взимают с оплат и награждений, которые начисляются физическому лицу в пределах трудовых взаимоотношений и гражданско-правового договора. Начисление компенсационных выплат за пользование транспортного средства для работы в рамках суммы, установленной договором между работодателем и сотрудником, не является оплатой труда, вознаграждением за исполнение трудовых или других обязательств, материальной выгодой. Соответственно, такие компенсационные средства не облагаются страховым взносом.
Если сотрудник организации использует служебный автомобиль, при этом путевые листы и иные подтверждающие документы отсутствуют, то возникает у такого физического лица экономическая выгода в том размере, в котором она оценивается. Этот вид дохода облагается НДФЛ при использовании служебного автомобиля в личных целях.
В дополнение по разъяснениям чиновников становится понятным, что предоставление автомобиля по доверенности не имеет перехода прав собственности, и данный автомобиль не может считаться собственностью доверенного лица. В соответствии со статьей 185 Гражданского кодекса Российской Федерации доверенность – письменное препоручение, которое выдается одним лицом другому для репрезентации перед третьим лицом.
Также не облагается страховым взносом компенсационная выплата по договору найма за эксплуатацию собственного транспортного средства, которое предоставлено сотруднику для управления по доверенности. Следует помнить, что за использование служебного автомобиля в личных целях ответственность несет водитель.
Расчеты по договору найма автомобиля с водителем нельзя воспринимать как компенсационную выплату работнику, которому предоставили доверенность для управления транспортным средством. Таким образом, субъект для обложения страховыми взносами для внебюджетных фондов отсутствует.
Какие сведения вносятся в договор?
При назначении компенсации сотруднику за использование личного автомобиля учитываются многочисленные параметры автомобиля. Все сведения относительно назначения компенсации вносятся в трудовой договор. К ним относится:
- точные параметры машины, принадлежащей сотруднику компании;
- порядок эксплуатации авто в рабочих целях;
- основания для владения машины, так как работник может являться не только ее собственником, но и доверенным лицом, а также арендатором;
- срок, в течение которого должностные обязанности будут выполняться с помощью ТС;
- точный размер компенсации;
- другие затраты, связанные с эксплуатацией машины;
- документы, которые должны подготавливаться работником, чтобы он смог подтвердить свои расходы на автомобиль;
- порядок, на основании которого должны перечисляться средства;
- сроки, в течение которых выплачивается компенсация работнику.
Если нарушается хотя бы один пункт договора, то работник может отказаться от использования своей машины в рабочих целях.
Работодатели, привлекающие для работы сотрудников, имеющих собственные транспортные средства, должны знать, как грамотно оформить им компенсацию за использование машины. Для этого грамотно подготавливается соответствующая документация. Процедура назначения компенсации предполагает выполнение следующих действий:
- при трудоустройстве гражданина необходимо, чтобы в трудовой договор была внесена информация о необходимости перечисления компенсации, так как новый сотрудник будет пользоваться своей машиной для выполнения заданий руководителя;
- передается правоустанавливающая документация на автомобиль работодателю, причем сюда относится не только свидетельство о регистрации, но и ПТС, а если гражданин является доверенным лицом, то дополнительно передается копия доверенности, на основании которой он пользуется машиной;
- далее оговариваются все условия сотрудничества, которые должны быть выгодными для обоих участников трудовых отношений;
- если давно трудоустроенный работник покупает машину, которой начинает пользоваться в служебных целях, то формируется дополнительное соглашение к уже имеющемуся трудовому договору;
- если передается машина для использования другими должностными лицами компании, то составляется акт приема-передачи автомобиля;
- ежемесячно или еженедельно работником компании составляется отчет, в котором указываются все траты на автомобиль, используемый в рабочих целях;
- к этому отчету прикладываются многочисленные платежные документы, подтверждающие траты и представленные разными чеками, накладными или другими аналогичными бумагами.
Управлять автомобилем может непосредственный собственник или другие работники компании, назначаемые ответственными лицами приказом работодателя.
Личное — значит собственное?
Начнем с норм трудового законодательства. В статье 188 ТК РФ сказано, что работодатель обязан выплатить работникам компенсации за использование личного имущества в служебных целях. Компенсации подлежит износ имущества, а также расходы, связанные с его использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением между работником и работодателем, оформленным в письменной форме.
Таким образом, если работник использует в своей работе личный автомобиль, то компания должна выплатить ему соответствующую компенсацию, а также возместить расходы на ГСМ и ремонт.
