Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Открытие и закрытие смены». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Завершая смену по окончанию рабочего дня, кассир-оператор или другое ответственное лицо предприятия должен выполнить соответствующую операцию на онлайн-кассе. Согласно ст. 4.3 п. 2 российского закона «О контрольно-кассовой технике», кассовая смена не может иметь длительность свыше 24 часов. Таким образом, закрывать смену требуется минимум один раз в календарные сутки.
Зачем нужен отчет о закрытии смены на кассе?
Отчет о закрытии смены на онлайн-кассе содержит сведения о сумме выполненных возвратов, способах оплаты (безнал, наличный расчет), сумме полной выручке за смену, числе чеков, не ушедших ОФД, количеству напечатанных чеков, данные по смене.
Z отчет формируется на любой современной ККТ быстро и автоматически. Для нормальной работы онлайн-касс достаточно тех сведений, которые передаются им на протяжении рабочей смены. Проще говоря, для формирования последнего отчета дополнительную информацию оборудованию предоставлять вам не требуется.
Отчет о закрытии смены на кассе необходим разным специалистам по разным же причинам. Например:
- Представители налоговой структуры при проведении проверок могут контролировать правильность применения ККТ, верность начисления и уплаты налоговых сборов (при обнулении, итоговая сумма прибыли сохраняется в базе ФН);
- Собственник организации может узнать, не обманывают ли его сотрудники и какую прибыль приносит бизнес;
- Бухгалтера могут своевременно отслеживать соответствия/несоответствия объемов передаваемой им выручке конечной цифре выполненных операций;
- На основании Z отчета кассиры-операторы завершают рабочую смену и передают деньги ответственным сотрудникам, например, бухгалтеру, старшему продавцу, инкассатору.
Z-отчеты онлайн-кассы
Применение ККТ подразумевает движение наличных средств организации или ИП. Z-отчет подразумевал закрытие и обнуление кассы в сутки один раз обязательно, выручка сдавалась администратору (старшему кассиру) для дальнейшей инкассации. На основании Z-отчета кассир формировал: Справку-отчет кассира и Журнал кассира-операциониста. Эти документы отражали движение денег по кассе за смену и передавались в бухгалтерию.
Документ выводился 1 раз в сутки (в конце каждой смены), то есть обязательно нужно по каждой смене составлять отчет. Формирование Z-отчета представляется несложной операцией в зависимости от конкретной ККТ.
При этом существовали такие ограничения:
- в выходной день не было необходимости обнулять кассу
- в будни при отсутствии операций по кассе Z-отчет снимался с нулевыми показателями, и на его основании также составлялись отчеты кассира.
Z-отчеты, которые должны были храниться в течение 5 лет, при использовании онлайн-кассы утратили свою сущность.
Отчет о текущем состоянии расчетов и Х-отчет на онлайн-кассе
В любой момент кассир может снять на онлайн-кассе отчет о текущем состоянии расчетов (не равнозначен Х-отчету). Он позволяет выяснить, какие фискальные документы и в каком количестве не поступили ОФД, время прекращения информационного обмена. Это важно, если фискальные данные ККТ не отправляла оператору дольше 30 дней. В таком случае касса блокируется, и для дальнейшей работы требуется подключение к интернету для выгрузки документов.
Отчет о текущем состоянии расчетов можно снимать много раз в течение смены. Он не обнуляет итоги, выполняет лишь информационную функцию. Его реквизиты представлены в табл. №№ 19, 57, 95 (в зависимости от используемого ФФД) Приказа.
Нужно ли хранить отчеты онлайн-кассы
Обязанность по хранению фискальных накопителей после закрытия их архива лежит на предпринимателе. ФН нельзя уничтожать или выбрасывать в течение 5 лет. А нужно ли хранить отчеты, сформированные с помощью онлайн-кассы?
После внедрения новой кассовой дисциплины государство приняло решение отказаться от «бумажной волокиты». Фискальные документы в онлайн-режиме предприниматели передают в ФНС, в электронном виде они содержатся в памяти ФН, поэтому нет смысла хранить их бумажные аналоги.
