Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Особенности ведения кассовой дисциплины в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Лимитом остатка денежных средств в кассе называется сумма наличных, которая может остаться в кассе к концу рабочего дня. Так государство пытается застраховать предприятия от больших потерь в случае ограбления или других чрезвычайных ситуаций. Для установки такого лимита руководитель организации подписывает соответствующий приказ, который должны выполнять все работники предприятия. Сверхлимитные суммы должны сдаваться в обслуживающий банк для зачисления на расчётный счёт.
Порядок ведения кассовых операций в РФ: документальное оформление
Любое движение денег необходимо документально обосновать. Порядок ведения кассовых операций в этом отношении предполагает регулярный и четкий контроль.
Ключевые события Банк РФ обязывает оформлять так:
| Операция | Какой документ составляют | Форма |
|---|---|---|
| Приход денег в кассу | Приходной кассовый ордер (ПКО) | №КО-1, установлена постановлением Госкомстата РФ №88 |
| Расход | Расходный кассовый ордер (РКО) | №КО-2, установлена тем же постановлением Госкомстата |
Знание кассовой дисциплины. Что это такое
Знание кассовой дисциплины предполагает, что компания соблюдает все нормы действующего законодательства по проведению операций с денежными средствами (это также относится и к предпринимателям).
Эти требования можно подразделить на несколько крупных блоков, включающих в себя более мелкие нормы и условия:
Первый блок — составление необходимых документов, которые отражают движение наличности в кассе. Главный бухгалтер, кассир или иной работник должен обеспечить составление обязательных отчетов. Например, приходные и расходные ордера (ПКО, PKO) должны сопровождать выдачу денег из кассы и их поступление. Важно правильно заполнять все реквизиты, чтобы оформленные документы считались действительными. Кроме того, ПКО и PKO должны вноситься в специальную кассовую книгу компании, что позволяет ежедневно проводить сверку фактических и задокументированных операций с наличными деньгами.
Примечательно, что с внедрением онлайн-касс, перечень требуемой документации сократился. Раньше требовалось дополнительно составлять такие формы, как ТОРГ-1, КМ-1 и другие. Введение онлайн-ККТ сделало составление таких отчетов необязательным (что подтверждается в разъяснениях Минфина от 16 сентября 2016 года N 03-01-15/ 544413).
Как рассчитать лимит кассы на 2022 год
Согласно требованиям Центрального Банка России, расчет лимита остатка кассы на 2022 год можно осуществлять по одной из двух предложенных формул. Первая основана на расходе денежных средств, вторая ― на базе поступлений наличности.
Формула на основе расхода:
Лимит = Оп/Pп × П, где
Оп — объем прихода денежных средств за расчетный период (руб.);
Pп – расчетный период, определенный руководителем организации, не должен превышать 92 дней;
П – среднее количество дней между инкассациями либо самостоятельной сдачей денег в банк (не превышает 14 дней для населенных пунктов без банковских отделений и 7 дней в остальных случаях).
Пример расчета лимита кассы на 2022 год по первой формуле. Организация рассчитывает лимит кассы в пределах квартала. Общая выручка наличными за этот период составила 2 млн рублей. В квартале 90 дней. Инкассации производятся дважды в неделю ― примерно каждые 3,5 дня. В результате получаем:
Лимит = 2 000 000 / 90 * 3,5 = 77 778 (рублей).
Лучше округлять сумму в меньшую сторону. В нашем случае получится 77 000 рублей.
Формула на основе расхода:
Лимит = Ов/Pп × П, где
Ов — объем денежных средств, которые были выданы за расчетный период, за исключением расходов на оплату труда сотрудникам (рублей);
Pп – расчетный период, определенный руководителем организации, не должен превышать 92 дней;
П – среднее количество дней между выдачей денег организации банком (не превышает 14 дней для населенных пунктов без банковских отделений и 7 дней в остальных случаях).