Как видите, в указанной норме Кодекса речь идет о компенсации за использование работником личного имущества. Что же следует понимать под таким имуществом?
Данный вопрос возникает в ситуациях, когда работник управляет автомобилем по доверенности. То есть прав собственности на машину у работника нет, и она по факту принадлежит другому лицу. Будут ли в таком случае выплаченные работнику суммы признаваться компенсационными с точки зрения трудового законодательства?
Сразу скажем, что от ответа на данный вопрос зависят и налоговые последствия.
И последний вопрос, который мы сегодня рассмотрим: нужно ли удерживать алименты с компенсации за использование работником личного автотранспорта? Конечно, этот вопрос не касается расчета налогов, но решать его приходиться бухгалтерам.
Как известно, родители обязаны содержать своих несовершеннолетних детей (ст. 80 Семейного кодекса). Это может осуществляться в том числе путем оформления соглашения об уплате алиментов (например, когда родители находятся в разводе).
Перечень доходов, с которых удерживаются алименты, приведен в постановлении Правительства РФ от 18.07.96 № 841 «О Перечне видов заработной платы и иного дохода, из которых производится удержание алиментов на несовершеннолетних детей» (далее — постановление № 841). Данный документ следует применять с учетом списка доходов, на которые не может быть обращено взыскание. Он приведен в п. 10 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» (далее — Закон № 229-ФЗ).
В подпункте «п» п. 2 постановления № 841 сказано, что удержание алиментов производится с выплат, осуществляемых работодателем в соответствии с законодательством о труде. Исключение — денежные суммы, выплачиваемые в связи с изнашиванием инструмента, принадлежащего работнику. А применяется ли данное положение в отношении компенсации за использование работником для служебных целей личных автотранспортных средств? Можно ли автомобиль приравнять к инструменту?
Данные вопросы рассмотрели специалисты Минздравсоцразвития России в письме от 03.08.2011 № 13-1/355166-41. Они сообщили, что инструмент и транспорт являются самостоятельными видами личного имущества, за использование которого в служебных целях работнику выплачивается компенсация. Поскольку компенсация за использование личного транспорта не поименована в качестве дохода, на который не может быть обращено взыскание, с суммы компенсации за использование личного автомобиля следует производить удержание алиментов.
К аналогичному выводу ранее приходили и суды (см., например, Определение Красноярского краевого суда от 28.04.2017 № 4Г-479/2017 (Определением Верховного суда РФ от 26.12.2017 отказано в передаче дела в Судебную коллегию по гражданским делам ВС РФ)).
Обратите внимание: в скором времени точка зрения чиновников и судов изменится. Дело в том, что в этом году Конституционный суд РФ принял постановление от 01.02.2019 № 7-п, в котором признал подп. «п» п. 2 постановления № 841 частично не соответствующим Конституции РФ. А именно в той части, в какой он допускает удержание алиментов на несовершеннолетних детей с выплачиваемых работодателем алиментообязанному работнику при использовании им личного транспорта сумм возмещения расходов (компенсации за использование, износ (амортизацию) автомобиля и сумм возмещения расходов, связанных с использованием авто). Кроме того, Конституционный суд обязал Правительство РФ внести соответствующие изменения в постановление № 841. Вот чем руководствовался суд.
Наряду с оплатой труда работник в рамках трудовых отношений может получать иные выплаты. При этом правовая природа таких выплат определяется в соответствии с их целевым назначением. Из положений ст. 164 и 165 ТК РФ следует, что компенсации не являются оплатой труда. Они направлены на возмещение затрат, произведенных работниками в связи с исполнением ими трудовых обязанностей, и выплачиваются за счет средств работодателя.
К числу других компенсаций Трудовой кодекс относит возмещение расходов при использовании личного имущества работника для служебных целей (ст. 188 ТК РФ). Использование работником личного имущества в интересах работодателя влечет его дополнительный износ, ухудшение качества этого имущества, дополнительные затраты. Таким образом, фактически работник несет расходы, не связанные с использованием своего имущества для собственных нужд. В связи с этим такой работник имеет право на возмещение расходов, а именно на выплату компенсации за использование имущества и его износ (амортизацию), а также на возмещение расходов, связанных с его использованием. Размер возмещения расходов работника определяется письменным соглашением, заключаемым с работодателем.
Соответственно, денежные средства, полученные работником в соответствии со ст. 188 ТК РФ, направлены на поддержание личного имущества работника в состоянии, которое обеспечивает возможность его эффективного использования. Такое правовое регулирование нацелено на защиту имущественных прав работника, а также на обеспечение баланса интересов работника как собственника имущества и работодателя, в интересах которого это имущество используется.