Как правильно хранить чеки?
Современные кассовые аппараты обычно печатают чеки на термоленте. Данные, нанесенные на такую ленту, со временем полностью выцветают и с этим ничего нельзя сделать. Чтобы вся важная информация не исчезла через некоторое время, необходимо соблюдать два нехитрых правила.
- Делайте ксерокопии чеков. При этом оригинал прикладывается к копии, которая заверяется ответственным лицом и печатью компании. Даже если чек полностью выцвел, в таком виде он все равно действителен. К Z-отчету необходимо также прикрепить справку-отчет по форме КМ-6.
- Складывайте чеки в определенное место, для удобства разделяя закладками по дням или месяцам.
Обязанность хранить первичку, в том числе чеки ККМ, возложена на хозсубъекта законодательством. Бухгалтерия должна обеспечить сохранность и читаемость чеков.
Кассовые чеки со временем имеют свойство выцветать. Этот нюанс хорошо известен бухгалтерам. В этой связи встает вопрос об оптимальном способе хранения этих нежных документов.
Тема хранения кассовых чеков стала предметом обсуждения в группе «Красный уголок бухгалтера» на Фейсбуке.
Речь идет как об итоговых чеках по закрытию смен в своей ККТ, так и входящих чеках, которые сотрудники прикладывают к авансовым отчетов.
Иногда чеков очень много. Что с ними делают бухгалтеры?
Своими способами хранения делятся участники бухгалтерского сообщества.
Кто-то складывает все чеки в прозрачный файл, и отправляет его пылиться на дальней полке, кто-то аккуратно подклеивает все чеки на лист офисной бумаги, а затем из этих листов формирует подшивку. Кто-то еще и предварительно копирует чеки, та как оригиналы очень скоро будут нечитаемыми.
Я распечатываю из ЛК ОФД сводный отчет по сменам по кассе, к нему степлером прикрепляю все отчеты закрытия смены за этот месяц. И в файлик. Если касс несколько — в одном файлике все помесячно, на 1-м листе ручкой пишу итоговую выручку за месяц, ее сверяю с 1с и ставлю галочку
— делится Елена
Они выцветают со временем. Поэтому снимаем копии (по несколько чеков на лист формата А4), храним в архивах. Сами чеки также храним.
— рассказывает Suleymanov Murtuz
В коробку кучей, на всякий случай.
Зачем из вообще хранить? Вся инфа есть в лк офд.
— пишет Татьяна
Приглашаем вас принять участие в опросе.
Нужен ли чек при эквайринге
Споры о том, нужен ли фискальный чек при оплате онлайн, а также о том, необходимо ли его сохранять, ведутся с 2003 года. В это время был принят закон №54-ФЗ, который определяет использование кассовых аппаратов (ККМ) при оплате товаров или услуг банковской картой либо наличными. Но данный акт не учитывал усовершенствование технологий и появление возможности онлайн-оплаты. До июля 2016 года данный закон можно было трактовать так:
«Фискальный чек необходим в случае оплаты товара или услуги банковской картой через платежный терминал либо при оплате наличными. Чек не требуется при непосредственном переводе денежных средств на счет фирмы».
На сегодняшний день это мнение не является верным. Вышедший 3 июля 2016 года федеральный закон №290, однозначно утверждает, что фискальный документ необходим при любом способе оплаты, в том числе при:
- продаже товаров и услуг;
- выплате выигрышей по лотерейным билетам;
- электронных платежах (например, на счет мобильного телефона или за ЖКХ через приложение);
- получении платного контента (приложения, игры, книги, софт и так далее);
- и другие.
Поэтому ответ на вопрос, нужны ли чеки при эквайринге, однозначен: да, нужны. При этом их необходимо хранить определенное время. Рассмотрим, в течение какого времени нужно сохранять чеки в 2018 году.