Посмотрим, как рассчитывается лимит кассы в 2022 году по второй формуле. Расход денежных средств за квартал (90 дней) составил 1,5 млн рублей. Эти деньги были потрачены, например, на закупку сырья. Банк выдает организации наличность 1 раз в неделю. Получается, среднее количество дней (значение П) составляет 7 дней.
Лимит = 1 500 000 / 90 * 7 = 116 666 (рублей).
Руководствуясь общими правилами, округляем сумму в меньшую сторону. Получаем 115 000 рублей. Именно ее можно утвердить в приказе.
Когда нужно применять онлайн-кассу в 2022
Все компании и ИП, осуществляющие наличные и безналичные расчеты с физическими лицами (покупателями товаров и услуг) в 2022 должны использовать онлайн-кассу. Но есть отдаленные местности без связи с интернетом. Согласно приказу Минцифры от 05.12.2016 № 616 к таким территориям относят населенные пункты, в которых проживает до 10 тыс. человек. Они утверждены и опубликованы на сайтах региональных администраций. Согласно п. 7 ст. 2 ФЗ № 54 от 22.05.2003 в таких случаях кассу можно использовать в автономном режиме т.е. данные не нужно передавать ОФД после каждой операции по кассе.
В автономном режиме кассу используют компании и ИП, осуществляющие деятельность на объектах военной инфраструктуры, ФСБ, органов государственной охраны, внешней разведки. Но согласно ст. 4.7 ФЗ № 54 по требованию клиента они обязаны предоставлять бланк строгой отчетности (БСО).
Как по правилам кассовой дисциплины происходит выдача денег подотчетным лицам
Подотчетные деньги – это наличность, выдаваемая работнику для оплаты хозяйственных расходов, командировочных и иных нужд предприятия.
Для выдачи таких денег обязательно заявление от сотрудника, получаемого деньги, в котором необходимо указать полную сумму, период и цель их получения. На заявлении должна быть подпись руководителя.
В случае оплаты хозяйственных или иных расходов предприятия собственными средствами сотрудника, они подлежат возмещению также на основании заявления, в котором обязательно должно быть указано, что «у сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам». Это является требованием законодательства, согласно которому сотрудник перед получением отчетных денег должен полностью отчитаться по полученным ранее авансам.
На предоставление отчета по истраченным денежным средствам сотруднику дается 3 рабочих дня с момента истечения срока, на который денежные средства были выданы, либо со дня выхода на работу. Расходы подтверждаются соответствующими чеками, которые прикладываются к авансовому отчету. Это необходимо для принятия их к зачету как расходов и правильному исчислению налогооблагаемой базы. Кроме того, на денежные средства, потраченные без подтверждающих документов, необходимо уплатить страховые взносы и удержать НДФЛ.
Условие соблюдения кассовой дисциплины № 3: лимит расчетов наличными
Другим важным элементом кассовой дисциплины является установление лимита при расчетах наличными между юридическим лицами и ИП. Предел такой суммы зафиксирован в размере 100 т.р. по одному договору.
Важно! Если в расчетах участвует физическое лицо, то все лимиты по расчетам отменяются.
В таблице ниже отражены возможные варианты.
| Лимитрование есть | Лимитирвание отменено |
| ЮЛ+ЮЛ | ФЛ+ФЛ |
| ЮЛ+ИП | ФЛ+ЮД |
| ИП+ИП | ФЛ+ИП |
Важно! Даже если срок действия договора истек, лимит все равно действует.
Порядок ведения кассовых операций в 2019 году
Компании могут работать как с наличными, так и с безналичными расчетами. Везде есть свои особенности, однако наличность нуждается в более тщательном контроле со стороны организации. Так, основополагающим правилом кассовой дисциплины является то, что деньги должны храниться в отдельном помещении в сейфе за безопасными металлическими дверями. Доступ к этому помещению, как правило, имеют только директор компании, главный бухгалтер, а также ответственный за кассу человек.