По своей правовой природе рассматриваемое возмещение расходов, несмотря на тесную связь с осуществлением работником трудовой деятельности, не входит в систему оплаты труда и имеет иную цель — возмещение материальных затрат работника, понесенных им в связи с исполнением трудовых обязанностей. Данные выплаты не зависят от количества и качества труда, не несут работнику экономической выгоды вне зависимости от характеристик используемого имущества, и их расходование работником по своему усмотрению не предполагается.
Из буквального смысла ст. 188 ТК РФ следует, что по согласию сторон может использоваться любое личное имущество работника, в том числе инструмент, личный транспорт, оборудование и т.д. При этом действуют одинаковые правила возмещения работнику соответствующих расходов.
Нормативные правовые акты о взыскании алиментов на несовершеннолетних детей н�� могут рассматривать такое возмещение расходов в качестве оплаты труда работника или произвольно проводить дифференциацию видов личного имущества работника, перечисленных в ст. 188 ТК РФ, без учета отнесения их к единому понятию личного имущества работника.
Таким образом, предусмотренные ст. 188 ТК РФ выплаты независимо от характеристик использованного в интересах работодателя имущества, принадлежащего работнику, имеют единую правовую природу и преследуют цель компенсировать работнику износ (амортизацию) и расходы, связанные с использованием им в процессе осуществления трудовой деятельности своего личного имущества.
Вместе с тем из буквального смысла подп. «п» п. 2 положения № 841 следует, что закрепленная в нем норма устанавливает запрет на удержание алиментов с выплат, направленных на возмещение понесенных работником расходов при использовании его личного инструмента, исключая тем самым из перечня выплат, из которых алименты не подлежат удержанию, иные выплаты, предусмотренные ст. 188 ТК РФ, в том числе компенсацию за использование личного транспорта для служебных целей. Соответственно, указанная норма допускает удержание алиментов с рассматриваемых выплат. А это приводит к нарушению баланса конституционно значимых ценностей и принципа равенства работников, которые используют для выполнения порученной им в рамках трудовых отношений работы различные виды личного имущества.
Исходя из вышеизложенного, Конституционный суд признал спорные положения подп. «п» п. 2 постановления № 841 не соответствующими Конституции РФ, а именно ч. 1 и 2 ст. 19, ч. 2 ст. 35, ч. 3 ст. 55 Конституции РФ.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1. Кому положена компенсация за использование автомобиля?
Компенсация положена сотрудникам, которые используют собственный автомобиль в рабочих целях, с которыми заключен трудовой договор или соглашение с указанием данного факта, а так же они могут предоставить подтверждающие документы на расходы, связанные с машиной на благо предприятия.
Вопрос №2. Я официально работаю в частной фирме, езжу на машине по доверенности, могу ли я получать компенсационные выплаты на бензин и ремонт?
Да, конечно можете, поскольку вы имеете доверенность на управление транспортным средством, то это приравнивается к личному имуществу, однако, если у налоговой возникнут вопросы по этому поводу, можно обжаловать данный вопрос в судебном порядке.
Вопрос №3. Что выгоднее для предприятия, платить компенсацию за использование автомобиля либо давать премию?
Наиболее оптимальным вариантом является компенсация. Поскольку на премию нужно платить НДФЛ и социальные взносы.
Использование служебного автомобиля в личных целях
Краткий итог, какие же документы должны быть, чтобы можно было использовать служебный автомобиль в личных целях:
- Приказ о предоставлении выходного дня (если используется в рабочее время);
- Договор аренды (субаренды);
- Акт приема-передачи.
А теперь представьте, если у вас водитель или специалист по несколько раз в неделю (если не за день) использует служебный автомобиль в личных целях. И каждый раз возникает необходимость правильно оформлять все документы.
Именно поэтому я сразу обозначил, что этот вариант совсем не подходит для практического применения. Хотя для редких (разовых) случаев именно так и надо оформлять все документы.
Как бы плохо это не казалось, но в этой ситуации нужно просто определиться и сделать выбор. Есть 3 (три) варианта:
- Либо вы ставите табу на личное использование;
- Либо вы даете в личное пользование на определенное время, и водитель едет за счет организации и вы это никак не отражаете, принимая на себя все риски (если с ним или с кем-то что-то произойдет);
- Либо, как говорится, специалист (или водитель) «выписывает» авто. Официально делается Приказ (если необходимо), разовый договор с официальной передачей авто с фиксацией состояния, спидометра и остатка в баке.