Необнуляемая сумма прихода
В поле «Необнуляемая сумма прихода» попадают итоги всех чеков, которые вы пробили с момента, как установили новый фискальный накопитель. Из-за специфики учёта авансов, кредитов и встречных предоставлений приходы по таким продажам учитываются в поле дважды. Некоторые считают, что это ошибка, но на самом деле ошибки нет — объсняем.
Итог авансового чека — сумма аванса, а итог чека, который вы выдаёте клиенту при окончательном расчёте — полная стоимость товара или услуги. Значит Эвотор увеличит необнуляемую сумму прихода на сумму аванса дважды — сначала когда вы пробьёте авансовый чек, а потом — когда пробьёте итоговый.
Например, вы закрыли смену с необнуляемой суммой прихода 1400 рублей, а за следующую смену продали подарочную карту на 500 рублей.
Z-отчет: онлайн-касса
Для учета выручки при использовании кассовой техники существует специальный документ. Этот документ — Z-отчет «онлайн-касса». Он представляет собой контрольную ленту, которая формируется по окончании трудовой смены или дня. Подробнее о том, для чего он нужен и как осуществляется его формирование, читайте в данной статье.
Для квалифицированной организации работы кассового аппарата требуется не только провести регистрацию кассового устройства в налоговой службе, но и разбираться в нюансах оборота документов по нему.
Отчеты по форме Z и Х являются одними из основных отчетов кассового работника.
Отличие между ними состоит в том, что отчет по форме Х применяется с целью промежуточного снятия данных кассы, то есть данная форма используется несколько раз в день без осуществления обнуления данных счетчиков.
Зет-отчет в онлайн-кассе составляется для снятия конечных значений, в конце дня. При этом осуществляется сброс данных счетчиков.
Ключевым назначением отчета по форме Z является предоставление в налоговую службу сведений о полученной прибыли за день. Это необходимо с целью обеспечения контролирования ИФНС за ИП.
Отчет составляется только в конце трудовой смены. При этом вся информация вносится на фискальный носитель кассового аппарата, а данные оперативной памяти сбрасываются.
После этого кассовый работник может передать наличность на инкассацию, внося при этом конечную информацию (порядковый номер и дата формирования отчета; объем наличности в кассе на начало и конец смены; объем полученной за смену прибыли; платежи и возвраты, осуществленные безналичным способом – если есть) в журнал кассира-операциониста по форме КМ-4.
После этого формируется справка кассового работника, которая направляется в отдел бухгалтерии. Она является основанием для заполнения кассового журнала.
На практике часто компании и предприниматели работают в нестандартных режимах, в том числе ночью. Нужно ли закрывать смену на онлайн-кассе, если касса открыта в один день, а закрывается на следующий? Ответ однозначный — нужно. Закон не делает различий для разных режимов работы.
Логика законодателя едина для всех случаев — смена должна длиться не более 24 часов. Поэтому привязка к календарным суткам не влияет на алгоритм действий кассира. Смена может быть открыта в один день, а закрыта в другой, если ее длительность не превышает установленные сроки.
Одно из бытовых названий отчёта – “вечерний”, что не влияет на возможность сформировать его утром, если кассовая смена подходит к концу в это время.
Что грозит компании, если не закрыта смена онлайн-кассы
Законом предусмотрена ответственность за нарушение порядка использования ККТ и за нарушение кассовой дисциплины. В частности, такая ответственность наступает, если смена онлайн-кассы не была своевременно закрыта.
В этом случае на организацию может быть наложен штраф до десяти тысяч рублей, а на индивидуального предпринимателя, допустившего нарушение — до трех тысяч рублей.
При этом важно помнить, что закон предусматривает возможности для смягчения наказания.
Для этого потребуется в кратчайшие сроки обратиться в ИФНС и представить доказательства того, что нарушение было допущено по причине объективных обстоятельств.
Если ФНС убедится в отсутствии злого умысла со стороны бизнесмена, штраф может быть снижен до минимального значения (пять тысяч рублей для организации и полторы тысячи для ИП).