Все операции, связанные с наличностью, необходимо отражать в бухгалтерском учете, а также вести необходимую документацию. Так, при поступлении денег в кассу их нужно оприходовать. Для этого создается такой документ, как приходный кассовый ордер. При расходовании денежных средств создается расходный кассовый ордер. Также необходимо вести кассовую книгу. Это журнал, в котором отражены все приходы и расходы наличных денежных средств. Кассовую книгу можно вести в письменном виде, а можно в электронном.
Юридические лица обязаны вести данную отчетность, а вот индивидуальные предприниматели освобождены от этой обязанности, согласно Указанию ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Однако, если штат фирмы и объемы наличности довольно большие, то этими формальными правилами пренебрегать крайне не рекомендуется. Важным моментом, который касается кассовой дисциплины индивидуальных предпринимателей, является то, что они обязаны использовать онлайн кассы или контрольно-кассовые машины. Если наличные от покупателей принимаются без этой техники, то и чеки вряд ли исправно выдаются.
Учет денег в кассе и правила ведения кассовых операций
Любые доходы организации принадлежат непосредственно организации. Поэтому оплата личных нужд учредителей, даже если он всего один, из кассы предприятия производиться не может.
Это не распространяется на ИП, которые могут использовать деньги как из кассы, так и с расчетного счета в любых количествах при условии отсутствия задолженностей по уплате страховых и налоговых взносов.
В случае отсутствия у индивидуального предпринимателя приказа об отмене ведения кассовых документов, для получения наличности из кассы, должен быть обязательно оформлен расходный ордер, содержащий следующую формулировку: «Выдача денежных средств предпринимателю на собственные нужды» или «Передача предпринимателю доходов от текущей деятельности».
Исполнять требования, связанные с соблюдением кассовой дисциплины, обязан весь персонал, в функции которого входит проведение операций по кассе.
Контроль за работой бухгалтерской службы, частью которой является операционная касса, осуществляет главный бухгалтер.
Руководитель (ИП) отвечает за ведение хозяйственной деятельности в целом.
Проведение проверок кассовой дисциплины находится в компетенции налоговых инспекций.
При проверке инспекторы обращают пристальное внимание на следующие документы:
- все бланки, оформляемые по кассовым операциям;
- приказ об утверждении кассового лимита;
- бухгалтерские регистры;
- авансовые отчеты;
- книги (журналы) по учету БСО.
За применением онлайн-касс налоговые органы осуществляют контроль следующим образом:
- Проводят мониторинг и анализ данных (в том числе с помощью автоматизированных систем) с целью контроля учета выручки (резкое снижение уровня выручки у налогоплательщика – повод для пристального внимания проверяющих органов);
- Проводят проверки использования ККТ, а также удаленные проверки операторов фискальных данных;
- Проверяют выдачу покупателям чеков ККТ (БСО), в том числе и путем проведения контрольной покупки;
- Запрашивают дополнительные сведения у налогоплательщика, в том числе через личный кабинет ККТ;
- Получают полный доступ к фискальным данным в базе оператора ОФД;
- Получают полный доступ к ККТ налогоплательщика для снятия информации с фискального накопителя.
Также инспекторы имеют право требовать любые документы, относящиеся к объекту проверки.
В результате проверки могут быть обнаружены следующие факты:
- превышение предельного размера расчетов наличными и кассового лимита;
- отражение поступившей выручки в неполном объеме;
- невыдача клиентам БСО и чеков ККМ;
- применение ККТ, не отвечающей установленным требованиям;
- несоответствие фактических остатков наличности в кассе суммам, заявленным в документах;
- необоснованно длительные сроки выдачи финансовых средств под отчет и пр.