Сколько хранить кассовые документы в 2021 году
Сроки хранения кассовых документов прописаны в перечне, утв. Приказом Минкультуры России № 558 от 25.08.2010, и зависят от типа документа. Информация о сроках хранения представлена в таблице:
| Название документа | Срок хранения | С какой даты отсчитывать срок | Основание |
| Расчетно-платежная ведомость Т-49, платежная ведомость Т-53, используемые для расчета и выплат зарплаты, стипендии и др. |
|
С 1 января года, следующего за годом, в котором сформирован документ | п. 412 перечня, утв. Приказом № 558 |
|
5 лет Примечание: налоговое законодательство устанавливает меньший срок хранения первички, чем бухгалтерское — 4 года (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) поэтому берем наибольший срок — 5 лет (по Закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ) |
С 1 января года, следующего за отчетным годом | п. 362 перечня, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, п. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» |
Сроки хранения кассовых чеков и фискального накопителя в 2021 году
С введением онлайн касс у продавца нет необходимости сохранять бумажные чеки, однако он обязан хранить ФН (фискальный накопитель) в течение 5 лет с момента, когда закончено его использование (п. 2 ст. 5 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники…»).
В связи с тем, что вся информация о покупках записывается на накопитель, необходимость в ведении и хранении книги кассира-операциониста пропала.
Совсем иная ситуация, когда организация выступает не продавцом, а покупателем — приобретая что-то для своих нужд и получив чек об оплате, выпущенный онлайн-кассой поставщика. В этом случае покупатель хранит чек в качестве первичного документа, подтверждающего совершение операции, в течение 5 лет после окончания отчетного года.
Какие законы регулируют понятие эквайринг?
Чтобы узнать ответ на вопрос, нужно ли хранить чеки по эквайрингу, рассмотрим законы, которые это регулируют.
Дело в том, что законодательные акты, которые должны регулировать подобные вопросы, принимались в далёком 2003 году (#54 ФЗ).
В этом документе описаны правила использования кассовых аппаратов (ККМ), но в нем нет ни слова о тех покупках, которые совершаются через безналичный расчет.
Чтобы разъяснить ситуацию, были приняты поправки и новые законы (а именно ФЗ #290 от 03.07.2016), согласно которым продавец обязан сохранять чеки, если была осуществлена продажа одним из способов:
- товаров или услуг в обычных и интернет-магазинах;
- награждение победителя любого вида лотереи;
- электронным платежом через мобильное приложение на смартфоне;
- заказ платного контента, в том числе игры, книги, видео и прочее.
Что нужно изменить в кассовом чеке в 2021 году
База товаров в кассе уже создана, давайте учится вносить наименование в чек при продаже.
При регистрации онлайн-кассы практически все необходимые реквизиты кассового чека занесены в ККТ, поэтому останется вводить только несколько реквизитов: наименование товара, его количество, цену. Указывает номенклатуру в чеке конечно же кассир при формировании этого фискального документа.
Если вы внимательно прочитали предыдущие разделы, скорее всего сделали вывод о том, с каким видом кассы лучше всего связать свою судьбу. Здесь мы поговорим не просто о смарт-терминалах, а о нюансах, по которым они друг от друга отличаются с точки зрения работы с номенклатурой.
-
Ввод номенклатуры и в самой кассе, и в личном кабинете. Увы, в некоторых кассах вы встретите либо первый, либо второй вариант. На самом деле удобно, когда есть оба. Ведь иногда кассиру несподручно останавливать торговлю и нужно, чтобы новые позиции внес другой сотрудник, например, товаровед. Ведь зайти в ЛК кассы можно с любого устройства. Даже с телефона.
-
Обращайте внимание на возможность редактировать карточки товаров в самой кассе, а не только в личном кабинете. Тогда провести небольшую корректировку сможет кассир. Так гораздо быстрее.
Опять же эта опция есть только на некоторых ККТ, в том числе на смарт-терминалах МТС Кассы. -
Большим плюсом будет наличие в кассе дополнительного справочника товаров. Если при сканировании штрих-кода касса не нашла товар в каталоге (забыли завести позицию), она “подцепит” его из своего справочника и создаст карточку для нового товара.
МТС Касса работает с собственным глобальным справочником товаров (ГСТ). -
В современных смарт-терминалах, но далеко не во всех, есть специальная панель с избранными товарами. Если она есть – это дополнительный плюс к удобному поиску. Штрих-коды есть не на всех ходовых позициях. А с этой панели вы быстро занесете такой товар в чек.
Особенность касс МТС в том, что такая панель здесь с картинками, поэтому скорость нахождения товара гарантированно космическая. -
Даже если платный товароучетный сервис вам сейчас не нужен, онлайн касса с ним лучше, чем без него. Это задел на перспективу – если вдруг ваш бизнес вырастет, у вас будет возможность подключить ТУ сервис. Поверьте, пользы в нем немало, а по цене очень даже доступно.
Товароучетная система в кассы МТС уже встроена, подключайте ее в любой момент. -
Когда товары в каталоге создаются с нуля, удобнее переносить их из таблиц Excel массово, а не по одному. Загрузить товары из таблиц Excel можно только через Личный кабинет кассы, поэтому должна быть возможность работать с файлами Excel.
-
Если вы реализуете товары с обязательной маркировкой, обратите внимание на интеграцию кассы с ЭДО.
Самыми удобными для работы с номенклатурой будут смарт-терминалы и фискальные регистраторы (при условии хорошей кассовой программы). В них можно без проблем самостоятельно вносить необходимые данные. С автономными кассами все сложнее – зачастую для ввода номенклатуры не обойтись без приглашения специалиста и остановки продаж. А это потеря выручки и дополнительные затраты на оплату услуг.
МТС Касса – это готовое решение для любого бизнеса, соответствующее всем требованиям 54-ФЗ. О преимуществах смарт-терминалов МТС мы уже неоднократно упоминали по ходу статьи. Осталось сказать немногое:
-
оффлайн-режим работы – касса выбьет чек даже без сети интернет, а при появлении связи сама отправит данные в ОФД;
-
автоматическое и бесплатное обновление в соответствии с 54-ФЗ;
-
круглосуточная техподдержка;
-
поддержка приема быстрых платежей, то есть вы сможете принимать безналичную оплату без подключения терминала эквайринга и платить за комиссию всего 0,4-0,7%;
-
функционала здесь гораздо больше, чем требует закон. Он доступен даже в базовом тарифе;
-
много разных фишек для удобной работы с номенклатурой;
-
есть специальное приложение для руководителя, с которым он контролирует торговлю со смартфона.
По текущим правилам в чеке должны быть указаны 19 параметров — о них напомним ниже. С 1 февраля к ним добавятся ещё четыре:
— наименование товара;
— количество товара;
— цена за единицу товара;
— сумма по позиции.
- С 1 февраля 2021 года предприниматели больше не смогут выдавать чеки с позицией «Товар». Нужно указывать подробное название товара.
- К десяти обязательным параметрам чека добавится ещё четыре: наименование товара, количество, цена за единицу, сумма по этой позиции.
- Название товара должно быть таким, чтобы по чеку можно было понять, что именно у вас купили. Длина названия — не больше 128 символов, но можно сокращать слова.
- Те, кто оказывает услуги, должны составить номенклатуру услуг. Требования к названиям такие же.
- Чтобы названия появились в чеке, вам нужно внести их в товарную базу онлайн-кассы. Если у вас Эвотор, вы можете сделать это несколькими способами: сканировать штрихкоды товара, создавать карточки товаров вручную на смарт-терминале или компьютере и загружать товары из Эксель-документа.
- Если не указывать подробные названия в чеке с 1 февраля 2021 года, организацию и кассира оштрафуют.
Эквайринг — это расчет с применением пластиковой платежной карты. В этом случае предприятие выдает покупателю слип-чек. После этого кассир печатает и оставляет себе еще один слип-чек. Эти чеки являются подтверждением транзакции или отказа в ней. Если для проведения транзакции не требуется введение пароля, то слип-чек должен быть подписан покупателем и кассиром. Эти слип-чеки и нужно хранить в течение всего установленного договором эквайринга срока.