Если в результате проведенной проверки инспекторы выявят нарушения, могут быть предъявлены штрафы согласно следующим статьям административного законодательства:
| Кассовая дисциплина | |
| п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ | 4 000 – 5 000 руб. для должностного лица (ИП) |
| 40 000 – 50 000 руб. для юр. лиц | |
| Неприменение ККТ | |
| п. 2 ст. 14.5 КоАП РФ | 25 – 50% от суммы платежа, принятого без применения ККТ, но не меньше 10 000 руб. – для должностного лица (ИП) |
| 75-100% от суммы платежа, принятого без применения ККТ, но не меньше 30 000 руб. – для юр. лиц | |
| Неприменение ККТ повторно, при сумме продаж без применения ККТ свыше 1 млн. руб. | |
| п. 3 ст. 14.5 КоАП РФ | 1 – 2 года дисквалификации ответственного лица |
| до 90 суток – приостановление работы юр. лица (ИП) | |
| Применение ККТ, не соответствующей требованиям | |
| п. 4 ст. 14.5 КоАП РФ | предупреждение или штраф 1 500 – 3 000 руб. для должностного лица (ИП) |
| предупреждение или штраф 5 000 – 10 000 руб. для юр. лица | |
| Непредставление документов по требованию налоговых органов | |
| п. 5 ст. 14.5 КоАП РФ | предупреждение или штраф 1 500 – 3 000 руб. для должностного лица (ИП) |
| предупреждение или штраф 5 000 – 10 000 руб. для юр. лица | |
| Невыдача бумажного чека (отказ в передаче чека в электронном виде) | |
| п. 6 ст. 14.5 КоАП РФ | предупреждение или штраф 2 000 руб. для должностного лица (ИП) |
| предупреждение или штраф 10 000 руб. для юр. лица |
Следует отметить, что привлечь к административной ответственности налогоплательщика возможно в течение двух месяцев с момента совершения нарушения.
И при однократном нарушении кассовой дисциплины субъект может избежать штрафов. Но такой факт неизбежно привлечет внимание налоговых органов и при обнаружении дополнительных недочетов в работе субъекта может спровоцировать проведение выездной проверки.
Новое в кассовой дисциплине: как избежать штрафов
Бухгалтерия Кассовая дисциплина — это совокупность правил, по которым нужно отражать операции по движению наличных в организации. С июля 2020 года закон изменился, и теперь работать с наличными нужно по-новому. 22 июля 2019 Эсаат Ф.
Самединов
Это словосочетание является примером «обычаев делового оборота». Законодательно оно никак не закреплено, но является общеупотребительным. Под такой дисциплиной понимается строгое и точное выполнение комплекса правил для расчетов наличными деньгами и их хранения.
Соблюдать их должны все экономические субъекты страны.
Основные задачи ведения кассовой дисциплины в 2020 году:
- своевременное и правильное оформление операций по движению наличных денежных средств и связанных с ними расчетов;
- повседневный оперативный контроль за сохранностью наличных денег и ценных бумаг в кассе экономического субъекта;
- соблюдение правил выдачи подотчетным лицам и контроль за использованием указанных средств по целевому назначению;
- контроль за соблюдением лимита кассы;
- контроль за соблюдением лимитов расчетов, установленных для сделок с покупателями, поставщиками и прочими контрагентами;
- контроль за осуществлением расчетов и связанных с этим сроков выплат по заработной плате.
Существенно изменилась кассовая дисциплина с 1 июля 2020 года. Повсеместное введение онлайн-касс потребовало значимых корректировок и в иных финансовых сферах. Например, были скорректированы правила ведения расчетов с подотчетными лицами.
Какие документы и кто должен оформлять при движении наличных денег в 2020 году
Все финансовые операции по ведению кассовых операций должны быть документально оформлены. На это имеет право в организации отдельный сотрудник, как правило, это кассир. Если на предприятии несколько кассиров, то надо назначить среди них старшего кассира.
Документы по движению наличных денег может также оформить главный бухгалтер предприятия, в случае индивидуального предпринимательства – непосредственно сам индивидуальный предприниматель.
| № п/п | Название документа полное | Название краткое (форма) | В каких случаях и на основании чего оформляется | Порядок заполнения и ведения |
| 1 | Кассовая книга | КО-4 | На основании приходного кассового ордера и расходного кассового ордера вносят информацию в книгу по каждому случаю поступления и выдачи наличных средств кассы. | Ежедневно ответственный сотрудник (кассир) обязан к моменту завершения трудового дна провести сверку сведений, указанных в книге с другими документами по кассе и рассчитать размер остатка в кассе наличных средств. При отсутствии операций по кассе в ходе дня кассовая книга не заполняется. |
| 2 | Книга учета | КО-5 | Заполняется при наличии нескольких кассиров в организации | Вносятся записи в отношении движения наличных денежных средств между непосредственно старшим кассиров предприятия и другими кассирами с подтверждением в виде их личных подписей. |
| 3 | Приходный кассовый ордер | ПКО | Когда происходит пополнение кассы деньгами | При фиксировании поступления денежной наличности в кассу бланком строгой отчетности или чеком допустимо формировать ПКО на всю сумму наличности, принятую в течение рабочего дня. |
| 4 | Расходный кассовый ордер | РКО | При выдаче из кассы предприятия наличных денег | При предоставлении РКО ответственный сотрудник (кассир) обязан удостовериться в правильности оформления документа и личности сотрудника, его предъявившего |
| 5 | Расчетно-платежная ведомость | РПВ | При выдаче из кассы выплат сотрудникам (зарплаты, стипендии и др.) | Согласно общим требованиям |
Документы по движению денежных средств возможно оформлять как на бумажных носителях так и в электронной форме.
Что касается документов (ТОРГ-1-ТОРГ-31, КМ-1-КМ-9, другие), унифицированные формы которых установлены Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998г. № 132 , то на сегодняшний день их ведение не является обязательным (разъяснения в письме Министерства финансов РФ от 16.09.2016г. № 03-01-15/54413).
Кто и как проводит проверку соблюдения кассовой дисциплины
В настоящее время право контролировать выполнение требований по выполнению кассовой дисциплины предоставлено ФНС РФ (ст.7 ФЗ от 21.03.1991г. № 943-1).
Порядок проведения требований кассовой дисциплины предусмотрен и утвержден Приказом Министерства финансов РФ от 17.10.2011г. № 133н.
В ходе выездной проверки сотрудников налоговой инспекции могут интересовать:
- Документы по оформлению операций, выполненных по кассе (отчетность, кассовая книга, РКО, ПКО, документы по ККМ и др.).
- Порядок учета наличных денег в кассе.
- Отчеты, распечатанные из фискальной памяти ККТ.
- Документы, связанные с покупкой, регистрацией и работой ККТ.
- Выдача кассовых чеков (БСО) покупателям.
- Наличие приказа на формирование лимита остатка в кассе.
- Отчеты по авансам.
В ходе проведения проверки сотрудниками налоговой службы могут быть запрошены как любые документы, которые связаны с непосредственным предметом проверки, так и пояснения к ним.
ИП на УСН с использованием онлайн касс
Использование ИП онлайн касс в 2021 году обязательно и для предпринимателей, имеющих отсрочку в связи с применением специальных режимов, включая УСН. Начиная с 1 июля 2021 года отсрочка закончена и для ИП, не имеющих в штате наемных сотрудников. Условия использования ККТ:
- ИП на УСН должен применять в работе оборудование, соответствующее реестру и зарегистрированное в ИФНС.
- Техника должна иметь заводской номер и фискальный накопитель.
- Оборудование позволяет передавать данные ОФД, печатать двухмерный код на чеке.
- Техника должна иметь таймер, функции формирования текущей отчетности, поиска документа и другие важные настройки.
Фискальные данные позволяют получить информацию о кассовых чеках, включая документы с внесением коррекций, об отчетности, данных об открытии и закрытии смены и других формах.
ИП, ведущим деятельность в труднодоступных районах, разрешено не применять ККТ нового образца. В условиях нестабильной работы Интернет или при его отсутствии функционирование онлайн касс невозможно. По требованию покупателей ИП обязаны выписать документ, содержащей обязательные реквизиты. Перечень отдаленных регионов определяется региональными актами.